Effizientes Dokumentenmanagement: Archivierung & Kommunikation

Archiv-Kommunikation

Unser Archiv fungiert als Dokumentationszentrum, das uns ermöglicht, unsere Arbeit effektiv zu gestalten. Wir bieten einen erstklassigen Service zu einem fairen Preis, der eine optimale Verwaltung und eine schnelle Auffindbarkeit unserer Dokumente gewährleistet.

a) Einstufungskriterien

Um unsere Ziele zu erreichen, sollte unser Archiv folgende Kriterien erfüllen:

• Vermeidung von Verwirrung: Die Kriterien müssen klar und eindeutig sein.
• Zugangsberechtigung: Jede berechtigte Person muss die Regeln kennen, nach denen das Archiv organisiert ist.
• Objektive Ablage: Dokumentationen werden nach objektiven Kriterien abgelegt.
• Generische Klassifizierung: Dokumente werden nach generischen Kriterien sortiert.

b) Standards für die alphabetische Archivierung von Personennamen

Personennamen werden nach dem Nachnamen klassifiziert, gefolgt von einem Komma und dem Vornamen.

c) Standards für die alphabetische Archivierung von Firmennamen

Namen von Unternehmen, Institutionen und Organisationen werden alphabetisch nach folgenden Standards eingereicht:

• Artikel: Wenn ein Artikel Teil des Namens ist, wird er beibehalten.
• Abkürzungen: Wir verwenden keine Abkürzungen, sondern den vollständigen Namen.
• Zahlen: Zahlen werden als Wörter behandelt.
• Sonderzeichen: Bindestriche werden ignoriert; zwei Elemente werden als ein Wort betrachtet.
• Gleiche Namen: Bei identischen Firmennamen erfolgt die Sortierung nach Städten.

d) Archivierungssysteme

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Archivierungslösungen. Wir unterteilen diese in folgende Gruppen:

• Vertikale Archive: Möbel zur vertikalen Archivierung von Dokumenten, mit oder ohne Führungsschienen für Hängemappen.
• Horizontale Archive: Spezielle Ablagen für Karten, Zeichnungen oder Pläne.
• Ringordner: Ordner aus Kunststoff oder Karton mit Ringmechanik zur Dokumentenablage.
• Visitenkartenhalter: Zur Aufbewahrung von Karten mit alphabetischen Trennblättern.

e) Registratur

Das Registraturbuch ist ein System zur Erfassung, Archivierung und Verteilung der ein- und ausgehenden Dokumentation in Unternehmen, Institutionen und öffentlichen Einrichtungen.

Wichtige Dokumentenarten:

• Rundschreiben: Geschäftsschreiben, die an denselben Personenkreis oder Institutionen gerichtet sind.
• Zertifikate: Dokumente, die von Behörden oder Einzelpersonen ausgestellt werden, um eine Tatsache oder einen Sachverhalt zu belegen.
• Interne Mitteilungen: Dokumente für den internen Gebrauch, insbesondere zwischen verschiedenen Abteilungen.
• Schreiben der öffentlichen Verwaltung: Dokumente, die gemäß geltenden gesetzlichen Regeln verfasst wurden.
• Offizielle Schreiben (Oficio): Dokumente, die den Austausch zwischen öffentlichen Stellen, Unternehmen und Privatpersonen ermöglichen.