Qualitätsmanagement: Teams und der PDCA-Zyklus

Verbesserungsteams im Qualitätsmanagement

Verbesserungsteams werden gebildet, um spezifische Qualitätsprobleme zu definieren, zu behandeln und zu lösen, um so dauerhafte Verbesserungen in den Betriebsabläufen der Organisation zu erzielen. Diese Teams sind in der Lage, alle Maßnahmen zu ergreifen, die sie für geeignet halten, um ein Problem zu lösen und den Prozess, in dem sie arbeiten, zu verbessern. Sie bestehen aus Mitgliedern mit besonderen Kenntnissen und Fähigkeiten, die aus unterschiedlichen funktionalen Bereichen und/oder Hierarchieebenen kommen. Wichtig ist, dass in ihre Zusammensetzung auch Personen außerhalb der Organisation einbezogen werden können, wie etwa Vertreter eines Kunden oder eines Lieferanten.

Selbstgesteuerte und autonome Gruppen

Selbstgesteuerte oder autonome Gruppen stellen eine große Verbesserung hinsichtlich der Beteiligung der Mitarbeiter am Qualitätssystem dar. In herkömmlichen Systemen ist die Übertragung von Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit oft beschränkt, wodurch auch das Engagement der Mitarbeiter für ihre Arbeitsplätze und die Prozesse begrenzt bleibt. Organisationen, die ein Qualitätssystem mit einem fortgeschrittenen Ansatz schaffen, benötigen eine intensive und umfassende Einbindung aller Mitarbeiter in das Prozessmanagement und die kontinuierliche Verbesserung. Dies erfordert eine neue Art der Leitung und Gestaltung der Arbeit.

Mitarbeiter, die Aufgaben in ihrer Position übernehmen, kontrollieren nun das Ergebnis und sind verantwortlich für die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse, an denen sie beteiligt sind. Diese Aufgaben werden in autodirigierten Gruppen durchgeführt. Solche autonomen, selbstgesteuerten Gruppen bestehen in der Regel aus 10 bis 15 Personen. Diese Teams übernehmen die Leitung der Organisationseinheit und tragen gemeinsam die Verantwortung, die früher den Vorgesetzten zugewiesen worden wäre. Dazu gehören die kollektive Kontrolle über das Arbeitstempo, die Verteilung der Aufgaben, die Organisation von Pausen und die Wahl der Kontrollverfahren.

Design und Implementierung von QM-Teams

• Machbarkeit der Implementierung: Berücksichtigung von Technologie, Organisation, Managementstilen und persönlichen Profilen.
• Externe Bedingungen: Einfluss auf die Gestaltung und Entwicklung der internen Teamverhältnisse.
• Rahmenbedingungen: Design und Entwicklung von Teams.
• Training: Vorbereitung auf die Arbeit in potenziellen Teams.
• Ergebnisse: Resultate der Teamarbeit.

Der PDCA-Zyklus zur kontinuierlichen Verbesserung

Der PDCA-Zyklus, auch bekannt als „Deming-Kreis“ (nach W. Edwards Deming), ist eine Strategie der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung in vier Schritten. Er basiert auf einem Konzept von Walter Shewhart und wird auch als Spirale der kontinuierlichen Verbesserung bezeichnet. Der PDCA-Zyklus wird weithin in Managementsystemen (wie dem ISMS) eingesetzt. Das Akronym steht für Plan, Do, Check, Act (Planen, Ausführen, Überprüfen, Agieren).

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus

• PLAN (Planen): Festlegen der Ziele und Prozesse, die notwendig sind, um die Resultate gemäß den Erwartungen zu erzielen. Der Fokus auf das gewünschte Ergebnis unterscheidet diesen Ansatz von anderen Techniken, bei denen lediglich die Einhaltung von Spezifikationen im Vordergrund steht.
• DO (Ausführen): Implementieren der neuen Prozesse. Wenn möglich, zunächst in einem kleinen Rahmen (Pilotprojekt).
• CHECK (Überprüfen): Kontrolle und Datenerhebung. Nach einem festgelegten Zeitraum werden Daten gesammelt und gegen die ursprünglichen Ziele ausgewertet, um festzustellen, ob die erwarteten Verbesserungen eingetreten sind. Die Ergebnisse werden dokumentiert.
• ACT (Agieren/Anpassen): Anpassung der Prozesse nach den Feststellungen des vorherigen Schritts. Wenn nötig, werden weitere Verbesserungen umgesetzt oder Ziele neu definiert, falls Fehler im vorangegangenen Prozess aufgedeckt wurden.