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Grundlagen des Personalmanagements

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Integration und Planung

Interne Ursachen für Personalveränderungen

Rotation: Bezeichnet den Zu- und Abgang von Arbeitskräften. Sie wird von der Organisation gesteuert, um durch den Austausch von Mitarbeitern das menschliche Potenzial zu verbessern.

Fehlzeiten: Gründe für Fehlzeiten können sein:

  1. Krankheit
  2. Ungemeldete Krankheit
  3. Familiäre Gründe
  4. Unbeabsichtigte Verzögerungen aufgrund höherer Gewalt
  5. Freistellung aus persönlichen Gründen
  6. Finanzielle Schwierigkeiten und Probleme
  7. Geringe Arbeitsmotivation
  8. Transportprobleme
  9. Schwache Überwachung durch die Führungsebene
  10. Falsche Organisationspolitik

Externe Ursachen für Personalveränderungen

  • Wirtschaftliche Veränderungen: Eine gesunde, wachsende Wirtschaft schafft neue Möglichkeiten für Unternehmen.
  • Gesetzgebung: Rechtliche Rahmenbedingungen beeinflussen die Personalplanung.
  • Globalisierung: Erfordert die Einstellung von mehrsprachigem Personal.
  • Unternehmensrichtlinien: Zum Beispiel Regelungen zur Bindung von Mitarbeitern nach einer Ausbildung.

Personalauswahl

Rekrutierungsprozess

  1. Personalbedarfsermittlung
  2. Stellenausschreibung
  3. Eingang der Bewerbungen
  4. Vorauswahl (Sichtung der Lebensläufe)
  5. Erstes Vorstellungsgespräch (Screening-Interview)

Auswahlprozess

  1. Bewerbungstests
  2. Finale Interviews (z.B. mit Psychologen)
  3. Endgültige Auswahl des Bewerbers (Auswahl des am besten geeigneten Kandidaten)
  4. Prüfung der Bewerbungsunterlagen (z.B. Strafregister, Arbeitszeugnisse)
  5. Medizinische Untersuchungen
  6. Einstellung (der Kandidat erhält die Position)

Interne Personalbeschaffung

Bei der internen Personalbeschaffung wird eine offene Stelle durch die Versetzung oder Beförderung von bestehenden Mitarbeitern besetzt. Möglichkeiten sind:

  • Versetzung von Mitarbeitern
  • Beförderung von Mitarbeitern
  • Personalentwicklungsprogramme

Vorteile der internen Rekrutierung

  • Ist kostengünstiger
  • Ist schneller
  • Hat eine höhere Erfolgs- und Sicherheitsquote
  • Ist eine starke Motivationsquelle für die Mitarbeiter
  • Nutzt die Investitionen des Unternehmens in die Ausbildung des Personals
  • Fördert einen gesunden Wettbewerb unter den Mitarbeitern

Nachteile der internen Rekrutierung

  • Setzt voraus, dass Mitarbeiter Entwicklungspotenzial haben
  • Kann zu Interessenkonflikten führen
  • Kann bei falscher Handhabung zu ungerechtfertigten Beförderungen führen
  • Kann bei ständiger Anwendung die Perspektiven der Mitarbeiter auf die Unternehmensrichtlinien einschränken
  • Kann nicht für alle Positionen innerhalb der Organisation angewendet werden

Externe Personalbeschaffung

Hierbei werden Kandidaten von außerhalb der Organisation gesucht. Instrumente dafür sind:

Methoden

  • Bewerberdatenbanken
  • Stellenanzeigen (Plakate, Online-Anzeigen)
  • Kontakte zu Gewerkschaften und Berufsverbänden
  • Kontakte zu Universitäten und Hochschulen
  • Kontakte zu anderen Unternehmen im selben Markt
  • Personalvermittlungsagenturen

Vorteile der externen Rekrutierung

  • Bringt neue Impulse und Erfahrungen in die Organisation
  • Erneuert und bereichert die Personalressourcen
  • Nutzt die Investitionen in Aus- und Weiterbildung, die von anderen Unternehmen getätigt wurden

Nachteile der externen Rekrutierung

  • Dauert in der Regel länger als die interne Rekrutierung
  • Ist teurer und erfordert Investitionen in z.B. Zeitungsanzeigen
  • Ist weniger sicher als die interne Rekrutierung, da externe Kandidaten unbekannt sind
  • Kann interne Mitarbeiter demotivieren
  • Beeinflusst die Lohnpolitik des Unternehmens

Formen der Personalbeschaffung

  • Direkt: Das Unternehmen tritt direkt mit den Kandidaten in Kontakt.
  • Indirekt: Es wird ein Vermittler eingeschaltet (z.B. Personalvermittlung, Verbände, Gewerkschaften).

Stellenanalyse und -beschreibung

Methode der direkten Beobachtung

Der Stellenanalyst beobachtet den Stelleninhaber direkt und dynamisch bei der Ausübung seiner Funktionen, während er die wichtigsten Daten für die Analyse der Position festhält. Diese Methode ist besonders für einfache und repetitive Tätigkeiten geeignet.

Merkmale

  • Der Analyst sammelt Daten durch Beobachtung.
  • Der Analyst ist aktiv beteiligt, der Stelleninhaber passiv.

Vorteile

  • Hohe Genauigkeit der Daten.
  • Der Stelleninhaber muss seine Arbeit nicht unterbrechen.
  • Ideale Methode für einfache und repetitive Aufgaben.
  • Gute Übereinstimmung zwischen den erhobenen Daten und den Kernfragen der Stellenanalyse (Was wird getan? Wie wird es getan? Warum wird es getan?).

Nachteile

  • Hohe Kosten, da der Analyst viel Zeit investieren muss.
  • Durch reine Beobachtung können wichtige Daten unentdeckt bleiben.
  • Nicht für komplexe, nicht-repetitive Positionen empfohlen.

Methode des Fragebogens

Um relevante Antworten und nützliche Informationen zu erhalten, sollte der Fragebogen vorab mit mindestens einem Stelleninhaber und dessen Vorgesetztem auf Relevanz und Angemessenheit der Fragen geprüft werden, um unnötige Details zu vermeiden.

Merkmale

  • Die Analyse wird durch einen Fragebogen geführt, der vom Stelleninhaber oder Vorgesetzten ausgefüllt wird.
  • Der Analyst ist passiv, der Stelleninhaber aktiv.

Vorteile

  • Stelleninhaber und Vorgesetzter können den Fragebogen gemeinsam oder nacheinander ausfüllen.
  • Dies ist die wirtschaftlichste Methode der Stellenanalyse.
  • Es können viele Personen einbezogen werden, da der Fragebogen an alle relevanten Stelleninhaber verteilt werden kann.
  • Ideale Methode zur Analyse von hochrangigen Positionen.

Nachteile

  • Nicht für Positionen auf niedriger Ebene empfohlen.
  • Erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung.
  • Die Qualität der schriftlichen Antworten kann oberflächlich oder verzerrt sein.

Methode des Interviews

Garantiert eine persönliche Interaktion zwischen dem Analysten und dem Mitarbeiter, was es ermöglicht, Zweifel und Misstrauen auszuräumen.

Merkmale

  • Die Datenerhebung erfolgt durch Fragen und mündliche Antworten.
  • Sowohl der Analyst als auch der Stelleninhaber sind aktiv beteiligt.

Vorteile

  • Informationen über eine Stelle erhält man am besten von denen, die sie innehaben.
  • Diese Methode bietet eine höhere Qualität und mehr Aussagekraft in der Analyse.
  • Kann auf jede Art und Ebene von Positionen angewendet werden.

Nachteile

  • Ein schlecht geführtes Interview kann zu negativen Reaktionen der Mitarbeiter führen.
  • Kann zur Verwechslung von Fakten und Meinungen führen.
  • Es geht viel Zeit verloren, wenn der Analyst nicht gut auf das Interview vorbereitet ist.
  • Hohe Durchführungskosten.

Gemischte Methode

Eine eklektische Kombination von zwei oder mehr Analysemethoden. Die häufigsten sind:

  • Fragebogen und Interview mit dem Stelleninhaber.
  • Fragebogen für den Stelleninhaber und Interview mit dem Vorgesetzten.
  • Fragebogen und Interview, beide mit dem Vorgesetzten.
  • Direkte Beobachtung des Stelleninhabers und Interview mit dem Vorgesetzten.
  • Fragebogen und direkte Beobachtung, beide mit dem Stelleninhaber.

Stellenbeschreibung (Intrinsische Aspekte)

  1. Stammdaten: Name der Stelle, Hierarchieebene, Unterstellung, Überwachung, seitliche Kommunikation.
  2. Position in der Organisation: Einordnung der Stelle in das Organigramm.
  3. Inhalt der Stelle: Aufgaben oder Funktionen, die täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder sporadisch anfallen.

Stellenanalyse (Extrinsische Aspekte)

Anforderungsfaktoren:

  • Geistige Anforderungen: Notwendige Grundausbildung, Fachwissen, erforderliche Fähigkeiten.
  • Körperliche Anforderungen: Notwendiger körperlicher Einsatz, erforderliche Konzentration, notwendige körperliche Konstitution.
  • Verantwortung: Für die Überwachung von Personal, für Materialien und Ausrüstung, für Methoden und Prozesse, für Bargeld oder Dokumente, für vertrauliche Informationen, für die Sicherheit anderer.
  • Arbeitsbedingungen: Arbeitsumfeld, damit verbundene Risiken.

Personalvergütung

Interne Gerechtigkeit

Wird durch interne Informationen aus der Bewertung und Einstufung von Stellen erreicht, basierend auf einem vorherigen Programm zur Stellenbeschreibung und -analyse.

Externe Wettbewerbsfähigkeit

Wird durch externe Informationen erreicht, die während einer Untersuchung der Gehälter auf dem Markt gewonnen werden.

Ziele der Vergütungspolitik

  1. Jeder Mitarbeiter wird entsprechend dem Wert seiner Position entlohnt.
  2. Angemessene Belohnung für Leistung und Engagement.
  3. Gewinnung und Bindung der besten Kandidaten für die Stellen.
  4. Erhöhung der Flexibilität der Organisation, um die Mobilität und Entwicklung des Personals zu fördern.
  5. Sicherstellung, dass die Mitarbeiter die vom Unternehmen festgelegte Vergütung akzeptieren.
  6. Ein Gleichgewicht zwischen den finanziellen Interessen der Organisation und den Interessen der Mitarbeiter halten.

Systeme zur Stellenbewertung

Der Prozess der Analyse und des Vergleichs von Stelleninhalten, um sie in eine hierarchische Ordnung zu bringen. Diese bildet die Grundlage für ein Vergütungssystem. Die Stellenbewertung ist ein Mittel zur Bestimmung des relativen Wertes jeder Position innerhalb der Organisationsstruktur.

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