Rechnungslegung, Handelsbücher und Zahlungsmittel im Handelsrecht

1. Rechnungslegungspflicht und Handelsbücher

Wer als Kaufmann einer gesetzlichen Pflicht zur Rechnungslegung unterliegt, muss folgende Bücher und Aufzeichnungen führen:

• Journal;
• Hauptbuch (Sachkonten), laufend geführt;
• Inventarbuch (Bilanzbuch);
• Kopierbuch für Schreiben und Karten.

2. Aufbewahrungspflicht

Gemäß Artikel 44 des Handelsgesetzbuches (Código de Comercio) sind Kaufleute verpflichtet, die Bücher und Belege mindestens bis zur endgültigen Liquidation aller Geschäfte bzw. für die gesamte Lebensdauer des Unternehmens aufzubewahren.

3. Begriff und Änderung des Wechsels

Ein Wechsel ist eine Urkunde, die eine Verpflichtung zur Zahlung einer bestimmten oder bestimmbaren Geldsumme zu einem festen oder bestimmbaren Zeitpunkt begründet. Er ist an Order oder auf den Inhaber ausgestellt und muss an den berechtigten Begünstigten oder dessen rechtmäßigen Vertreter ausgehändigt werden.

4. Begriff des Eigenwechsels

Ein Eigenwechsel ist eine an Order oder auf den Namen lautende Urkunde, mit der eine Bank bestätigt, dass der Aussteller einen bestimmten Betrag erhalten hat, und sich verpflichtet, diesen dem Begünstigten zu zahlen. Der Eigenwechsel ist ähnlich wie ein Wechsel zu behandeln und bietet den Vorteil, dass der Empfänger den Bestand der Forderung nicht gesondert prüfen muss.

5. Begriff der Verkaufsrechnung

Die Rechnung ist ein Beleg, den steuerpflichtige Unternehmen ausstellen müssen, die der Umsatzsteuer auf Verkäufe beweglicher Sachen und/oder Dienstleistungen unterliegen. Sie ist für alle Geschäfte mit natürlichen oder juristischen Personen auszustellen, die Güter erwerben oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen, unabhängig davon, ob der Vorgang steuerpflichtig oder steuerbefreit ist.

6. Wie viele Exemplare der Rechnung sind auszustellen?

Eine Rechnung besteht aus vier Exemplaren:

• Original: für den Kunden bestimmt;
• Duplikat: für das Unternehmen (zur internen Buchführung und Vorlage beim Steuerdienst SII);
• Triplikat: für die Steuerkontrolle, ebenfalls beim Kunden;
• Quadruplikat: für die vollstreckungsfähige Kontrolle, verbleibt im Unternehmen.

7. Kaufbeleg (Boleta) für Verkauf und Dienstleistung

Die Ausstellung eines Kaufbelegs ist erforderlich, wenn der Betrag 180 US-$ nicht übersteigt. Bei Verkäufen unterhalb dieses Mindestbetrags gilt dasselbe Verfahren: Der Beleg wird für den täglichen Gesamtbetrag der Verkäufe unterhalb des Mindestbetrags ausgestellt und ins Verkaufsbuch eingetragen. Am Ende des Zeitraums ist der Gesamtbetrag im neuen Formular Nr. 29, Zeile 5, Code 110 und 111 zu erklären.

Kaufbelege sind in zwei Exemplaren auszustellen:

• Original für den Verkäufer;
• Kopie für den Käufer.

8. Beleg im Zusammenhang mit EBS-Leistungen

Die EBS-Leistungen betreffen die Vergütung für Personen, die nicht selbstständig arbeiten, sondern in einem Unterordnungsverhältnis tätig sind oder festgelegten Arbeitszeiten unterliegen.

9. Begriff der Zahlungsanweisung

Eine Zahlungsanweisung ist eine Urkunde, die eine Person (Aussteller) verpflichtet, einen bestimmten oder bestimmbaren Geldbetrag an den Begünstigten oder dessen Order zu zahlen. Beteiligt sind der Aussteller, der Bezogene und der Begünstigte. Wird die Urkunde nicht ausdrücklich als Zahlungsanweisung bezeichnet, gilt sie als Eigenwechsel oder Zahlungsversprechen, sofern sie die entsprechenden Merkmale aufweist.

10. Pflichtangaben einer Zahlungsanweisung

Damit eine Zahlungsanweisung gültig ist, muss sie folgende Angaben enthalten:

• Bezeichnung „Zahlungsanweisung“ im Text der Urkunde;
• Bestimmte Geldsumme in Euro oder einer Fremdwährung;
• Zahlungsort;
• Name des Zahlungsempfängers oder dessen Order;
• Datum und Ort der Ausstellung;
• Unterschrift des Ausstellers;
• Angabe des Zahlungspflichtigen;
• Angabe der Fälligkeit (fehlt sie, gilt die Zahlung bei Sicht);
• Unterschrift des Ausstellers. Die Urkunde ist in den Büchern zu erfassen und nach Zahlung entsprechend zu behandeln;
• Ist ein Ort der Ausstellung angegeben, gilt dieser als Erfüllungsort.

11. Begriff der Namenszahlungsanweisung

Eine Namenszahlungsanweisung ist eine an Order gezogene Urkunde, die nur an den genannten Begünstigten ausgezahlt werden darf. Sie kann nur durch den ausdrücklich Benannten eingelöst werden, sofern sie nicht auf ein Bankkonto des Begünstigten eingezahlt wird.

12. Lastschrift (Nota de débito)

Eine Lastschrift wird nachträglich zu einer bereits ausgestellten Rechnung erstellt, um deren Betrag zu erhöhen. Gründe hierfür sind:

• Erhöhung der auf der Rechnung angegebenen Preise;
• Nachforderung von Beträgen, die aufgrund eines Fehlers nicht in der Rechnung enthalten waren;
• Zinsen und Verzugsgebühren für Zahlungsrückstände;
• Aus jedem anderen Grund, der die Rechnung erhöht.

13. Was ist das vierte Exemplar der Rechnung?

Das vierte Exemplar (Quadruplikat) ist das vollstreckungsfähige Kontrollexemplar, das beim Unternehmen verbleibt. Zahlt der Kunde regelmäßig oder gegen Barzahlung nicht fristgerecht, kann dieses Exemplar als Grundlage für die Durchsetzung der Forderung dienen.

14. Zitat

Das Zitat betrifft die Abteilung für Dokumente im Geschäftsverkehr und ist im ersten Teil dargestellt.

Es gibt außerdem einen Beitrag der Arbeitnehmer, der in den Posten für soziale Sicherheit einzuzahlen ist. Er wird in einigen Ländern als vorsorglicher Beitrag bezeichnet und ist meist monatlich auf Grundlage des Lohns oder Gehalts zu berechnen.

Karlita Dezember (20:48):

* Der Beitrag ist vom Arbeitgeber einzubehalten (durch Abzug) und an das System der sozialen Sicherheit abzuführen. Im Fall von Selbstständigen erfolgt die Abrechnung auf der individuellen Abrechnung des Arbeitnehmers bei der AFP.

15. Was ist der Kaufauftrag (Orden de compra)?

Ein Kaufauftrag ist ein Dokument ähnlich einer Bestellung. Er gilt für Waren, wenn der Lieferant an einem bestimmten Ort ansässig ist, der Verkäufer das Produkt jedoch nicht anbietet. Das Dokument dient als formale Anfrage des Käufers nach den gewünschten Waren. Es muss präzise, klar und vollständig die angeforderten Angaben enthalten.

16. Was ist ein Reiseführer?

Beim gewünschten Element Nr. 55 des Formulars Nr. 825 handelt es sich um Dokumente mit verbindlichen Ausstellungsgrenzwerten. Sie werden gewählt, wenn die Rechnung nicht ausgestellt wird oder wenn die Güter ohne Verkauf transportiert werden.

17. Was bedeutet Orderklausel (XEQ)?

Das Dokument enthält den Namen des Begünstigten, der ausdrücklich berechtigt ist, es zu übertragen, da die Orderklausel vorliegt. Die Klausel kann gestrichen werden; dann wirkt der Aussteller durch Übertragung der Urkunde wie gewöhnlich mittels Indossament.

18. Welche Voraussetzungen gelten für den Kaufbeleg?

Im Allgemeinen werden Kaufbelege wie folgt ausgestellt:

• Bei Verkauf beweglicher Sachen muss der Beleg im Moment der Übergabe der Waren ausgestellt werden, entweder tatsächlich oder symbolisch.
• Bei Dienstleistungen muss der Beleg im Moment der Zahlung ausgestellt werden.

19. Welche Steuern werden im Formular Nr. 29 erklärt?

Die im Formular Nr. 29 zu erklärenden Steuern sind die wichtigsten Steuerpflichten, die an das Finanzamt abzuführen sind, etwa die Zahlung von Steuern (z. B. bei Kapitalerhöhungen oder Änderungen bei den Gesellschaftern des Unternehmens).

20. Darf das Unternehmen Zahlungen in bar leisten?

Die Zahlungen aus der Kasse des Unternehmens sind über Namenszahlungsanweisungen abzuwickeln, die den gesetzlichen Merkmalen der internen Kontrolle entsprechen. Tipp: Die Namenszahlungsanweisung muss den Namen und die Steuernummer (RUT) der Person enthalten, der sie ausgestellt wird, sowie die Nummer der zugrunde liegenden Rechnung.

Die Zahlungen aus der Kasse sind über eine Namenszahlungsanweisung abzuwickeln, die den Anforderungen der internen Kontrolle entspricht:

• Name der Person, an die die Namenszahlungsanweisung ausgestellt wird;
• RUT der Person, an die die Namenszahlungsanweisung ausgestellt wird;
• Nummer der auf der Namenszahlungsanweisung ausgestellten Rechnung.