Grundlagen des Bestandsmanagements und der Materialwirtschaft

Definition und Klassifizierung von Beständen

A) Definition der Bestände

Bestände (Vorräte): Aktiva des Unternehmens, die für den Verkauf oder die Verarbeitung und Integration in den Produktionsprozess bestimmt sind. Das Hauptmerkmal ist die Mobilität oder Rotation entlang des Konjunkturzyklus des Unternehmens.

B) Einstufung der Bestände

Nach der Klassifikation des allgemeinen Kontenrahmens:

• Rohstoffe: Elemente, die verwendet werden, um das Endprodukt zu erhalten (z. B. Mehl für Brot).
• Zugekaufte Komponenten und Baugruppen: Diese werden für die Herstellung des Endprodukts verwendet und den Rohstoffen in einer späteren Phase des Herstellungsprozesses hinzugefügt (z. B. Autoräder).
• Materialien für Einsatz und Ersatz: Dienen der Aufrechterhaltung der strukturellen Kapazitäten des Unternehmens, der Reparatur sowie der Verhütung von Bruch oder Verschleiß der Ausrüstung (z. B. Reparaturwerkstoffe).
• Unfertige Erzeugnisse (Work in Progress): Materialien, die sich am Ende des Geschäftsjahres noch im Produktionsprozess befinden.
• Halbfertigprodukte: Produkte, die am Ende des Geschäftsjahres noch nicht abgeschlossen sind und noch nicht durch alle Abteilungen des Unternehmens fertiggestellt wurden.
• Fertigerzeugnisse: Fertiggestellte Produkte und Waren (z. B. Brot).
• Handelswaren: Waren, die im Ausland oder von Dritten erworben und ohne weitere Transformationen weiterverkauft werden.

Nach der Zurechnung zu den Produktkosten:

• Direkte Materialien: Können leicht einem bestimmten Produkt zugeordnet werden (z. B. Holz bei der Herstellung von Stühlen).
• Indirekte Materialien: Kosten können nicht unmittelbar identifiziert werden (z. B. Licht in der Werkstatt).

Angesichts der Speicherkapazität:

• Lagergut: Güter, bei denen eine zeitliche Verzögerung zwischen dem Zeitpunkt des Empfangs und der Verwendung in der Produktion auftritt. Dies umfasst alle Elemente der Gruppe 3, mit Ausnahme von "kontinuierlichen Lieferungen".
• Nicht-lagerfähige Materialien: Diese können nicht physisch gelagert werden (Gruppe 62 und externe Dienstleistungen).

Funktionen des Einkaufs und der Beschaffung

Die Materialkontrolle umfasst die Phasen der Beschaffung, Entgegennahme und Lagerung.

Einkauf: Funktion zur Beschaffung der erforderlichen Elemente für den Produktionsprozess, die extern erworben werden müssen – in der benötigten Menge und zu minimalen Kosten.

Der Einkauf übernimmt drei Grundfunktionen:

• Erwerbsfunktionen
• Funktionen des Wareneingangs (Roh- und Hilfsstoffe)
• Lagerhaltungsfunktionen

A) Funktionen des Kaufs

Innerhalb dieser Gruppe können wir aufzählen:

• Kontakte zu verschiedenen Anbietern: Aushandlung von günstigen Einkaufsbedingungen für das Unternehmen.
• Feststellung der optimalen Bestellgröße.
• Aushandlung der bestmöglichen Konditionen.
• Durchführung der Bestellung: Der Lieferant wird beauftragt, bestimmte Artikel gegen Gebühr zu liefern.
• Entwicklung der Lieferantenstrategie: Um die Versorgung zu minimalen Kosten zu sichern und Rabatte für größere Mengen zu erhalten. Dies muss vom Management genehmigt werden.

B) Funktionen der Beschaffung (Provisioning)

Beschaffung: Gesamtheit der Maßnahmen, mit denen das Unternehmen die zur Herstellung benötigten Materialien bereitstellt. Die grundlegenden Funktionen sind:

• Schätzung des Materialbedarfs für jeden Zeitraum.
• Auftragsabwicklung.
• Rezeption und Kontrolle der Materialien.

Unter anderem unterstreichen wir folgende Aufgaben:

• Erhalt und Überprüfung der Artikel (Lieferschein mit Bestellung abgleichen).
• Erstellung von Berichten.
• Einrichtung eines Wareneingangsverzeichnisses.
• Ausgabe einer Annahmeerklärung.

Es sollte immer ein Mindestbestand in der Bestandsbewirtschaftung im Hinblick auf Nachfrage und Lieferanten gepflegt werden.

C) Die Rolle des Lagers

Sie basiert auf der Speicherung und dem Schutz aller eingehenden Materialien, deren Klassifizierung und der Integration in den Produktionsprozess.

Vorräte sollen es dem Unternehmen ermöglichen, Verzögerungen bei Auslieferungen an Kunden zu vermeiden und die Kontinuität des Produktionsprozesses zu gewährleisten.

Das Volumen der Bestände wird durch zwei Variablen bestimmt:

• Die Nachfrage.
• Die Lieferfrist der Lieferanten.

D) Die Konsolidierung der Materialien

Die Kodifizierung hilft dabei, Produkte im Geschäftsfeld zu beschreiben und zu lokalisieren. Die Codierung ist zweifach:

• Geografische Identifizierung: Ort des Elements innerhalb des Unternehmens.
• Identifikation des Materials.

Arten der Konsolidierung: Alphabetisch, Numerisch oder Alphanumerisch.

Schritte zur Erstellung einer Codierungsstruktur:

1. System wählen: In Hinblick auf den Bedarf.
2. Anzahl der Ziffern und Buchstaben bestimmen: Alphanumerisch.
3. Lager angeben: Link-Code zwischen den Lagern.
4. Index- oder Master-Titel erstellen: Mit entsprechenden Abteilungen in Familien und Unterfamilien.

Interner Code

Beispiel für eine alphanumerische Codierung:

• Produktfamilien benennen: Eine Gruppe von Produkten mit gemeinsamen Merkmalen (z. B. Familie TOR für Schrauben).
• Unterfamilien bilden: Spezielle Schrauben für verschiedene Fahrzeugmodelle (z. B. Modell "Ibiza" = TORIBI).
• Code vergeben: Basierend auf Parametern (z. B. Länge), z. B. TORIBI003.
• Lagerort angeben: z. B. TORIBI003A (Halle A).
• Geografischer Bezug: Um die Schraube in der Box zu finden, z. B. TORIBI003A123K (Regal 123, Fach K).

Barcode

Zur Überwachung der Vorräte und Erleichterung der Informatisierung wurden Standards wie die der European Article Numbering (EAN) und in Spanien der AECOC geschaffen.

Der EAN-13 Code besteht aus 13 Ziffern:

• Die ersten zwei entsprechen dem Herkunftsland.
• Die nächsten fünf werden von der nationalen Stelle vergeben.
• Die folgenden fünf werden vom Unternehmen für das Produkt zugeordnet.
• Die letzte Ziffer ist die Prüfziffer.

Klassifikation von Kosten und Produktkosten

a) Einstufung basierend auf der Verteilung:

• Direkte Kosten: Kosten, die direkt einem Produkt zugeordnet werden können.
• Indirekte Kosten: Kosten, die dem Produkt indirekt zugerechnet werden (Zuweisung ist weniger klar).

b) Einstufung in Bezug auf die Aktivität:

• Fixkosten: Fallen unabhängig von der Produktionsmenge an.
• Variable Kosten: Abhängig von der produzierten Menge.

Die Gewinnschwelle (Break-even-Point)

Das Unternehmen erreicht die Gewinnschwelle, wenn es weder Gewinn noch Verlust macht, sondern genau die Kosten deckt.

A. Berechnung der Gewinnschwelle

Kann in physischen Einheiten, nach Umsatz oder Kapazitätsauslastung ausgedrückt werden. Die Gewinnschwelle ist erreicht, wenn die Handelsspanne die Fixkosten deckt.

B. Analyse der Kennzahlen

• Absorptionspreis der Fixkosten: Prozentsatz des Umsatzes, der zur Deckung der Fixkosten benötigt wird.
• Handelseffizienz-Index: Überschuss des Umsatzes über den Break-even-Punkt (Sicherheitsmarge).
• Sicherheitsindex der Fixkosten: Definiert, wie stark die Fixkosten steigen dürften, bevor Verluste entstehen.
• Sicherheitsindex der variablen Kosten: Definiert, wie stark die variablen Kosten steigen dürften, bevor Verluste entstehen.

Bewirtschaftung der Bestände

Verwaltungskosten

Die Einkaufsabteilung steuert die Bestellungen. Die Gesamtkosten der Beschaffungsfunktion sollten durch die Anzahl der jährlichen Bestellungen geteilt werden.

Ziel ist die Rentabilität, also die Optimierung des Verhältnisses zwischen Bestellmenge und Bestellkosten. Zu den auftragsbezogenen Managementkosten gehören:

• Personal für die Bestellabwicklung.
• Kommunikation (Telefon, Fax) und Verwaltungsmaterial.
• Transport, Verpackung und Versicherung beim Warenerhalt.

Vermeidung von Kleinbestellungen:

• Gruppierung von Materialien nach Familien.
• Sammeln von Bestellanforderungen über einen Zeitraum.
• Einhaltung interner Vorschriften zur Barzahlung.
• Verzicht auf Angebote bei Materialien von sehr geringem Wert.

Lagerkosten

Lagerkosten werden oft als Prozentsatz des Wertes berechnet. Faktoren sind:

• Allgemeine Kosten: Personal, Instandhaltung, Inventur etc.
• Variable Kosten: Beschädigung, Verlust, Wertminderung.

Die Cost of Ownership umfasst zudem: Zinsen auf gebundenes Kapital, Miete oder Abschreibung der Räumlichkeiten, Versicherungen, Erhaltungskosten, Überalterungsrisiken und Personalkosten der Lagerverwaltung.

Die optimale Bestellmenge (VOP)

Wilson-Modell:

• Die Lagerhaltungskosten steigen mit der Bestellmenge.
• Die Bestellfixkosten sinken pro Einheit mit steigender Bestellmenge.

Die optimale Bestellmenge ist dort erreicht, wo die Summe aus Lagerhaltungs- und Bestellkosten minimiert wird.

Der Meldebestand

Es ist wichtig, Mindestbestände zu definieren, um einen Out-of-Stock-Zustand zu vermeiden. Der Meldebestand ist die Menge, bei der eine neue Bestellung ausgelöst werden muss.

Variation der optimalen Bestellgröße (Wilson-Formel)

Sicherheitsbestand und verbundene Kosten

Um das Risiko der Nichtverfügbarkeit zu minimieren, wird ein Sicherheitsbestand festgelegt, der auch bei überdurchschnittlichem Verbrauch Schutz bietet.

Sicherheitsbestand: Lagerbestand, der nicht unterschritten werden sollte, um Kundenaufträge stets erfüllen zu können.

Ein Bestandsbruch (Stockout) tritt ein, wenn das Unternehmen den regelmäßigen Bedarf nicht decken kann. Ein Mindestbestand dient dazu, auch außerordentlichen Verbrauch abzufangen. Die Fehlmengenkosten ergeben sich aus dem wahrscheinlichen Verlust, wenn die Nachfrage aufgrund von Nichtverfügbarkeit nicht befriedigt werden kann.