Management-Grundlagen: Definition, Ziele, Effizienz und Management by Objectives (MbO)

Management Definition und Grundkonzepte

Management-Definition

Management ist ein besonderer Prozess, der die Aktivitäten der Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle umfasst, um festgelegte Ziele durch den Einsatz personeller und sonstiger Ressourcen zu erreichen und zu sichern.

Ziele des Managements

Ein Ziel sollte ein Gefühl der Befriedigung vermitteln, einen Zweck geben, der die Anstrengung rechtfertigt, und Sinn und Wert haben. Die Zielsetzung wird definiert als: "Ein Verwaltungsziel ist ein festes Ziel, das eine definierte Richtung und Leitlinien für die Bemühungen der Führungskraft erfordert." In dieser Definition sind vier Elemente enthalten:

• Ziel (Meta)
• Geltungsbereich
• Definition der Aktion
• Orientierung

Seneca sagte: "Wenn ein Mann nicht weiß, zu welchem Hafen er fährt, ist ihm kein Wind günstig."

Produktivitätskonzept

Konzept der Produktivität

Produktivität kann als das Verhältnis zwischen der Menge der produzierten Güter und Dienstleistungen und der Menge der dafür eingesetzten Ressourcen definiert werden.

Zur Bewertung der Produktivität werden die Leistung von Mitarbeitern, Werkstätten, Maschinen und Arbeitsmitteln herangezogen.

Definition der Effizienz

Effizienz: Rationelle Nutzung der Ressourcen, die zur Erreichung eines vorgegebenen Ziels erforderlich sind. Je effizienter, desto geringer ist die Menge der eingesetzten Ressourcen bei gleichem oder besserem Ergebnis.

Definition der Effektivität

Wort: Effektivität

Definition: Die Effektivität ist die Fähigkeit, eine gewünschte oder erwartete Wirkung zu erzielen. Effizienz hingegen fragt, ob die Wirkung mit minimalem Ressourceneinsatz erreicht wird. Beispiel: Eine Fliege mit einer Kanone zu töten, ist effektiv (das Ziel wird erreicht), aber nicht sehr effizient (unverhältnismäßige Mittel werden für das beabsichtigte Ziel aufgewendet). Sie mit einer Fliegenklatsche zu töten, ist abgesehen davon effizienter.

Merkmale der APO (Management by Objectives)

Die APO ist eine Management-Technik, die auf Planung und administrativen Kontrolle basiert. Sie beruht auf dem Grundsatz, dass zur Erzielung von Ergebnissen die Organisation zunächst definieren muss, was sie tut und was sie erreichen will. Die APO ist ein Prozess, durch den Manager gemeinsam mit der Organisation gemeinsame Ziele definieren, Verantwortungsbereiche jedes Einzelnen in Form erwarteter Ergebnisse festlegen und diese Ziele als Richtlinien für den Betrieb des Unternehmens nutzen. Die Manager müssen wissen und verstehen, welche Leistungsziele von ihnen im Hinblick auf das Unternehmen erwartet werden, und die Führungsebene muss wissen, welchen Beitrag von ihr verlangt und erwartet wird, um danach urteilen zu können.

Tatsächlich ist die APO ein integriertes System, das die dynamischen Bedürfnisse des Unternehmens zur Erreichung seiner Gewinn- und Wachstumsziele mit dem Bedürfnis der Manager nach ihrem eigenen Beitrag zu ihrer Entwicklung in Einklang bringt. Es ist ein anspruchsvoller und ausgewogener Führungsstil für Unternehmen.

Merkmale der APO

Die APO weist folgende Merkmale auf:

1. Gemeinsame Zielsetzung zwischen der Führungsebene und den Untergebenen.
2. Zielsetzung für jede Abteilung oder Position.
3. Wechselbeziehungen der Ziele der Abteilungen.
4. Entwicklung taktischer und operativer Pläne mit Schwerpunkt auf Mess- und Regeltechnik.
5. Laufende Bewertung, Überprüfung und Anpassung der Pläne.
6. Aktive Steuerung.
7. Fortlaufende Unterstützung der Mitarbeiter während der Anfangsphasen.

Management by Objectives beinhaltet eine systematische Managementmethode. Es wird viel Wert auf Planung und Steuerung gelegt. Das Zielsystem umfasst strukturelle und verhaltensbezogene Merkmale.

Strukturelle Merkmale

• Führungskräfte legen kurz- und langfristige Zwecke fest. Die langfristigen Ziele werden im Allgemeinen von erfahrenen Führungskräften gesetzt.
• Ziele und Vorgaben sind die Endergebnisse, ausgedrückt als Aufgaben oder Aktivitäten.
• Ziele müssen konsistent und koordiniert auf den jeweiligen Ebenen und Bereichen der Organisation sein.

Verhaltensmerkmale

• Der Schwerpunkt liegt auf dem persönlichen Engagement der Untergebenen in Bezug auf die Ziele, d.h., sie erarbeiten ihre eigenen Ziele und sind dafür verantwortlich.
• Betonung der Selbstanalyse der Leistung und damit der Selbstbewertung im Verhältnis zu den erreichten Zielen.
• Abweichungen von den Zielvorgaben führen zu Selbstkorrekturen in der Leistung und gegebenenfalls zu spezifischen Leitlinien durch den Vorgesetzten.

Management by Objectives (MbO)

Diese Technik ist eine partizipative Planungs- und Bewertungsmethode:

• Vorgesetzte und Untergebene definieren gemeinsam Prioritäten.
• Ziele (Ergebnisse) werden festgelegt, die in einem bestimmten Zeitraum und quantitativ erreicht werden sollen, wobei die jeweiligen Beiträge (Teilziele) dimensioniert werden.
• Systematische Bewertung (Kontrolle) der Leistung erfolgt, und notwendige Korrekturen werden vorgenommen.

Kriterien für die Zielsetzung

Die Kriterien für die Auswahl der Ziele sollten nach Prioritäten und ihrem Beitrag zur Erreichung der wichtigsten Geschäftsergebnisse festgelegt werden. Einige Kriterien sind:

• a) Identifizierung der Aktivitäten, die den größten Einfluss auf die Ergebnisse haben.
• b) Das Ziel sollte präzise sein, wie die Fakten: was, wie, wann. Die erwarteten Ergebnisse sollten in messbaren und völlig klaren Größen angegeben werden.
• c) Ziele sollten sich auf die Arbeit und nicht auf die Person konzentrieren.
• d) Einzelziele sollten sich von den übergeordneten Zielen ableiten.
• e) Verwendung einer für die Manager verständlichen Sprache.
• f) Einhaltung der Managementgrundsätze. Konzentration auf wichtige Geschäftszwecke und keine Ausweitung auf Nebentätigkeiten; es sollte angegeben werden, was erreicht werden soll, aber nicht, wie dies zu geschehen hat.
• g) Das Ziel sollte die erzielten Ergebnisse zeigen, aber die Freiheit bei der Wahl der Methoden nicht einschränken.
• h) Das Ziel sollte schwer zu erreichen sein und besondere Anstrengungen erfordern, aber nicht unmöglich sein.
• i) Das Ziel muss eine ausreichende Aufgabe für das gesamte Geschäftsjahr des Unternehmens darstellen.
• j) Der Zweck muss eine gewisse entfernte Verbindung zum Versorgungsunternehmen des Unternehmens haben, was oft das ultimative Ziel ist.

Jeder Tätigkeitsbereich eines Unternehmens neigt stark dazu, seine Ziele und Ergebnisse zu maximieren. Dies führt oft dazu, dass die Bemühungen in einem Bereich die anderen überwiegen, was zur Suboptimierung des Unternehmens führt. Die Maximierung jedes Teilziels führt dazu, dass das Unternehmen zu einem zentrifugalen System von Bemühungen wird, die sich eher trennen als zusammenwirken und das System verlassen wollen. Ansoff betonte, dass der Aufwand idealerweise nicht die Summe der Bemühungen, sondern deren Multiplikation sein sollte: die Synergie. Synergie ist der Multiplikatoreffekt, der durch die Kombination von Ressourcen entsteht und eine größere Wirkung erzielt, als wenn sie einzeln betrachtet werden. Daher besteht die Notwendigkeit eines umfassenden Einkommenssystems, das Bereiche, Abteilungen usw. definiert, wo eine Konvergenz in der Zielrichtung besteht. Lodi hebt hervor: "Wenn die Ergebnisse miteinander in Konflikt geraten (weil der Nutzen mit der Produktivität kollidiert, Innovation mit dem operativen Aspekt kollidiert usw.), arbeitet kein Ziel im Zusammenhang mit einem anderen. Die Unternehmensführung muss dann einen Ausgleich zwischen den gegensätzlichen Zielen herstellen. Jedes Unternehmen ist im Wesentlichen eine Reihe von Konflikten, die in einem labilen Gleichgewicht bestehen. Durch die Konzentration auf eine Sache versucht es, eine andere zu vernachlässigen."

Zusammenfassung der APO-Merkmale

Zusammenfassend hat die APO folgende Merkmale:

• Festlegung von Zielen zwischen der Führungsebene und ihren Untergebenen.
• Festlegung von Zielen für jede Abteilung oder Position.
• Zusammenarbeit der Ziele der einzelnen Abteilungen.
• Entwicklung taktischer und operativer Pläne mit Schwerpunkt auf Mess- und Regeltechnik.
• Kontinuierliche Evaluierung, Überprüfung und Anpassung der Pläne.
• Partizipative Steuerung.
• Intensive Unterstützung des Personals während der ersten Periode.

Zyklus des Zielmanagements

Kritische Autoren zur APO

Zehn Todsünden bei der Nichtumsetzung der APO, laut John W. Humble, sind:

• Führungskräfte engagieren sich nicht.
• Allen Mitarbeitern wird gesagt, dass die oberste Führungsebene eine Technik zur Problemlösung anwendet.
• Die APO wird in einem beschleunigten Programm eingeführt.
• Es werden nur messbare Ziele festgelegt.
• Verfahren werden extrem vereinfacht.
• Die APO wird nur in abgelegenen Gebieten oder nicht im gesamten Unternehmen umgesetzt.
• Das gesamte APO-Projekt wird an niedrigere Mitarbeiter delegiert.
• Fokus auf Individuen und Ignorieren von Gruppenproblemen.
• Die Einführung wird mit einer Feier eröffnet und dann allein gelassen.
• Die persönlichen Ziele der Führungskräfte werden ignoriert, wobei der Fokus nur auf Unternehmenszielen liegt.

Vorteile und Nachteile der APO

Obwohl die APO derzeit ein weltweit verbreiteter Managementansatz ist, wird ihre Wirksamkeit manchmal in Frage gestellt. Oft wird ihre fehlerhafte Anwendung kritisiert, aber ein weiterer Grund ist, dass die APO als mechanische Theorie betrachtet wird, die sich auf ausgewählte Aspekte des administrativen Prozesses konzentriert, ohne sie in ein System einzubetten. Um eine realistischere Sichtweise zu erhalten, werden hier die Vor- und Nachteile der APO genannt:

Verbesserungen im Management

• Klärung der Organisation.
• Generiert persönliche Verpflichtungen.
• Hilft bei der Entwicklung effektiver Kontrollen.