Leitfaden für Verwaltungsdokumente und Korrespondenz

Office

Dies ist das Dokument, das von Agenturen oder Einheiten der öffentlichen Verwaltung auf regionaler und lokaler Ebene verwendet wird, um miteinander zu kommunizieren.

Die Bestandteile des Bürodokuments sind:

• Anfang
• Inhalt
• Schluss

Der Anfang

Der Anfang enthält folgende Elemente:

• Briefkopf: Name des Dienstes, der öffentlichen Einrichtung oder der Verwaltungsbehörde.
• S/No, N/ref: Buchstaben oder Zahlen, die den Ort des Ursprungs oder den Zielort angeben. Bei einer Erstschrift durch den Emittenten: n/ref. Bei einer Antwort: e/ref und n/ref.
• Betreff: Kurze und klare Angabe des Grundes für das Schreiben.

Die Absätze S/No, N/ref. und Betreff sollten bevorzugt fett geschrieben werden.

Der Inhalt

Der Inhalt ist eine kurze und klare Aussage über das Anliegen der Kommunikation.

Der Schluss

Der letzte Teil besteht aus folgenden Elementen:

• Ort: Stadt, in der sich die ausstellende Behörde befindet.
• Datum: Tag, Monat und Jahr der Unterzeichnung (in Langform, z. B. 8. Januar 2009).
• Unterzeichnerformel: Amtsbezeichnung, wie z. B. „Provinzial“ oder „Büroleiter“.
• Unterschrift: Handzeichen des Verantwortlichen.
• Identifizierung des Unterzeichners: Name.
• Empfänger: Titel oder Position des Empfängers und Name der Agentur oder Behörde.

Interner Hinweis

Dieses Dokument dient der Kommunikation zwischen Abteilungen oder Einheiten innerhalb derselben Mutterorganisation. Höhere Stellen sind Minister, Staatssekretäre, stellvertretende Sekretäre und Generalsekretäre.

Die Bestandteile des internen Vermerks sind:

• Anfang
• Inhalt
• Schluss

Elemente des internen Vermerks

• Briefkopf: Name des Dienstes oder der Behörde.
• Ort und Datum: Ort und Datum der Ausstellung.
• S/No, N/ref: Referenznummern des Ursprungs oder Bestimmungsortes.
• Von: Name und Beruf des Absenders.
• An: Name und Position des Empfängers.
• Betreff: Kurze Beschreibung des Anliegens.

Die Absätze S/ref., N/ref., Von, Betreff und An sollten bevorzugt fett geschrieben werden.

Notification (Benachrichtigung)

Die Anmeldung ist der Prozess, durch den die zuständige Stelle dem Interessierten eine Entscheidung oder Einigung mitteilt.

Phasen der Benachrichtigung

• Management der Benachrichtigung
• Praxis der Benachrichtigung

Das Management der Benachrichtigung durch die zuständige Behörde muss innerhalb von zehn Tagen ab dem Datum des Aktes erfolgen.

Die Praxis der Mitteilung erfolgt durch einen Beamten, per Post oder teleinformatisch (z. B. Fax oder E-Mail) an den vom Bürger angegebenen Wohnsitz.

Das Dokument, das die Kommunikation bestätigt, heißt Akkreditierung der Mitteilung.

Veröffentlichung oder Ankündigung

Die Veröffentlichung ist ein physischer Akt, der die Einfügung eines Verwaltungsaktes in ein offizielles Organ (z. B. BOE, BOP, Amtsblätter, Schwarzes Brett oder Zeitungen) beinhaltet.

Die Anwendung (Antrag)

Dies ist das Dokument, mit dem Bürger oder Organisationen ein Verfahren bei einer Verwaltungsbehörde einleiten, um einen Anspruch auf Grundlage eines subjektiven Rechts geltend zu machen.

Bestandteile des Antrags

• Anfang: Name des Anmelders oder Vertreters und Anmelder-ID-Nummer.
• Inhalt:
  • Exposed (Begründung): Erläuterung der Gründe (nummerierte Liste).
  • Beantragt: Klarer Ausdruck des Antrags (nummerierte Liste).
  • Anlagen: Dokumente, die den Antrag begleiten (erforderliche Daten und Informationen).
• Schluss: Bevorzugte Mittel zur Benachrichtigung, Reporting-Lage (Adresse), Ort, Datum und Unterschrift.

Die Aussage (Erklärung)

Dieses Dokument dient dazu, die Richtigkeit oder Echtheit von Fakten oder Situationen gegenüber einer öffentlichen Stelle zu bestätigen.

Die Erklärung besteht aus:

• Anfang: Vor- und Nachname, NIF, Anschrift und Grund der Erklärung.
• Inhalt: Das Wort DECLARE, gefolgt von der nummerierten Aufzählung der Fakten.
• Schluss: Ort, Datum und Unterschrift des Anmelders.