Organisationsstrukturen und Unternehmensnormen

1. Konzept und Herkunft

Ein Organigramm ist die grafische Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens oder einer Institution. Es bildet das „Skelett“ und die innere Verfassung ab, vernachlässigt jedoch oft die tatsächliche Leistung und Dynamik. Es dient als notwendiges Werkzeug für eine rationelle Organisation.

Die Organisation definiert sich durch die schematische Darstellung der Einheiten, ihrer Beziehungen, Hierarchien und offiziellen Kommunikationskanäle.

2. Zweck der Organisation

Eine Organisation ist ein Instrument, das einen allgemeinen Überblick über die Struktur, die funktionale Integration und die Differenzierung der Elemente eines Unternehmens ermöglicht. Daraus folgt, dass ein Organigramm:

• Eine maßgebliche Quelle für Information und Konsultation bildet.
• Die hierarchischen Beziehungen zwischen den wichtigsten Organen aufzeigt.
• Mitarbeitern die Orientierung innerhalb der Organisation erleichtert.
• Dispersionen, Lücken, Überschneidungen von Funktionen sowie ineffiziente Überwachungsstrukturen aufdeckt.
• Die verschiedenen Einheiten mit ihrer jeweiligen Hierarchie repräsentiert.
• Die Arbeitsteilung und Spezialisierung widerspiegelt.
• Die administrativen Einheiten und die zugewiesene Autorität verdeutlicht.

3. Vorteile von Organigrammen

Die Nutzung von Organigrammen bietet entscheidende Vorteile:

• Zwingt die Ersteller dazu, ihre Ideen zu klären.
• Ermöglicht einen schnellen Überblick über die Struktur und Arbeitsbeziehungen.
• Zeigt klare Berichtswege auf.
• Macht Stärken und Schwächen der Unternehmensstruktur sichtbar.
• Dient als historische Dokumentation von Veränderungen und als didaktisches Instrument.
• Unterstützt die Einhaltung von Organisationsprinzipien.
• Erleichtert die Integration neuer Mitarbeiter.

Nachteile von Organigrammen

Trotz der Vorteile sollten folgende Mängel beachtet werden:

• Sie zeigen nur formale Beziehungen und vernachlässigen informelle Netzwerke.
• Der Grad der Autorität lässt sich grafisch nur schwer präzise messen.
• Sie bilden oft den Soll-Zustand ab, nicht den Ist-Zustand, und veralten bei mangelnder Aktualisierung schnell.
• Sie können Verwirrung zwischen persönlicher Autorität und Status stiften.

4. Anforderungen für die Erstellung

Genauigkeit

Die Einheiten und ihre wechselseitigen Abhängigkeiten müssen klar definiert sein, wobei der Schwerpunkt auf der Hierarchie liegt.

Aktualität

Es ist wichtig, dass das Organigramm die aktuelle Situation widerspiegelt. Eine Kennzeichnung des Erstellungsdatums und der verantwortlichen Stelle ist ratsam.

Gleichmäßigkeit

Zur Erleichterung der Interpretation sollten Linien und Symbole innerhalb der Gestaltung standardisiert werden.

5. Klassifizierung von Organigrammen

Organigramme können nach verschiedenen Kriterien klassifiziert werden:

A. Nach der Natur

• Mikroadministrativ: Bezieht sich auf eine einzelne Organisation oder eine ihrer Einheiten.
• Makroadministrativ: Umfasst mehr als eine Organisation.
• Mesoadministrativ: Betrachtet einen ganzen administrativen Bereich oder mehrere Organisationen eines Sektors.

B. Nach dem Feld

• Generell: Enthält Daten einer gesamten Organisation (Master-Karte).
• Spezifisch: Zeigt die Struktur einer einzelnen Verwaltungseinheit oder Abteilung.

C. Nach dem Inhalt

• Integral: Grafische Darstellung aller administrativen Einheiten und deren Hierarchie.
• Funktional: Beinhaltet zusätzlich die wichtigsten Funktionen der Einheiten sowie Stellenbeschreibungen und Personalbedarf.

D. Nach der Präsentation

• Vertikal: Die am weitesten verbreitete Form; Einheiten verzweigen sich von oben nach unten.
• Horizontal: Einheiten werden von links nach rechts angeordnet.
• Gemischt: Kombination aus vertikalen und horizontalen Elementen.
• Block: Variante der vertikalen Form zur Platzersparnis.
• Zirkulär: Die oberste Einheit steht im Zentrum, untergeordnete Ebenen bilden konzentrische Kreise.

1. ISO-Serie

Die ISO-Normen dienen der Qualitätssicherung und dem Qualitätsmanagement:

• ISO 9000: Leitlinien für die Auswahl und Verwendung von Normen.
• ISO 9001: Qualitätsmodell für Design, Entwicklung, Produktion und Installation.
• ISO 9002: Qualitätsmodell für Produktion und Installation.
• ISO 9003: Qualitätsmodell für Endkontrollen und Tests.
• ISO 9004: Elemente eines Qualitätsmanagementsystems.

2. Vorteile der ISO-Zertifizierung

• Verbesserte Balance der Organisation
• Stärkere Marktstellung
• Entwicklung der Humanressourcen
• Kundenzufriedenheit
• Lieferantenentwicklung
• Kontinuierliche Verbesserung
• Kostenreduzierung

3. Was sind Normen?

Normen sind akzeptierte Verhaltensstandards innerhalb einer Gruppe. Sie geben Anweisungen, was in bestimmten Situationen zu tun oder zu unterlassen ist. Im Unternehmen regeln sie das Verhalten der Mitarbeiter und definieren, was am Arbeitsplatz erlaubt ist.

4. Merkmale formaler Regeln

Damit formale Standards die Unternehmensziele unterstützen, sollten sie:

• Konsistent sein: Gleiche Sanktionen für gleiche Vorfälle.
• Fair sein: Belohnung oder Strafe basieren auf dem Verhalten.
• Allen bekannt sein: Transparenz über Regeln und Konsequenzen.
• Erreichbar sein: Realistische Anforderungen an die Arbeitswelt.
• Werte ausdrücken: Die Unternehmenskultur widerspiegeln.
• Konsequenzen aufzeigen: Klarheit über die Folgen bei Regelverstößen.

5. Bedeutung von Normen

Formale Regeln reduzieren zwischenmenschliche Probleme, erleichtern die Interaktion, fördern eine gerechtere Arbeitswelt, verringern willkürliche Entscheidungen durch Vorgesetzte und schützen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer durch klare Richtlinien.