Leitfaden zur Buchhaltung: Konten und Forderungsmanagement

Grundlagen der Buchführung und Kontenverwaltung

In der Buchhaltung werden verschiedene Kontenformen unterschieden. Eine passive Form wird beispielsweise für ausstehende Rechnungen verwendet, wenn der Unternehmer für den Betrieb eine Rechnung erhalten hat. Im Gegensatz dazu steht die aktive Form für erbrachte Lieferungen und Leistungen, die Ihre Firma anbietet.

Abonnements und zukünftige Lieferungen

Fortschritte in der Geschäftsbeziehung zeigen sich oft aktiv: Wenn Lieferungen für die Zukunft vorgesehen sind, werden diese als Elemente erfasst, die noch nicht zur sofortigen Zahlung fällig sind. Ein Abonnement kann kostenfrei sein oder einen bestimmten Geldbetrag umfassen, der beispielsweise aus einer Domschatzkammer oder einem anderen Bestand wiedergegeben wird. Dies gilt für Einkäufe und den verbleibenden Rest der Umsatzsteuer (VAT).

Ausstellung von Rechnungen und Dienstleistungen

Aus buchhalterischen Gründen müssen wir die Ausstellung von Rechnungen auf den Verkauf von Dienstleistungen genau dokumentieren. Wenn eine Last entsteht, ist das Konto aktiv. Abonnements können mit MDAs verrechnet werden, um die Vorteile der Dienstleistungen zu nutzen. Die Vergütung umfasst Salden für Unternehmen und beläuft sich auf die Bezüge hochbezahlter Arbeitnehmer, die vor der Gehaltszahlung fällig werden.

Löhne, Gehälter und Treasury-Management

Das Treasury-Konto wird belastet, wenn Zahlungen für Löhne und Gehälter per Kreditkarte oder Banküberweisung erfolgen. Schulden gegenüber öffentlichen Organen werden hier ebenfalls berücksichtigt. Erhält die Firma Hinweise auf ausstehende Beträge, werden diese im entsprechenden Teil der Buchhaltung vermerkt.

Umgang mit zweifelhaften Forderungen

Insolvenzrisiken und Bonität

Kundenforderungen werden als zweifelhaft eingestuft, wenn ein Unternehmen aufgrund einer möglichen Insolvenzsituation mit einer Bonitätsverschlechterung rechnet. In der Bilanz muss auf begründete Zweifel hingewiesen werden, insbesondere wenn Mängel in der Zahlungsfähigkeit indiziert sind. Diese Konten werden aktiv geführt und bei Zahlungen über Kreditkarten der Kunden entsprechend ausgeglichen.

Wechselgeschäfte und Portfolio-Management

Ein Effekten-Portfolio wird verwendet, wenn ein Wechsel (Brief) an Kunden ausgegeben und angenommen wurde. Dies stellt ein Guthaben gegenüber dem Kunden dar.

Liquidität und Diskontierung

• Diskontierung: Wenn das Unternehmen Liquidität benötigt, können diese Effekten verhandelt und an die Bank geliefert werden.
• Inkasso-Verwertung: Wenn das Unternehmen die Effekten in seinem Besitz behält, bis die Liquidität ohne Rabatte realisiert wird.
• Standardwerte: Falls Effekten nicht fristgerecht bedient werden, erfolgt eine Umbuchung in das entsprechende Portfolio für fällige Forderungen.