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Datenschutzrichtlinien und Mitarbeiterpflichten

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1. Regeln für Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten

Mitarbeiter des Unternehmens müssen bei der Arbeit mit Dateien, die personenbezogene Daten enthalten, folgende Regeln gemäß der Datenschutzrichtlinie (DCP) einhalten:

  • Jeder Mitarbeiter muss wissen, welche Dateien personenbezogene Daten enthalten.
  • Es bedarf der eindeutigen Zustimmung der Bürger.
  • Die Verwendung einzelner Dateien durch Mitarbeiter ohne Autorisierung ist untersagt.
  • Die Beendigung der Nutzung einer bestimmten Datei muss gemeldet werden.
  • Änderungen in der Struktur oder dem Zweck von DCP-Dateien müssen der Dienststelle mitgeteilt werden, um das Hauptregister zu aktualisieren.
  • Wenn eine Datei nicht mehr benötigt wird, muss dies dem Hauptregister gemeldet und die Datei gelöscht werden.
  • Das Anfertigen von Kopien von Datenbanken oder Dokumenten ist untersagt.
  • Temporäre Kopien müssen ordnungsgemäß geschützt und so bald wie möglich gelöscht werden.
  • Mitarbeiter sollten das Erstellen eigener Kopien vermeiden.
  • Als vertraulich eingestufte Verzeichnisse, Dateien oder Dokumente dürfen ohne Erlaubnis der IT-Abteilung (DI) nicht exportiert werden.
  • Mitarbeiter müssen strikte Vertraulichkeit bei personenbezogenen Daten wahren.

2. Wahr oder Falsch: Aussagen zum Datenschutz

  • a. Jede Abteilung des Unternehmens muss über eine aktualisierte Liste der Benutzer verfügen, die Zugriffsberechtigungen für die jeweiligen Dateien haben. Wahr – Für jede Datei gibt es eine Vorlage, die den Nutzerzugriff regelt.
  • b. Der Arbeitnehmer haftet nicht für Schäden, die durch die Nichteinhaltung von Sicherheitsmaßnahmen an den Dateien entstehen. Falsch – Der Mitarbeiter ist für seine Handlungen verantwortlich.
  • c. Es dürfen keine personenbezogenen Daten an andere Unternehmen zur Verarbeitung ausgelagert werden. Falsch – Eine Auslagerung ist möglich, sofern ein Vertrag den Zweck und die Bedingungen regelt.

3. Bestimmungen zur Nutzung von IT-Geräten

  1. Die IT-Ausstattung darf nur für den vorgesehenen Zweck und die entsprechenden Dienstleistungen verwendet werden.
  2. Jeder Mitarbeiter ist für den sicheren Gebrauch der Ausrüstung verantwortlich.
  3. Das Gerät muss bei Nichtbenutzung mit einem Passwort gesperrt werden.
  4. Vor Arbeitsende müssen alle aktiven Sitzungen und Serververbindungen beendet werden.
  5. Geräte dürfen ohne Genehmigung nicht nach außen verbracht werden und müssen in einer geschlossenen Tasche transportiert werden.
  6. Es ist zu vermeiden, dass unbefugte Dritte auf den Bildschirm blicken können.
  7. Jeder Nutzer wird über die Überwachungs- und Kontrollsysteme informiert.
  8. Die Internetnutzung ist auf geschäftliche Zwecke beschränkt; der Besuch inhaltlich ungeeigneter Seiten oder das Herunterladen privater Dateien ist untersagt.

4. Konfiguration und Wartung der Ausrüstung

  • Mitarbeiter dürfen nur Unternehmenssoftware nutzen; die Installation weiterer Software ist untersagt.
  • Einstellungen dürfen nicht eigenmächtig geändert werden.
  • Im Falle eines Defekts ist das Gerät an die IT-Abteilung (DI) zur Reparatur zu übergeben.
  • Tests zur Änderung von IT-Systemen oder Anwendungen, die DCP-Dateien betreffen, dürfen nicht mit echten Daten durchgeführt werden.

5. Passwort-Management und Zugriffsberechtigungen

  • Jeder Mitarbeiter nutzt ausschließlich seinen eigenen Benutzernamen und sein eigenes Passwort.
  • Passwörter müssen sicher aufbewahrt werden.
  • Wenn ein Benutzer unberechtigte Privilegien erhält, muss dies sofort der IT-Abteilung (DI) gemeldet werden.

6. Standards für Backups

  • Die IT-Abteilung (DI) ist für die tägliche Sicherung aller Dokumente und personenbezogenen Daten verantwortlich.
  • Die für Backups verwendeten Datenträger müssen ordnungsgemäß geschützt werden, um Beschädigungen zu vermeiden.
  • Wiederherstellungen von Dateien mit personenbezogenen Daten dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung erfolgen.

7. Sicherheitsrelevante Ereignisse

Ein sicherheitsrelevantes Ereignis ist jede Anomalie, die die Sicherheit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen könnte.

8. Medien-Management

a. Inventar

  • Medien müssen ordnungsgemäß gekennzeichnet sein.
  • Das Unternehmen muss ein aktuelles Bestandsverzeichnis führen.

b. Nutzung und Erhaltung

  • Medien dürfen nicht ohne vorherige Prüfung auf Viren oder Beschädigungen verwendet werden.
  • Medien müssen sicher gelagert werden.
  • Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf personenbezogene Daten.

c. Ein- und Ausgänge

  • Material, das DCP enthält, muss ausdrücklich von der IT-Abteilung (DI) schriftlich genehmigt werden.
  • Wenn Datenträger das Unternehmen verlassen, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um eine unbefugte Nutzung der gespeicherten Informationen zu verhindern.
  • Über Zu- und Abgänge von Speichermedien mit DCP (bei mittlerem oder hohem Sicherheitsniveau) muss ein Register geführt werden.

9. Maßnahmen der High-Level-Sicherheit

  • a. Die Verteilung von Medien mit hohem Sicherheitsniveau erfolgt durch Verschlüsselung der Inhalte. Wahr
  • b. Bei der Übertragung über Telekommunikationsnetze ist eine Verschlüsselung nicht notwendig. Falsch
  • c. Jeder Zugriff auf Dateien mit hohem Sicherheitsniveau muss unter Angabe von Name, Vorname und Benutzer-ID protokolliert werden. Wahr
  • d. Der Sicherheitsbeauftragte überprüft regelmäßig die aufgezeichneten Kontrollinformationen. Wahr
  • e. Das Unternehmen speichert Sicherheitskopien dieser Dateien am gleichen Ort, an dem sich die Computer befinden. Falsch

10. Schutz von Papierdokumenten

  • Unterlagen müssen in einem abgeschlossenen Raum oder Schrank aufbewahrt werden.
  • Eine verantwortliche Person muss den Schutz und die Pflege der Dokumente sicherstellen.
  • Nicht mehr benötigte Unterlagen müssen sicher vernichtet (z. B. durch Schreddern) werden.
  • Es muss ein Register über Zu- und Abgänge von Dokumenten mit personenbezogenen Informationen geführt werden.
  • Bei Dateien mit hohem Sicherheitsniveau muss der Zugriff protokolliert werden.

11. Bürgerrechte

  • Recht auf Information: Personen müssen bei der Erhebung ihrer Daten ausdrücklich informiert werden.
  • Recht auf Zugang: Bürger haben das Recht, kostenlos Informationen über ihre gespeicherten Daten zu erhalten. Das Unternehmen muss innerhalb von 30 Tagen schriftlich antworten.
  • Recht auf Berichtigung und Löschung: Das Unternehmen ist verpflichtet, Daten innerhalb von 10 Tagen zu ändern oder zu löschen.
  • Recht auf Widerspruch: Eine Zustimmung ist nicht erforderlich, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder aufgrund gesetzlicher Pflichten notwendig ist.

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