Aufbau & Struktur wichtiger Geschäftsdokumente (Notiz, Zertifikat, Memo)

Aufbau einer Formellen Notiz (Nota)

1. Emittent: Vollständiger Name in Großbuchstaben, Position, Firma (falls extern) und Unterschrift des Ausstellers.
2. Grußformel: Grußkarten kostenlos (als optionaler Bestandteil).
3. Empfänger (Rezeptor): Vollständiger Name in Großbuchstaben, Position, Firma (falls extern).
4. Nachricht: Der eigentliche Inhalt der Notiz.
5. Anrede/Titel-Bestätigung: Wiederholung der Namen und Bestätigung des Geschlechts/Titels (z.B. Herr, Frau, Titel).
6. Ort und Datum der Ausstellung.
7. Optional (Einladungen): Schreiben Sie: SCA 6994227 oder RSVP 6.994.227, um die Anwesenheit zu bestätigen.

Struktur eines Zertifikats

1. Briefkopf: Name des Unternehmens, Kategorie, Telefon, Fax, Adresse und Stadt.
2. Titel und Seriennummer: Das Wort ZERTIFIKAT und die Seriennummer. Bei einigen öffentlichen Zertifikaten wird die Nummer am Ende als sogenanntes Folio angebracht.
3. Hauptteil (Body): Darstellung des Sachverhalts und gegebenenfalls positive Studien oder Gutachten über das Thema.
4. Zweckbestimmung: Angabe, ob das Zertifikat spezifisch oder allgemein ist. Bei öffentlichen oder privaten juristischen Zertifikaten: Angabe der rechtlichen Argumente, die die Ausstellung unterstützen, und/oder die Gültigkeit der Bescheinigung (gezählt ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung).
5. Ort und Datum der Ausstellung.
6. Unterzeichnerformel: Name des ausstellenden Unternehmens (in Großbuchstaben).
7. Unterschrift, Name und Position des Emittenten.
8. Verantwortlichkeitsinitialen.

Aufbau eines Memorandums (Memo)

1. Briefkopf: Enthält den Namen des Unternehmens und die Abteilung, die das Dokument ausstellt.
2. Titel und Seriennummer: Das Wort MEMORANDUM und die Seriennummer.
3. Ort und Datum der Ausstellung: Der Name der Stadt wird vollständig in Großbuchstaben geschrieben, gefolgt von Monat, Tag und Jahr in Kleinbuchstaben.
4. Titel, Name und Position des Emittenten.
5. Titel, Name und Position des Empfängers (Rezeptor).
6. Referenz/Betreff: Kurze Zusammenfassung des Inhalts.
7. Anrede (Vokativ): Die erste Grußformel (z.B. Lord, Sir, Meine Hochachtung).
8. Nachricht/Inhalt: Enthält alle Informationen, die der Absender übermitteln möchte. Sollte kurz gehalten werden.
9. Schlussformel/Abschiedsgruß: Wird hauptsächlich für höfliche Komplimente oder herzliche Grüße verwendet.
10. Unterschrift, Name und Position des Emittenten.
11. Verantwortlichkeitsinitialen: Großbuchstaben für die geistig verantwortliche Person (Unterzeichner) und Kleinbuchstaben für die materiell verantwortliche Person (Sekretärin).
12. Anhänge: Name der Begleitdokumente des Memorandums, falls zutreffend.
13. Kopien (Cc): Angabe, wem eine Kopie des Dokuments gesendet wurde.

Arten von Berichten

• Routine
• Memorandum
• Standardisiert
• Spezielle
• Akademisch

Elemente eines Geschäftsbriefs

• Briefkopf: Identifizierung des emittierenden Unternehmens. Enthält mindestens: Firmenname, Kategorie, Telefon, Fax, Adresse und Stadt.
• Ort und Datum: Wird mit einem Großbuchstaben am Anfang geschrieben, nicht abgekürzt, gefolgt von Komma, Tag, Monat und Jahr.
• Referenz/Betreff: Kurze Zusammenfassung des Inhalts des Schreibens. Beginnt mit der Abkürzung REF oder RFN.
• Interne Adresse (Empfänger): Identifizierung des Empfängers: Name, Titel, Firma, Adresse und Stadt. Wird der Brief von Hand oder per Fax übermittelt, werden Stadt und Adresse weggelassen und stattdessen das Wort DIESER angegeben.
• Anrede (Vokativ): Wort oder Phrase, die die Aufmerksamkeit des Empfängers erregt. Nicht abkürzen; danach folgen zwei Punkte. Beispiel: Herr, Sir, Meine Hochachtung.
• Nachricht/Inhalt: Enthält alle Informationen, die dem Empfänger übermittelt werden sollen. Im Idealfall in kurze Absätze unterteilt.
• Schlussformel/Abschiedsgruß: Nicht abkürzen; danach folgt ein Komma. Beispiele: Mit freundlichen Grüßen, Beste Grüße, Hochachtungsvoll.
• Unterzeichnerformel: Vollständiger Name des Unternehmens in Großbuchstaben.
  • Unterschrift, Name und Titel des Emittenten.
• Verantwortlichkeitsinitialen: Großbuchstaben für die geistig verantwortliche Person (Unterzeichner) und Kleinbuchstaben für die materiell verantwortliche Person (Sekretärin). Ist es dieselbe Person, wird dies entsprechend wiederholt.
• Anhänge: Dokumente oder Gegenstände, die dem Brief beigefügt sind, werden namentlich aufgeführt.
• Kopien (Cc): Angabe der Exemplare, die an Dritte versandt wurden, sowie der Ablage.