Leitfaden für Verwaltungsdokumente: Aufbau, Referenzen und Anrede

Zusammenfassung

Der Leitfaden erklärt die Merkmale von Verwaltungsdokumenten und ihre Unterscheidung von anderen Dokumentarten. Er behandelt Medienformen, verschiedene Arten der Referenzierung, Anreden und Grußformeln, Abkürzungen sowie Datums- und Ortsangaben. Außerdem werden Schreiben und interne Notizen voneinander abgegrenzt.

Kernpunkte

Verwaltungsdokumente dienen der Akkreditierung sowie der Feststellung von Tatsachen und Ereignissen.
Bürgerdokumente sind spezifische Anträge an die Verwaltung.
Dokumente können grafisch, akustisch, bildlich oder informatisch vorliegen.
Referenzen können numerisch, alphabetisch oder alphanumerisch sein; N/Ref bezeichnet das ausgehende, V/Ref das eingehende Dokument.
Intern ist ein Dokument, wenn Absender und Empfänger derselben öffentlichen Verwaltung angehören; extern, wenn der Empfänger eine andere Einrichtung, ein Bürger oder eine private Einrichtung ist.
Schreiben dienen der Kommunikation nach außen, interne Notizen der Kommunikation innerhalb derselben Verwaltung.

Stellen Sie sich auf die Probe

1. Festgelegte Merkmale: Welche Dokumente der öffentlichen Verwaltung haben spezielle, von anderen Dokumenten abweichende Merkmale?

Medien: Aufzeichnungen
Dokumente
Bürgerdokumente

2. Erläuterte Merkmale: Unterscheidung von Verwaltungsdokumenten von anderen Dokumentarten.

Administrative Dokumente dienen der Akkreditierung, der Feststellung von Tatsachen und Ereignissen.

Bürgerdokumente sind spezifische Anträge an die Verwaltung.

3. Liste neuer Dokumentanforderungen: Welche Dokumente müssen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden? Welche Formate gelten als administrativ?

Grafisch: Inhalte, die durch Form oder Farbe dargestellt werden, wie Pläne, Karten, Zeichnungen, Grafiken.
Akustisch: Tonaufnahmen, wie Magnetbänder und Discs.
Bild: Fotografien, Videos, Filme usw.
Informatisch: Computerlesbare Formate (Chips, perforierte Datenträger usw.).

4. Erläuterte Methoden der Bezugnahme:

N/Ref: Unsere Referenz (ausgehendes Dokument)
V/Ref: Ihre Referenz (eingehendes Dokument)

Numerische Referenzen:

Dokumentenkonsistenz durch eine Identifikationsnummer.

Alphabetische Referenzen:

Vor- und Nachname des Verfassers des Dokuments.

Alphanumerische Referenzen:

Kombination aus numerischen und alphanumerischen Zeichen.

5. Bedeutung von Referenzen:

Administratives Dokument:
1. N/Ref: Numerisch 7943
2. N/Ref: CRS/PCC. Alphabetisch
3. N/Ref: APD/ccp-321. Alphanumerisch

6. Referenzierung von Dokumenten:

a) Schreiben von Office Santallana von Jesus Perez und Gutierrez Benitez, geschrieben von Carmen. (Alphabetisch)
b) "Antwort auf das vorherige Schreiben, das unter der Nummer 8.254 registriert ist." (Numerisch)
c) Als Antwort auf den Dokumentenabschnitt 'b'. (Alphabetisch)
d) Sitzung QMB-Nummer 843, verfasst von Asuncion Zubieta, geschrieben von Matias Villa Monte Cabrero, Anrufbeantworter im Büro "731 - PQM7 tac.1-PQM/tac". (Alphanumerisch)

7. Fünf mögliche Einleitungssätze für ein Schreiben:

Hier könnten fünf Beispielsätze eingefügt werden.

8. Formeln für Gruß und Abschied in öffentlichen Dokumenten: Wie werden Ehrentitel verwendet?

In Verwaltungsdokumenten:

Sehr geehrte Damen und Herren
Herr/Frau
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]

Verwendung von Namen und Titeln. Beispiele:

Herr Francis Moms, Minister für Wirtschaft
Sehr geehrter Herr Francis Lord Bishop, Wirtschaftsminister

9. Schreibweise, Abkürzungen und Verweise auf administrative Regeln:

Boletín Oficial del Estado (BOE)
Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya (DOGC)
Ministerkonferenz/Park-Mobile (MMP)

10. Datums- und Ortsangaben in Verwaltungsdokumenten:

Unterscheidung zwischen internen und externen Dokumenten:

Intern: Wenn Absender und Empfänger derselben öffentlichen Verwaltung angehören.
Extern: Wenn der Empfänger eine andere Einrichtung oder öffentliche Verwaltung ist als der Absender, oder wenn es sich um einen Bürger oder eine private Einrichtung handelt.

11. Angabe von Absender und Empfänger:

Absender und Empfänger werden oben im Dokument angegeben.

12. Erläuterung und Unterscheidung von Schreiben und internen Notizen:

Die wichtigsten Informationsdokumente sind:

Schreiben: Dient der Kommunikation zwischen Verwaltungseinheiten, mit Bürgern und anderen Einrichtungen.
Interne Notiz: Dient der Kommunikation innerhalb derselben Verwaltungseinheit oder zwischen verschiedenen Einheiten derselben Behörde.

Häufige Fragen

Was unterscheidet ein Schreiben von einer internen Notiz?

Ein Schreiben dient der Kommunikation zwischen Verwaltungseinheiten, mit Bürgern und anderen Einrichtungen. Eine interne Notiz dient der Kommunikation innerhalb derselben Verwaltungseinheit oder zwischen Einheiten derselben Behörde.

Was bedeuten N/Ref und V/Ref?

N/Ref steht für „unsere Referenz“ und bezeichnet das ausgehende Dokument. V/Ref steht für „ihre Referenz“ und bezeichnet das eingehende Dokument.

Wann ist ein Verwaltungsdokument intern, wann extern?

Ein Dokument ist intern, wenn Absender und Empfänger derselben öffentlichen Verwaltung angehören. Es ist extern, wenn der Empfänger eine andere Einrichtung oder Verwaltung ist oder ein Bürger bzw. eine private Einrichtung.