Administrative Funktionen und Handelsdokumentation

Administrative Funktionen im Unternehmen

Primärfunktionen: Dies sind jene Funktionen, die den Produktionsprozess des Unternehmens (Produktion und Vermarktung) betreffen und direkte Einnahmen generieren.

Unterstützungsfunktionen: Diese dienen als Unterstützung für die Hauptfunktionen und gewährleisten einen reibungslosen Betrieb des Unternehmens. Dazu gehören die Beschaffung, die Verwaltung, das Personalwesen, die Finanzen sowie die administrative Funktion.

Einführung in die Handelsdokumentation

Innerhalb der administrativen Funktion eines Unternehmens müssen Dokumente korrekt klassifiziert, ausgegeben und archiviert werden. Dies umfasst eine Reihe von Unterlagen, die vom Unternehmen genutzt werden können, um klare Informationen bereitzustellen, die das Management und die Geschäftsentwicklung erleichtern.

Wichtige Kaufunterlagen

Das Budget (Kostenvoranschlag)

Dieses Dokument führt im Einzelnen die Waren und Dienstleistungen sowie deren Verkaufspreise auf, damit der Kunde die Kosten kennt. Es muss die Zahlungsform enthalten, sofern diese vom Kunden akzeptiert wird. Alle Budgetdaten müssen sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden eindeutig sein. Falls die Preise ohne Mehrwertsteuer angegeben sind, muss dies schriftlich vermerkt werden. Die Übermittlung kann per Telefon, E-Mail, Fax, direkt in den Büros oder über einen Handelsvertreter erfolgen.

Die Bestellung (Order)

Sobald der Kunde das Budget akzeptiert, wird dies in einer Bestellung dokumentiert. Diese spiegelt den Kauf oder die Dienstleistung wider und kann ebenfalls per E-Mail, Telefon oder Fax erfolgen. Eine Bestellung muss folgende Teile enthalten:

• Identifikation: Dokumenten-ID (Bestellnummer und Datum).
• Warenbezeichnung: Artikelnummer, Einheiten, Produktbeschreibung, Stückpreis und Gesamtpreis.
• Einkaufsbedingungen: Lieferzeit, Ort, Form und Art der Lieferung sowie die Zahlungsbedingungen.
• Unterschrift des Käufers.

Es werden üblicherweise drei Kopien erstellt: Das Original für den Verkäufer, eine Kopie für den Käufer (zur Überprüfung des Wareneingangs) und eine weitere für die Vertriebsabteilung zur Archivierung.

Der Vertrag

Ein Vertrag ist eine Vereinbarung, durch die sich zwei oder mehr Parteien verpflichten, eine Leistung zu erfüllen, deren Einhaltung eingefordert werden kann. Auf Unternehmensebene erfolgt dies schriftlich.

Arten von Verträgen:

• Kaufvertrag: Legt die Bedingungen fest, unter denen Käufer und Verkäufer den Kauf eines Gutes gegen einen Preis durchführen. Personen, Objekt, Preis und Zahlungsbedingungen müssen präzisiert werden.
• Dienstleistungsvertrag: Ziel ist eine Dienstleistung, die ein Unternehmen für einen Kunden gegen Gebühr erbringt (z. B. Elektriker, Maler, Gestoria).
• Versorgungsvertrag: Unternehmen verpflichten sich zur Lieferung von Strom, Wasser oder Gas gegen Zahlung der festgelegten Gebühren.
• Versicherungsvertrag: Dient der Vermeidung von Risiken der Geschäftstätigkeit. Der Versicherer verpflichtet sich gegen Zahlung einer Prämie, im Schadensfall innerhalb der vereinbarten Grenzen Entschädigung zu leisten. Das Dokument wird Versicherungspolice genannt.

Liefer- und Abrechnungsdokumente

Packzettel (Lieferschein)

Wenn Sie der Käufer sind, dient dieses Dokument als Nachweis über den Erhalt der Ware durch den Transporteur.

Die Rechnung

Ein Nachweis über juristische Dienstleistungen oder den Verkauf von Waren. Mindestinhalt:

• Daten von Käufer und Verkäufer.
• Rechnungsdaten: Nummer, Ort, Datum und Referenz des Kunden.
• Beschreibung der Waren/Dienstleistungen: Menge, Preis und Gesamtbetrag.
• Angewandter Diskontierungssatz (Rabatt).
• Besteuerungsgrundlage: Der Betrag, auf den die Mehrwertsteuer berechnet wird (Gesamtbetrag abzüglich Rabatte).
• Mehrwertsteuer (VAT/MwSt): Totalbetrag = Besteuerungsgrundlage + Mehrwertsteuer + Nebenkosten (Transport, Versicherung etc.).

Weitere kommerzielle Dokumente

Dokumente von großer Bedeutung für administrative Prozesse im Zusammenhang mit kommerziellen Aktivitäten:

• Preisliste: Beschreibt die Marktpreise der Produkte, die Gültigkeitsdauer und die Maßeinheiten.
• Kostenaufstellung: Gibt alle mit dem Kauf verbundenen Kosten an, die vom Käufer zu tragen sind (Transport, Versicherung, Verpackung).
• Frachtbrief (Carta de Portes): Dokument, das als Vertrag und Rechnung für Transportdienstleistungen dient.

Zahlungsbelege und Zahlungsarten

Barzahlung und Scheck

Scheck: Ein Dokument, das es dem Verkäufer ermöglicht, einen Betrag über eine Bank einzuziehen.

Banküberweisung

Der Käufer beauftragt seine Bank, eine Summe auf das Konto des Verkäufers zu transferieren. Bei verschiedenen Banken können Gebühren (Prozentsatz des Betrags) anfallen.

Kartenzahlung

Die Finanzinstanz zahlt dem Verkäufer den Preis aus; die Belastung erfolgt beim Käufer entweder sofort (Debitkarte) oder zeitversetzt (Kreditkarte).

Lastschrift

Der Verkäufer reicht eine Quittung bei der Bank ein, zu deren Einzug der Käufer ihn ermächtigt hat.

Ratenzahlung

Der Kaufpreis wird nicht sofort bar gezahlt, sondern gestundet. Der Käufer zahlt oft Verzugszinsen als Kompensation für die Wartezeit des Verkäufers. Diese Zinsen sind Finanzkosten. Zur Formalisierung werden häufig Wechsel und Schuldscheine verwendet (Laufzeit meist unter einem Jahr).

Zahlungsbestätigungen

Die Quittung bezeugt die Zahlung eines Betrags für Waren oder Dienstleistungen und wird vom Verkäufer ausgestellt. Quittungsbücher sind oft zweigeteilt:

1. Empfangsbestätigung: Wird dem Käufer als Zahlungsnachweis ausgehändigt.
2. Stammteil (Elternteil): Verbleibt im Buch zur Verwaltung der Zahlungseingänge.

Kommerzielle Wertpapiere

Der Scheck

Die Bank verpflichtet sich, dem Kunden einen bestimmten Betrag von seinem Konto auszuzahlen. Es ist ein Zahlungsmittel mit der gleichen Gültigkeit wie Bargeld, wird jedoch zunehmend durch Karten ersetzt. Arten von Schecks:

• Bestätigter Scheck: Die Bank garantiert die Echtheit der Unterschrift und die Verfügbarkeit der Mittel. Hierfür fallen Kommissionen an.
• Gekreuzter Scheck: Kann nur durch Gutschrift auf ein Konto des Begünstigten eingelöst werden (gekennzeichnet durch zwei parallele Balken). Dies dient dem Schutz vor Verlust.
• Verrechnungsscheck: Identifiziert die abholende Person namentlich (mit Ausweisprüfung).
• Inhaberscheck: Nicht auf eine bestimmte Person ausgestellt; jeder Inhaber kann ihn einlösen.

Pflichtangaben: Ausstellende Bank, Kontonummer des Käufers, Betrag in Zahlen und Buchstaben, Begriff "Inhaber" (falls zutreffend), Ort, Datum und Unterschrift des Kontoinhabers. Die Einlösefrist beträgt in der Regel 15 Tage. Bei mangelnder Deckung kann die Bank die Zahlung verweigern oder nur teilweise leisten. In diesem Fall muss der Verkäufer neu verhandeln oder rechtliche Schritte einleiten.

Der Wechsel (Letra de Cambio)

Ein Dokument, mit dem eine Person (Aussteller/Schublade) eine andere Person (Bezogener/RID) anweist, eine Geldsumme zu einem bestimmten Datum an einen Dritten (Inhaber/Zahlungsempfänger) zu zahlen.

Beteiligte Parteien:

• Aussteller (Schublade): Das Unternehmen, das den Wechsel zur Begleichung einer Rechnung erstellt.
• Bezogener (RID): Die Person, welche die Rechnung bezahlen muss.
• Inhaber (Zahlungsempfänger): Die Person, die den Wechsel bei Fälligkeit zur Zahlung vorlegt.
• Bürge (Garant): Garantiert die Zahlung des Wechsels.
• Indossant (Endorser): Überträgt den Wechsel an einen Dritten.
• Indossatar: Der Empfänger des übertragenen Wechsels.

Der Vorteil bei Zahlungsverzug ist, dass der Aussteller schneller und effizienter klagen kann als bei gewöhnlichen Forderungen.

Rechtliche Aspekte des Wechsels:

• Annahme: Der Bezogene akzeptiert durch seine Unterschrift die Verpflichtung zur Zahlung bei Fälligkeit.
• Aval: Eine Garantieerklärung auf dem Wechsel. Der Bürge haftet, falls der Bezogene nicht zahlt.
• Indossament (Vermerk): Akt der Übertragung des Wechsels auf eine andere Person.
• Diskontierung (Rabatt): Einreichung des Wechsels bei einer Bank vor Fälligkeit, um Bargeld zu erhalten (abzüglich Zinsen und Gebühren).
• Protest: Formelle Feststellung der Nichtzahlung bei Fälligkeit (meist innerhalb von 2 Tagen vor einem Notar). Danach kann Klage erhoben werden.

Der Schuldschein (Note)

Ein Dokument, mit dem sich der Unterzeichner verpflichtet, dem Empfänger einen bestimmten Geldbetrag zu einem festgelegten Zeitpunkt und Ort zu zahlen. Im Gegensatz zum Wechsel enthält der Schuldschein ein direktes Zahlungsversprechen. Er kann auch Sicherungsrechte umfassen, um die Erfüllung der Verpflichtung zu garantieren.