Grundlagen von Datenbanken und Microsoft Access

Was ist eine Datenbank?

Eine Datenbank ist eine strukturierte Sammlung von Daten, die es uns ermöglicht, Informationen schnell, sicher und effizient zu speichern und zu verarbeiten.

Eine Datenbank besteht aus Feldern, Datensätzen und Tabellen. Wir definieren:

• Feld: Jedes der Elemente, die einen Datensatz bilden, wie Name, Adresse, Stadt oder Telefonnummer.
• Datensatz: Eine Reihe von miteinander verknüpften Feldern, wie beispielsweise die persönlichen Daten eines Kunden in einer Videothek.
• Tabelle (Datei): Besteht aus der Zusammenfassung mehrerer Datensätze.

Was ist eine relationale Datenbank?

Die Verwendung relationaler Datenbanken ist nützlich, wenn sich mehrere Datensätze einer Datenbank auf den gleichen Datensatz in einer anderen Datenbank beziehen. Eine einfache und intuitive Art der Strukturierung ist die Verwendung von Tabellen, die in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Das relationale Modell nutzt diese Tabellenstruktur zur Organisation von Daten.

In der relationalen Terminologie gilt:

• Jede Zeile ist ein Datensatz: Ein Datensatz speichert alle Informationen über ein Element (z. B. Produkt, Mitarbeiter).
• Jede Spalte ist ein Feld: Ein Feld speichert eine Kategorie oder Art der Information (z. B. Name des Produkts, Name des Mitarbeiters).

Eine Tabelle im relationalen Modell muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Die Struktur der Datensätze muss einheitlich sein, d. h. alle Datensätze müssen die gleichen Felder enthalten.
• Jeder Datensatz muss eindeutig sein; es dürfen keine zwei Datensätze identisch sein.
• Die einzelnen Felder müssen durch einen eindeutigen Namen gekennzeichnet sein.
• Alle Werte in einer Spalte müssen aus der gleichen Kategorie stammen.

Der Primärschlüssel

Um einen bestimmten Datensatz im relationalen Modell zu identifizieren, nutzt man den Primärschlüssel. Ein Primärschlüssel ist ein Feld in der Tabelle, das einen Datensatz eindeutig identifiziert. Es können nicht zwei Datensätze den gleichen Primärschlüssel besitzen. Felder wie Namen eignen sich nicht als Schlüssel, da diese mehrfach vorkommen können.

Was ist Microsoft Access?

Microsoft Access ist ein relationales Datenbankmanagementsystem (RDBMS), das es ermöglicht, Informationen zu speichern und abzurufen, indem Beziehungen zwischen den Tabellen einer Datenbank hergestellt werden. Mit Access können folgende Aufgaben ausgeführt werden:

• Abfragen: Ermöglichen es, alle Datensätze aus einer Datenbank auszuwählen, die bestimmte Bedingungen erfüllen.
• Formulare: Nützlich für die Eingabe oder Anzeige von Daten eines bestimmten Datensatzes, um Informationen klar und präzise darzustellen.
• Berichte: Werden verwendet, um eine gedruckte Übersicht von Daten einer Gruppe von Datensätzen zu erstellen.

Erzeugen einer Datenbank

1. Datei -> Neue Datenbank
2. Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner aus, in dem Sie die Datenbank speichern möchten.
3. Geben Sie einen Namen für die Datenbank im Feld "Dateiname" ein.
4. Klicken Sie auf "Erstellen".