Grundlagen der Unternehmensführung: Planung und Kontrolle

Die Planung im Management

Die Planung umfasst die Festlegung von Zielen und die Entscheidung darüber, welche Strategien und Aufgaben erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen. Ohne angemessene Pläne ist es nicht möglich, Organisationen effektiv zu führen und zu kontrollieren.

Kurzfristige und langfristige Pläne

Kurzfristige Pläne haben in der Regel einen Zeithorizont von bis zu einem Jahr. Man nennt sie auch taktische Pläne, da sie Taktiken zur Erreichung langfristiger Ziele festlegen.

Langfristige Pläne haben eine variable Dauer. Einige Unternehmen planen nur für zwei Jahre, während andere einen Horizont von 20 oder 30 Jahren haben. Der übliche Horizont liegt zwischen drei und fünf Jahren. Dies wird auch als strategische Planung bezeichnet. Sie bestimmt die wesentliche Aufgabe der Organisation, analysiert das Umfeld, bewertet die Stärken und Schwächen, setzt Ziele für die nächsten Jahre und entwickelt Strategien zur Umsetzung der Pläne.

Elemente der Planung

Pläne bestehen aus verschiedenen Elementen:

• Ziele: Sie definieren die Endergebnisse (Targets), die mit dem Plan erreicht werden sollen.
• Richtlinien: Dies sind Leitlinien für das Denken und Handeln. Sie schaffen Grenzen, um eine gewisse Einheitlichkeit bei den Entscheidungen des Unternehmens zu gewährleisten.
• Verfahren: Sie beschreiben die genauen Schritte, die bei bestimmten Aktivitäten zu befolgen sind, wie z. B. bei der Einstellung von Personal, der Anschaffung von Maschinen oder der Rücksendung von Waren.
• Regeln: Sie legen fest, was in genau definierten Situationen oder zu bestimmten Zeiten getan werden darf und was nicht.
• Budgets: Sie stellen den Finanzbedarf dar. Einnahmen- und Ausgabenbudgets prognostizieren zukünftige Erträge, während Umsatzprognosen zukünftige Verkäufe vorhersagen. Nicht alle diese Elemente sind rein finanzieller Natur.

Die Funktion der Kontrolle

Nachdem die Planung abgeschlossen und die Ressourcen organisiert sind, müssen Manager die Funktion der Kontrolle ausüben, um sicherzustellen, dass die getroffenen Entscheidungen umgesetzt werden. Der Kontrollprozess umfasst folgende Schritte:

1. Festlegung von Standards, an denen die Ergebnisse zu einem späteren Zeitpunkt gemessen werden.
2. Messung der tatsächlichen Ergebnisse für den entsprechenden Zeitraum.
3. Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den erwarteten Standards.
4. Analyse der Gründe für eventuelle Abweichungen.
5. Ergreifung entsprechender Korrekturmaßnahmen.

Nachteile der Kontrolle

Die Kontrolle kann auch Nachteile haben: Sie verursacht Kosten, die den Wert der aufgewendeten Arbeitsstunden berücksichtigen müssen. Es besteht die Gefahr der Regression oder dass das eigentliche Ziel aus den Augen verloren wird. Manchmal kann es auch zur Verfälschung von Informationen führen.