Excel und Access: Grundlagen, Formeln, Bezüge und Datenbankabfragen

Excel

1. Was ist Excel?

Eine Gruppe von verteilten Daten und Formeln in Zeilen und Spalten. Es ist die Tabellenkalkulation von Microsoft Office. Die Kalkulationsblätter haben Anwendungen in der Finanzwelt, ... etc. Podemos crear gráficos y estadísticas sobre cualquier conjunto de datos.

2. Drei Optionen, um einen Betrag in Excel zu berechnen

Es gibt mehrere Wege, Summen oder Beträge in Excel zu erfassen oder zu berechnen. Drei gängige Optionen sind:

1. AutoSumme: Klicken Sie auf die Zelle, in der die Summe erscheinen soll. In der Standard-Symbolleiste (AutoSumme) wählen Sie das AutoSumme-Symbol, markieren den Bereich mit der Maus und drücken die Eingabetaste.
2. Direkte Formel: Schreiben Sie in die Zelle das =-Zeichen, geben Sie die Formel ein (z. B. =A1+B1) oder benutzen Sie das Formel-Auswahlfeld und drücken Enter.
3. Funktion einfügen (fx): Wählen Sie das fx-Symbol (Funktion einfügen), suchen bzw. wählen Sie die gewünschte Funktion und füllen die Argumente im Dialogfeld aus.

3. Relative und absolute Bezüge: Beispiele

Zur Berechnung des Produkts x * n in der Zelle D5 könnte die Formel z. B. =A5*B5 lauten. Das ist ein relativer Bezug. Das bedeutet, dass, wenn wir diese Formel in die Zelle D6 kopieren, Excel die Formel automatisch anpasst und =A6*B6 schreibt.

4. Was bedeutet "#######" in einer Zelle?

Die Anzeige ####### bedeutet, dass der Zellinhalt nicht vollständig angezeigt werden kann. In der Regel ist die Spalte zu schmal; vergrößern Sie die Spaltenbreite, um den Inhalt sichtbar zu machen.

5. Wie sortiert man Daten nach einer Spalte?

Sie können die Daten in einem Blatt nach jeder gewünschten Spalte in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Wählen Sie die Daten aus und verwenden Sie das Menü: Daten / Sortieren. Wählen Sie die Spalte und die Sortierreihenfolge (aufsteigend/absteigend).

6. Wie wählt man Zellen, Zeilen, Spalten und Bereiche aus?

Auswahlmöglichkeiten in Excel (übersichtlich dargestellt):

• a) Eine einzelne Zelle: Klicken Sie auf die gewünschte Zelle.
• b) Eine ganze Zeile: Klicken Sie auf die Zeilenkopfnummer (links neben der Zeile).
• c) Mehrere zusammenhängende Zeilen: Klicken Sie auf die Kopfnummer der ersten Zeile und ziehen Sie bis zur letzten Zeile oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die Kopfnummern.
• d) Mehrere nicht zusammenhängende Zeilen: Klicken Sie auf die Kopfnummer einer Zeile, drücken und halten Sie die STRG-Taste und klicken Sie auf die Kopfnummern der anderen Zeilen.
• e) Eine Spalte: Klicken Sie auf den Spaltenkopf (Buchstaben oben: A, B, C ...).
• f) Mehrere Spalten in einer Reihe: Klicken Sie auf den Kopf der ersten Spalte und ziehen Sie bis zur letzten Spalte.
• g) Mehrere nicht zusammenhängende Spalten: Klicken Sie auf den Kopf einer Spalte, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf die anderen Spaltenköpfe.
• h) Einen rechteckigen Bereich auswählen: Klicken Sie in eine Ecke des gewünschten Bereichs und ziehen Sie zur gegenüberliegenden Ecke.
• i) Mehrere Bereiche: Wählen Sie den ersten Bereich, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und wählen Sie die restlichen Bereiche aus.

7. FX (Funktion einfügen)

Das Funktion einfügen-Dialogfeld zeigt Funktionen nach Kategorien geordnet. Wenn Sie eine Funktion auswählen, werden im unteren Bereich des Fensters die Syntax, die Argumente und eine kurze Erklärung angezeigt.

8. Was ist die Ausfüllfunktion (Füllgriff)?

Die Ausfüllfunktion dient dazu, einen Bereich von Zellen automatisch auszufüllen. Enthält die Ausgangszelle eine Zahl, ein Datum oder eine Uhrzeit, kann Excel die Reihe fortsetzen (z. B. Werte erhöhen) anstatt die Zelle einfach zu kopieren.

Zugriff auf Datenbanken (Access)

1. Was ist Access bzw. ein Datenbankzugriff?

Access ist eine Softwareanwendung, mit der Sie viele verschiedene Informationen organisieren können. Die wichtigsten Teile einer Access-Datenbank sind: Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte.

2. Was sind Tabellen?

Tabellen speichern die Daten innerhalb der Datenbank. Eine Tabelle ist in Zeilen und Spalten organisiert.

3. Datensätze und Felder in einer Tabelle (Beispiel)

Datensätze (Einträge): Ein Datensatz ist eine vollständige Zeile in der Tabelle; er enthält alle Merkmale eines einzelnen Elements.

Felder (Spalten): Ein Feld ist ein gemeinsames Merkmal aller Datensätze, also eine Spalte. Beispiele für Spalten: Titel, Autor, Fecha (Datum), etc.

4. Was ist eine Abfrage?

Mit einer Abfrage können Sie eine oder mehrere Tabellen oder andere Abfragen in einer Datenbank abfragen, Felder auswählen, Bedingungen festlegen, so dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den Kriterien entsprechen, und die Ergebnisse in einer bestimmten Reihenfolge präsentieren. Abfragen sind ein mächtiges Werkzeug zur Auswertung von Datenbanken.

5. Welche Arten von Abfragen gibt es?

• Auswahlabfrage: Wählt eine Gruppe von Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen aus.
• Kreuztabellenabfrage: Teilt Daten in Kategorien und stellt Werte in einem kompakten, tabellenähnlichen Format dar.
• Tabellenerstellungsabfrage: Erstellt eine neue Tabelle mit allen oder Teilen der Daten aus anderen Tabellen.
• Löschabfrage: Löscht Datensätze aus einer Tabelle.
• Anfügeabfrage: Fügt eine Gruppe von Datensätzen an eine andere Tabelle an.
• Aktualisierungsabfrage: Nimmt Änderungen an den Daten einer Gruppe von Datensätzen vor.

6. Export- und Verknüpfungsaktionen für Tabellen

Beispiele für Aktionen mit Tabellen:

• a) Verknüpfen mit Word: Die Daten können mit einem vorhandenen oder neuen Word-Dokument verknüpft werden.
• b) Publizieren mit Word: Erstellt ein Word-Dokument mit einer Tabelle der ausgewählten Elemente im RTF-Format.
• c) Export nach Excel: Exportiert die Daten in eine Excel-Arbeitsmappe, damit die Daten in Excel weiter analysiert werden können.

7. Was sind Formulare?

Formulare dienen dazu, die in einer Tabelle vorhandenen Datensätze auf eine praktische und ansprechende Art darzustellen. Ein Formular öffnet ein eigenes Fenster und zeigt die Felder eines einzelnen Datensatzes übersichtlich an.

8. Was sind Filter?

Filter erlauben die Auswahl von Datensätzen, die eine bestimmte Eigenschaft erfüllen. Wenn Sie ein Formular oder eine Tabelle öffnen, werden normalerweise alle Datensätze angezeigt; mithilfe von Filtern oder einer Abfrage können Sie jedoch nur die gewünschten Datensätze auswählen und anzeigen.