Grundlagen der mündlichen Kommunikation im Unternehmen

Grundlagen der mündlichen Kommunikation

Mündliche Kommunikation umfasst das Aussenden einer Nachricht durch einen Kommunikator (Sender) und den Empfang einer Antwort durch den Empfänger. Wesentliche Aspekte sind:

• Definition: Den Grund für die Äußerung klären, bevor sie getätigt wird.
• Struktur: Schrittweise und konsequent geordnet.
• Schwerpunkt: Betonung von Wörtern oder Sätzen, die die Aussage stärken.
• Schleife: Wiederholung wichtiger Begriffe, um die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners zu gewinnen.
• Einfachheit: Ideen klar und einfach präsentieren.

Eigenschaften: Klarheit, Kürze und ein angemessener Abschluss.

Nonverbale Sprachelemente

Zur nonverbalen Kommunikation gehören die persönliche Erscheinung, der Blick, die Mimik, die Gestik, die Körperhaltung sowie Nähe und Körperkontakt.

Modell des mündlichen Ausdrucks

Der mündliche Ausdruck umfasst verschiedene kommunikative Aspekte:

• Wissen: Gespeicherte Informationen, die Beherrschung der Sprache und kulturelles Wissen.
• Fähigkeiten: Das tatsächliche Verhalten in der Kommunikation.

Aktives Zuhören

Zuhören ist eine der am meisten geschätzten Verhaltensweisen in der mündlichen Kommunikation.

Empfehlungen für aktives Zuhören

• Eine gute psychische Disposition einnehmen.
• Den Gesprächspartner ansehen.
• Das Wort ergreifen, wenn es angebracht ist.
• Ablenkungen vermeiden und auf die Körpersprache achten.

Durch aktives Zuhören stimulieren wir die Kommunikation, sorgen dafür, dass sich der Gesprächspartner wohlfühlt, und können Problemen auf den Grund gehen.

Arten der mündlichen Kommunikation

Die Klassifizierung erfolgt in:

• Einmalig: Ein Empfänger hat keine sofortige Reaktionsmöglichkeit (z. B. politische Reden).
• Dual: Zwei Partner wechseln die Rollen von Sender und Empfänger (z. B. Telefonate).
• Plural: Drei oder mehr Partner wechseln sich ab (z. B. eine Mieterversammlung).

A) Der Dialog

Grundlegende Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen. Voraussetzungen sind:

• Anwesenheit von zwei oder mehr Partnern.
• Wechselseitige Beiträge und Informationsaustausch.
• Eine gemeinsame Sprache sowie Zusammenhalt und Kohärenz.
• Vertrauen, Respekt und Interesse.

B) Die Rede oder Präsentation

Geordnete Darstellung von Ideen, Wissen oder Gedanken durch einen Sprecher, um das Publikum zu informieren, zu überzeugen oder zum Nachdenken anzuregen.

C) Die Debatte

Ein Meinungsaustausch zwischen mehreren Personen zu einem Thema unter Leitung eines Moderators. Zur Vorbereitung gehören:

• Klare Ziele und eine fundierte Verteidigung der eigenen Position.
• Nutzung von Argumenten, Daten und Statistiken.
• Klarheit über Vor- und Nachteile der eigenen Position sowie aktives Zuhören.

D) Das Interview

Mündliche Kommunikation, bei der ein Interviewer den Befragten zu Themen von allgemeinem Interesse oder persönlichen Informationen befragt.

Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch

• Achten auf das Erscheinungsbild und Vorbereitung klarer Fragen.
• Kenntnis des eigenen Lebenslaufs und Mitbringen erforderlicher Unterlagen.
• Pünktlichkeit und Ausschalten des Telefons.

Während des Interviews

• Sicherheit ausstrahlen und nervöse Gesten vermeiden.
• Antworten auf wahrscheinliche Fragen vorbereiten.
• Begeistert, positiv und ehrlich sein.

Zu vermeidende Fehler

• Mangelnde Qualifikation vortäuschen oder unklare Ausdrucksweise.
• Fehlende Vorbereitung oder Desinteresse zeigen.
• Zu selbstsicher oder zu zaghaft auftreten sowie das Erscheinungsbild vernachlässigen.

Mündliche Kommunikation im Unternehmen

• Zeitlicher Aspekt: Direkt (Sender und Empfänger kommunizieren gleichzeitig, z. B. Telefonat) oder Latent (zeitversetzt, z. B. Anrufbeantworter).
• Bereich: Intern (innerhalb der Abteilung) oder Extern (mit Außenstehenden, z. B. Zulieferern).
• Anzahl der Personen: Individuell (ein Sender, ein Empfänger) oder Kollektiv (Gruppe von Menschen).
• Richtung: Aufwärts (Untergebener an Vorgesetzten), Abwärts (Vorgesetzter an Untergebenen) oder Horizontal (zwischen Gleichgestellten).

Das Protokoll im Unternehmen

Ein Satz von Regeln oder Normen für offizielle und feierliche Handlungen. Wichtige Formen der Anrede sind: Sie, Vertrautheit (Du), Don oder Herr/Frau.