Grundlagen der Organisationskommunikation

Einführung in die Kommunikation

Die Kommunikation ist einer der immateriellen Vermögenswerte, die den größten Einfluss auf die Wirksamkeit in jeder Organisation haben.

Begriff der Kommunikation: Kommunikation bedeutet, Informationen von einem Sender zu einem Empfänger zu übertragen, sodass Verständnis entsteht. Die Kommunikation des Unternehmens umfasst nach Koontz und O'Donnell (auch bekannt als Caiuá-System) folgende Prinzipien:

• Prinzip der Klarheit: Die Kommunikation muss eine bekannte Sprache und Struktur haben, die alle Elemente des Systems nutzen.
• Prinzip des Empfängers: Der Empfänger muss Aufmerksamkeit widmen und seine verfügbare Zeit auf die verschiedenen Botschaften richten, die er erhält.
• Prinzip der Integrität: Es schlägt die Beteiligung der mittleren Führungsebene in den Kommunikationsprozess vor.
• Strategischer Einsatz von informeller Kommunikation: Dies bedeutet, die informelle Organisation zu kennen und sie zu nutzen, um Nachrichten an den Rest der Organisation zu senden.

Arten der Kommunikation

Die Kommunikation kann nach verschiedenen allgemeinen Kriterien sortiert werden:

Kommunikation nach Ort

Der Informationsfluss, der innerhalb der Organisation generiert wird, stellt die interne Kommunikation dar. Informationen, die an das äußere Feld der Organisation mitgeteilt werden, bilden die externe Kommunikation.

• Interne Kommunikationsmittel: Dazu gehören Begrüßungsbriefe, Mitteilungen des Präsidenten oder der Geschäftsleitung, Handbücher für Trainingsverfahren, Begleitzettel, Bulletin Boards, Workshops und Qualitätszirkel.
• Externe Kommunikation: Diese wird außerhalb des Anwendungsbereichs der Organisation und ihrer Umwelt übertragen und bezieht sich auf das spezifische und das allgemeine Umfeld. Die Marketing-Kommunikationsstrategie des Unternehmens liefert Ergebnisse durch folgende Instrumente zur Umsetzung: Werbung, persönlichen Verkauf und Corporate Communication (die Gesamtheit der Kommunikationsaktivitäten mit dem Ziel, ein positives Firmenimage zu festigen).

Kommunikation nach Kanälen

Hierbei kann unterschieden werden zwischen:

• Visuelle Kommunikation: Informationen werden nur über das Sehen aufgenommen.
• Auditive Kommunikation: Kommunikative Kompetenz, die ausschließlich nach Gehör wahrgenommen wird.
• Non-verbale Kommunikation: Beinhaltet gestische Kommunikationstechnologien und symbolische Kommunikation.
• Audiovisuelle Kommunikation: Kombiniert die mündliche und schriftliche Kommunikation mit visuellen Elementen.

Kommunikationsflüsse und -netzwerke

Die innere Bewegung der Kommunikation kann in aufsteigender, absteigender, horizontaler oder diagonaler Richtung erfolgen:

• Absteigende Kommunikation (Downward): Fließt von den oberen Rängen der Hierarchie der Organisation nach unten (vom Vorgesetzten zu den Untergebenen). Diese Kommunikation birgt die Gefahr von Verzerrungen, je weiter sie sich vom Emittenten entfernt und je länger die Befehlskette ist.
• Aufsteigende Kommunikation (Upstream): Fließt von den Untergebenen nach oben in der Befehlskette.
• Horizontale Kommunikation (Übersprechen): Umfasst den Informationsfluss horizontal unter den Bediensteten auf gleicher Ebene der Organisationsstruktur.
• Diagonale Kommunikation: Strömt zwischen Personen auf verschiedenen Ebenen, die keine direkte lineare Verbindung haben.

Kommunikationsnetzwerke

Kommunikationsnetzwerke werden in fünf Typen eingeteilt:

• Stern-Netzwerk (Y-Netzwerk), Ketten-Netzwerk und Kreuz-Netzwerk: Dies sind ganz oder teilweise zentralisierte Netzwerke. Es gibt einen zentralen Emittenten, der eine zentrale Position im Netzwerk einnimmt und den Informationsaustausch steuert.
• Kreis-Netzwerk und totales Netzwerk (Vollkanal): Diese sind dezentral organisiert. In ihnen kann jedes Mitglied als Sender oder Empfänger agieren.

Die Forschung ergab, dass zentralisierte Netze eine schnellere und genauere Leistung erbrachten als dezentrale, solange einfache, sich wiederholende Aufgaben strukturiert wurden.