Formale Texte: Leitfaden für Briefe und Lebensläufe

Formale Texte: Anschreiben und Lebenslauf

Formale Texte umfassen im Wesentlichen das Anschreiben und den Lebenslauf.

1. Der Brief

Ein Brief ist eine kurze Mitteilung, die in der Regel von einer Privatperson an eine andere gesendet wird (meist in einem Umschlag). Die Arten von Briefen variieren stark je nach Thema, Zweck, Art der Beziehung zwischen Absender und Empfänger sowie dem gewählten Modell.

Der persönliche Brief

Der persönliche Brief (Standard- und Umgangssprache) behandelt familiäre Angelegenheiten oder Themen unter Freunden. Er zeichnet sich durch Natürlichkeit und Spontaneität aus und wird oft handschriftlich verfasst.

Der formelle Brief

Ein formeller Brief (gehobene Sprache und formelles Register) befasst sich mit beruflichen, geschäftlichen oder administrativen Angelegenheiten. Seine Hauptmerkmale sind:

• Dienst an einer bestimmten Funktion (Bewerbung, Information, Angebot etc.).
• Einhaltung fester Strukturen und vorgegebener Präsentationsregeln.
• Ein Stil, der Klarheit und Prägnanz sucht.
• Festgelegte Gruß- und Abschiedsformeln (standardisierte Ausdrücke).
• Häufige Verwendung von Abkürzungen (z. B. Hr. für Herr).
• In der Regel mit einem Textverarbeitungsprogramm am Computer erstellt.

Struktur eines Briefes

Die wesentlichen Teile eines Briefes sind:

• Persönlicher Brief (spontan): Ort und Datum, Grußformel, Darstellung des Sachverhalts, Abschiedsgruß, Unterschrift, P.S. (Postskriptum).
• Formeller Brief (nicht spontan): Name und Anschrift des Absenders, Name und Anschrift des Empfängers, Ort und Datum, Grußformel, Darstellung des Sachverhalts, Abschiedsgruß, Unterschrift.

Der Name und die Anschrift des Absenders sowie gegebenenfalls ein Logo bilden den Briefkopf. Dieser befindet sich meist oben links auf dem Blatt. Das Postskriptum (P.S.) ist ein Nachtrag am Ende des Briefes. In formellen Briefen ist es jedoch ratsam, darauf zu verzichten.

Formelle Briefe sind oft stereotyp. In der formellen Korrespondenz überwiegen zwei Sprachstile: die Verwaltungssprache (Behörden und Justiz) und die Handelssprache. Erstere ist durch Fachterminologie geprägt, während Letztere praktisch und effizient sein muss.

Das Bewerbungsschreiben

Eine besondere Art des formellen Briefes ist das Bewerbungsschreiben. Es wird meist als Antwort auf eine Anzeige in der Presse verfasst und dient dazu, den Lebenslauf des Bewerbers zu begleiten. Es muss formalen Konventionen entsprechen, genau angeben, auf welche Anzeige man sich bezieht, und sollte am Computer geschrieben werden.

2. Der Lebenslauf

Der Lebenslauf (Curriculum Vitae) ist ein Dokument, das Daten, Studien, Tätigkeiten und berufliche Leistungen einer Person enthält. Beim Erstellen eines Lebenslaufs gilt:

• Er ist schematisch als Aufzählung mit einfachen Sätzen gestaltet, um leicht lesbar zu sein.
• Er muss gut strukturiert sein (klare Ränder, Einrückungen etc.).
• Relevante Aspekte für das gesuchte Profil sollten hervorgehoben werden.
• Die Daten werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge (das Neueste zuerst) aufgeführt.
• Das Design muss tadellos sein, erstellt am Computer, einseitig, in schwarzer Tinte.
• Es sollte immer das Original (keine Fotokopie) gesendet werden.
• Falls gefordert, wird ein Passfoto beigefügt.
• Der Lebenslauf wird nicht unterschrieben.

Weitere formale Textarten

Der Antrag (Die Instanz)

Der Antrag (oder die Instanz) ist ein Brief, der ein förmliches Ersuchen an eine Person in einer leitenden Position innerhalb einer offiziellen Institution darstellt. Er hat eine feste Struktur; oft werden bereits gedruckte Formulare verwendet, die in der 3. Person ausgefüllt werden.

Das Zertifikat

Das Zertifikat ist ein Dokument zur offiziellen Anerkennung einer Tatsache. Es handelt sich um häufig verwendete Dokumente, die auf Antrag der betroffenen Person von einer dazu berechtigten Person oder einem Unternehmen ausgestellt werden (z. B. Gesundheitszeugnis, Teilnahmebescheinigung etc.).

Das Protokoll

Das Protokoll ist ein Schriftstück, das den Verlauf oder die Vereinbarungen einer Sitzung (z. B. Eigentümerversammlung) festhält. Es wird vom Sekretär erstellt. Ein Protokoll kann detailliert (Punkt für Punkt mit Namensnennung) oder schematisch (Fokus auf Beschlüsse) verfasst sein.

Der Bericht

Der Bericht ist eine Aufstellung von Fakten oder Daten über den Status einer Angelegenheit. Er liefert objektive Informationen und umfasst in der Regel Handlungsempfehlungen in Bezug auf seinen Gegenstand. Berichte werden meist auf Anfrage erstellt, um eine Entscheidungsgrundlage oder Problemlösung zu bieten.