Wichtige Geschäftsdokumente: Arten, Funktionen und MwSt.

Wichtige Geschäftsdokumente und ihre Bedeutung

Business Documents: Dies sind schriftliche Aufzeichnungen von Transaktionen. Sie dienen dazu, Transaktionen und die beteiligten Personen zu ermitteln. Sie sind eine Form des Beweises, falls ein Problem auftritt, und unterstützen die Richtigkeit der Buchführung.

Bestellung

Bestellung: Sie ist der Nachweis, dass der Käufer beim Verkäufer Waren anfordert oder bestellt, unter Angabe der Zahlungsbedingungen und der Art der Lieferung. Auch als Bestellung bezeichnet.

Absender

Absender: Dies ist das Begleitdokument, das die Angaben des Verkäufers sowie die Lieferung der verkauften Waren aufstellt.

Rechnung

Rechnung: Dies ist das Dokument, das der Verkäufer dem Käufer übermittelt und das den Betrag für auf Kredit oder bar verkaufte Waren ausweist.

Ticket

Ticket: Hat die gleiche Funktion wie eine Rechnung bei Barverkäufen und in Kleinmengen. Es wird von der Kasse oder dem Verkäufer ausgestellt und dem Käufer übergeben; es enthält die Einzelheiten des Kaufs.

Debit-Hinweis (Belastungsanzeige)

Debit-Hinweis: Dies ist das Dokument, das der Verkäufer an den Käufer sendet, um mitzuteilen, dass dessen Verbindlichkeiten erhöht wurden. Gründe können sein: zusätzliche Kosten, die dem Käufer vom Verkäufer in Rechnung gestellt werden (Fracht, Provisionen usw.), zuvor nicht berechnete Kosten oder Zinsaufwendungen.

Credit-Hinweis (Gutschrift)

Credit-Hinweis: Dies ist das Dokument, das der Verkäufer an den Käufer sendet, um mitzuteilen, dass dessen Verbindlichkeiten reduziert wurden. Beispiele sind: Rücksendungen von Waren, nachträgliche Rabatte oder Preisnachlässe, die noch nicht verrechnet waren.

Eingangsbeleg (Quittung)

Eingang: Dies ist der Nachweis, dass der Verkäufer dem Käufer bzw. gegenüber Dritten den Empfang von Geld, Schecks, Schuldscheinen oder anderen Wertpapieren bestätigt.

Kontoübersicht

Konto-Zusammenfassung: Dies ist ein Dokument, das regelmäßig (z. B. monatlich) vom Verkäufer an den Käufer gesendet wird und Einzelheiten zur Kontobilanz und zu Transaktionen enthält (Käufe, Zahlungen, Belastungen, Gutschriften).

Geöffnet (Wechsel / Schuldschein)

Geöffnet: Dies ist ein Dokument, bei dem eine Person erklärt, sich bereit zu erklären, einer anderen innerhalb einer bestimmten Frist einen Geldbetrag zu zahlen (z. B. Wechsel oder Schuldschein).

Einzahlungsbeleg

Einzahlungsscheine: Das Dokument, das die Bank ihren Kunden ausstellt und das bestätigt, dass sie Geld, Schecks oder andere Wertpapiere als Giro- oder Spareinlagen erhalten hat.

Scheck

Check: Ein Scheck ist eine Zahlungsanweisung an eine Bank, mit der der Kontoinhaber die Auszahlung von Geld von seinem Girokonto an einen Begünstigten veranlasst. Ein ungedeckter Scheck liegt vor, wenn nicht genügend Deckung auf dem Konto vorhanden ist; solche Schecks können von der Bank nicht ausgezahlt werden.

Mehrwertsteuer (MwSt.)

Mehrwertsteuer (MWST): Die Mehrwertsteuer ist eine nationale Steuer auf den Verkaufspreis von Waren, Werken und Dienstleistungen sowie auf damit verbundene Zuschläge, Rabatte, Zinsen und Warenrücksendungen. Alle Personen, die bei einem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen Mehrwertsteuer berechnen oder zahlen, sind an der MwSt. beteiligt. Die vereinnahmte MwSt. wird als Umsatzsteuerverbindlichkeit bezeichnet; die gezahlte MwSt. gilt als Vorsteuer oder Steuergutschrift. Die Differenz zwischen geschuldeter MwSt. und Vorsteuer ist regelmäßig, in der Regel monatlich, an die zuständige Steuerbehörde (z. B. Finanzamt, in manchen Ländern Internal Revenue Service / DGI) abzuführen.

Zusammenfassung und Hinweise

• Geschäftsdokumente dienen der Nachweisführung und unterstützen die korrekte Buchführung.
• Bewahren Sie Belege (Bestellungen, Rechnungen, Quittungen, Gutschriften, Lastschriften) systematisch auf.
• Kontrollieren Sie regelmäßig Kontoübersichten und MwSt.-Abrechnungen, um Differenzen frühzeitig zu erkennen.