Aufbau der Entgeltabrechnung: Lohnbestandteile und Abzüge

Aufbau der Entgeltabrechnung: Brutto und Netto

1. Lohnwirksame Vergütungsbestandteile

Bei der Arbeitsvergütung muss zwischen dem Grundgehalt, den Lohnzuschlägen, den Überstunden, den Sonderzahlungen und dem Naturallohn (Sachbezug) unterschieden werden.

Grundgehalt

Das Grundgehalt ist der feste Vergütungsbestandteil, der nach Zeiteinheit oder Arbeitsaufwand bemessen wird. Es wird für jede Berufskategorie in den jeweiligen Tarifverträgen oder individuellen Arbeitsverträgen festgelegt.

Lohnzuschläge

Lohnzuschläge sind Vergütungsbestandteile, die zusätzlich zum Grundgehalt gewährt werden. Sie können durch Gesetze, Tarifverträge oder einzelvertragliche Vereinbarungen mit der Unternehmensleitung geregelt werden. Die häufigsten Zuschläge lassen sich wie folgt unterteilen:

• a) Persönliche Zuschläge: Sie richten sich nach persönlichen Voraussetzungen des Mitarbeiters, die nicht bereits im Grundgehalt berücksichtigt wurden:
  • Dienstalter (Betriebszugehörigkeit): Ein Zuschlag, der sich nach der Verweildauer im Unternehmen richtet. Die Stufen umfassen üblicherweise Zweijahresschritte (Biennien), Dreijahresperioden (Triennien), Fünfjahresperioden (Quinquennien) oder Sechsjahresperioden (Sexennien).
  • Besondere Kenntnisse: Hierzu zählen Vergütungen für spezielle Fertigkeiten (z. B. Fremdsprachenkenntnisse), sofern diese nicht bereits bei der Festsetzung des Grundgehalts eingerechnet wurden.
• b) Arbeitsplatzzuschläge: Diese werden für spezifische Merkmale eines Arbeitsplatzes gezahlt, die von der regulären Arbeitsweise abweichen. Sie entfallen, sobald die entsprechenden Arbeitsbedingungen enden:
  • Erschwernis-, Gift-, Gefahren- und Schichtzulagen: Sie werden gewährt, wenn Tarifverträge oder Arbeitsbehörden dies vorschreiben und der Arbeitsplatz diese Kriterien an den tatsächlich geleisteten Arbeitstagen aufweist.
  • Nachtarbeit: Eine spezifische Vergütung für Arbeit in der Nachtzeit, die im Rahmen von Tarifverhandlungen festgelegt wird.
  • Wohnsitzzulage: Ein Zuschlag für Beschäftigte vom Festland, die auf die Balearen, die Kanarischen Inseln sowie nach Ceuta oder Melilla versetzt werden (oder umgekehrt).
• c) Zuschläge für Qualität oder Quantität der Arbeit: Werden für besondere Leistungen oder überdurchschnittliche Qualität gewährt:
  • Leistungsprämien und Aktivitätszulagen: Werden vereinbart, wenn die erbrachte Arbeitsleistung über dem festgelegten Durchschnitt liegt.
  • Anwesenheits- und Pünktlichkeitsprämien: Dienen der Reduzierung von Fehlzeiten; sie werden ausgezahlt, wenn die Fehlzeitenquote unter dem vom Unternehmen gesetzten Grenzwert liegt.

Überstundenvergütung

In Tarifverträgen oder Einzelverträgen wird geregelt, ob Überstunden finanziell vergütet werden (wobei der Stundensatz keinesfalls unter dem Wert der regulären Arbeitsstunde liegen darf) oder durch entsprechende bezahlte Ruhezeiten ausgeglichen werden.

Sonderzahlungen und Gratifikationen

Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens zwei außerordentliche Gratifikationen pro Jahr: eine zu Weihnachten und eine weitere in dem Monat, der im Tarifvertrag oder durch Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung bestimmt wird. Die Höhe wird im Tarifvertrag geregelt. Ebenso kann vereinbart werden, die Sonderzahlungen anteilig auf die zwölf Monatsgehälter umzulegen (Proratisierung).

Gewinnbeteiligung

Hierbei handelt es sich um eine jährliche Bonuszahlung, die entweder als Beteiligung am Unternehmensgewinn gewährt wird oder als im Tarifvertrag festgelegter Festbetrag unabhängig von den tatsächlich erzielten Gewinnen ausgezahlt wird.

Sachbezüge und Naturallohn

Naturallohn bzw. Sachbezüge bestehen in der wirtschaftlichen Bewertung von Gütern oder Dienstleistungen, die das Unternehmen den Mitarbeitern bereitstellt (z. B. Dienstwohnung, Dienstwagen, Firmenprodukte etc.). Sachbezüge dürfen 30 % der gesamten Lohnvergütung nicht übersteigen.

2. Nicht lohnwirksame Bezüge

Hierbei handelt es sich um Bezüge, die keinen Arbeitslohn darstellen und weitgehend von der Sozialversicherungspflicht befreit sind. Sie gliedern sich in folgende Kategorien:

Entschädigungen und Auslagenersatz

Beträge, die dem Arbeitnehmer als Ersatz für arbeitsbedingte Auslagen gezahlt werden. Dazu zählen:

• Kosten für den Erwerb von Arbeitskleidung und Werkzeugen
• Manko- und Fehlgeldentschädigungen (Ausgleich für Kassenfehlbeträge oder unverschuldete Verluste)
• Reisekosten, Auslösen und Reisediäten
• Fahrtkostenzuschüsse, Kilometergelder und Kosten des öffentlichen Nahverkehrs

Leistungen der Sozialversicherung

Beträge, die der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer auszahlt und die später von der Sozialversicherung (z. B. INSS) über die Beitragsabrechnung erstattet werden. Hierzu gehören:

• a) Entgeltfortzahlung bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit infolge von Krankheit (allgemein oder berufsbedingt), Arbeitsunfällen sowie Ruhezeiten wegen Mutterschaft oder Adoption.
• b) Teilarbeitslosengeld bei einer Reduzierung der regulären Arbeitszeit um mindestens ein Drittel mit einer entsprechenden prozentualen Gehaltskürzung.

Entschädigungen bei Kündigung oder Versetzung

Hierunter fallen Abfindungen und Entschädigungsleistungen, die der Arbeitnehmer infolge einer Versetzung, einer Kündigung oder der Aussetzung des Arbeitsvertrags erhält.

Sonstige Nicht-Lohnbezüge

Diese umfassen folgende Positionen:

• a) Freiwillige Verbesserungen der Sozialversicherungsleistungen: Können in Tarifverträgen oder Einzelverträgen vereinbart bzw. vom Unternehmen freiwillig gewährt werden.
• b) Freiwillige Sachzuwendungen: Wirtschaftlicher Wert von Sachleistungen, die das Unternehmen ohne rechtliche Verpflichtung gewährt (z. B. Weihnachtspräsente, Geschenkkörbe, eigene Produkte des Unternehmens).

Gesetzliche und sonstige Gehaltsabzüge

Von den Bruttobezügen (den ermittelten Gesamteinkünften) wird eine Reihe von Abzügen vorgenommen, um den Nettobetrag zu ermitteln, den der Arbeitnehmer ausgezahlt bekommt. Diese Abzüge umfassen:

1. Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind beitragspflichtig zur Sozialversicherung. Der Arbeitgeber behält den Arbeitnehmeranteil direkt auf der Gehaltsabrechnung ein und führt diesen ab:

• a) Allgemeine Risiken (Contingencias comunes): Dient der Abdeckung von Krankheiten, Mutterschaft und Freizeitunfällen. Bei der Berechnung dieser Beitragsbemessungsgrundlage werden Überstunden nicht berücksichtigt.
• b) Berufliche Risiken (Arbeitsunfall und Berufskrankheit), Arbeitslosigkeit und Weiterbildung: Dient der Absicherung gegen Arbeitslosigkeit sowie der beruflichen Fort- und Weiterbildung. In diese Bemessungsgrundlage fließen Überstunden mit ein.
• c) Überstundenbeiträge: Werden beitragsrechtlich unterteilt in Überstunden aufgrund höherer Gewalt sowie reguläre bzw. strukturelle Überstunden.

2. Lohnsteuerabzug (IRPF)

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Einkommensteuer als Quellensteuer einzubehalten. Der Steuersatz berechnet sich nach dem voraussichtlichen jährlichen Bruttoeinkommen sowie der familiären Situation (z. B. Anzahl der unterhaltsberechtigten Kinder). Der ermittelte Prozentsatz wird monatlich auf das Bruttoeinkommen angewandt.

3. Gehaltsvorschüsse

Beträge, die der Arbeitnehmer als Vorschuss für bereits geleistete Arbeit vorab erhalten hat, werden auf der Monatsabrechnung in Abzug gebracht.

4. Einbehalt von Sachbezügen

Der wirtschaftliche Wert der im Bruttogehalt erfassten Sachbezüge wird hier wieder abgezogen, da diese Leistung bereits als Sachwert und nicht in bar zugeflossen ist.

5. Sonstige Abzüge

Weitere zulässige Abzüge umfassen beispielsweise die Einbehaltung von Gewerkschaftsbeiträgen (die der Arbeitgeber an die zuständige Gewerkschaft weiterleitet) oder die Tilgung von Arbeitgeberdarlehen, die dem Mitarbeiter gewährt wurden.

Bemessungsgrundlagen für Abgaben und Steuern

Der abschließende Abschnitt der Entgeltabrechnung dient dem Nachweis der Beitragsbemessungsgrundlagen zur Sozialversicherung (einschließlich der gemeinsamen Umlagen) sowie der Bemessungsgrundlage für den Lohnsteuerabzug (IRPF). In diesen Feldern werden die genauen Berechnungsbasen festgehalten, auf deren Grundlage die verschiedenen gesetzlichen Abzüge des Arbeitnehmers ermittelt wurden.