Effektive Meetings: Planung, Rollen und Durchführung

Effektive Meetings im Unternehmen

Meetings sind eine gemeinsame Tätigkeit in einem Unternehmen. Sie dienen dazu, innerhalb des Teams zu planen, zu koordinieren und Entscheidungen zu treffen. Jedoch ist es keine leichte Aufgabe, sicherzustellen, dass diese auch wirksam sind.

Was ist eine Sitzung?

Eine Sitzung ist eine Tätigkeit, bei der eine Gruppe von Personen bzw. ein Team in einem bestimmten Zeitrahmen und Raum miteinander kommuniziert, um gemeinsame Lösungen für ein bestimmtes Ziel zu erarbeiten.

Merkmale eines Meetings

• Erfordern eine Gruppe von Personen.
• Flüssige und ständige Kommunikation unter den Teilnehmern.
• Ein bestimmter Ort während einer bestimmten Zeit.
• Teilnehmer treffen Beschlüsse.
• Die Vereinbarung erfordert ein bestimmtes Ziel.

Ziele eines Meetings

Die Ziele eines Meetings können sehr vielfältig sein:

• Bericht über ein Thema.
• Verbreitung von Wissen.
• Lösung eines Problems.
• Vorstellung neuer Ideen, Ansätze und Verfahren.
• Analyse, Bewertung und Planung von Handlungsstrategien, Arbeitsmethoden sowie neuen Produkten oder Dienstleistungen.
• Koordinierung der Rollen der Teammitglieder.

Wenn Sie zu einer Sitzung einladen oder daran teilnehmen, deren Ziel nicht eindeutig definiert ist, stellt dies einen Zeitverlust dar, der sich sehr negativ auf den Arbeitsplatz auswirkt.

Die zwei Dimensionen einer Sitzung

In jeder Sitzung gibt es zwei Dimensionen:

• Dimension des Wissens: Teilnehmer fordern Informationen an oder bringen Wissen zum Thema ein, geben Stellungnahmen ab, machen Vorschläge oder bitten um Problemlösungen.
• Sozioemotionale Dimension: Teilnehmer drücken Übereinstimmung oder Nichtübereinstimmung mit den Ansichten anderer aus, sind entspannt oder angespannt oder helfen einander.

(Tabelle der Art der Sitzungen)

Teilnehmer am Meeting

Die Auswahl der Teilnehmer ist eine der wichtigsten Aufgaben vor der Einladung. Sie entscheidet über Erfolg oder Scheitern des Treffens. Es ist wichtig, die Teilnehmer gezielt zu wählen, da nicht jeder Informationen, Ideen, Meinungen oder Lösungen beisteuern kann.

Es gibt zwei Arten von Teilnehmern:

• Der Moderator (Leiter, Animator oder Regisseur).
• Die weiteren Mitglieder der Gruppe bzw. des Teams.

Was sind die Funktionen und Rollen der Einzelnen?

Die Rolle des Moderators

Der Moderator ist für die Leitung, Führung und Koordinierung des Meetings zuständig:

1. Darstellung der zu klärenden Fragen oder Themen.
2. Moderation der Diskussionen: Wortmeldungen organisieren, Redezeit begrenzen und verbale Auseinandersetzungen vermeiden.
3. Versuchen, Einigungen zu erzielen.
4. Schaffung eines Klimas des Vertrauens und der Herzlichkeit.
5. Förderung der Kommunikation und des Team-Zusammenhalts.
6. Belebung der Sitzung.
7. Zusammenfassung der Hauptpunkte sowie der getroffenen Vereinbarungen und Kompromisse.

Jedes Mitglied eines Teams kann eine oder mehrere Rollen spielen. (Tabelle der Moderator-Rollen)

Eigenschaften eines guten Moderators

Die Moderation ist keine leichte Aufgabe, die jeder Person übertragen werden kann. Ein Moderator benötigt sowohl technisches Wissen über das Thema als auch psychologische Kenntnisse, um die Mitglieder zu führen. Er sollte folgende positive persönliche Eigenschaften besitzen:

• Positiv und offen.
• Objektiv und herzlich.
• Animierend und beteiligend.
• Mediator und regelnd.
• Sensibel und fähig, analytisch zu denken.

Die Rolle der Teilnehmer

Sicherlich haben Sie im beruflichen Umfeld schon oft Sätze gehört wie: „Schon wieder ein Meeting heute.“ Die Organisation einer Veranstaltung muss daher sehr konkrete Ziele verfolgen. Die Teilnehmer sollten folgende Funktionen erfüllen:

• Aktive und konstruktive Mitarbeit.
• Klare und autonome Präsentation von Ideen.
• Zuhören sowie Akzeptanz und Respekt gegenüber anderen Ansichten.
• Vorschlagen von Alternativen bei Uneinigkeit.
• Konzentration auf das Thema ohne Abschweifungen.
• Respektieren der Tagesordnung und der vom Moderator festgelegten Regeln.
• Nützliche Anregungen für das reibungslose Funktionieren der Gruppe einbringen.
• Versuch, Spannungen abzubauen.