Hotelmanagement: Abteilungen, Funktionen und Personal

Funktionen der Hotelabteilungen

Reservierungen

• Management von Reservierungsanfragen aus allen Quellen.
• Kontrolle des Zimmerverkaufs unter Berücksichtigung der Hotelinteressen.
• Betreuung von Einzel- und Gruppenbuchungen.
• Vorbereitung von Belegungsplänen, Buchungsblättern und Gästeverzeichnissen für den Empfang.
• Verwaltung von Kontingenten mit Agenturen und Unternehmen.
• Dokumentation der Buchungen bis zur Anreise.
• Erstellung von Prognosetabellen für den Service.

Empfang (Counter)

• Durchführung der Check-in-Formalitäten.
• Zimmervergabe und Begleitung der Gäste.
• Informationsweitergabe an andere Abteilungen.
• Durchführung des Check-outs und Verabschiedung der Gäste.

Abrechnung (Billing)

• Erstellung von Rechnungen.
• Buchung von Serviceleistungen auf das Kundenkonto.
• Abstimmung der Schichtkassen mit anderen Abteilungen.
• Berechnung von Provisionen und Rabatten.
• Rechnungsabschluss und administrative Tagesabschlüsse.

Kasse (Cashier)

• Kassierung der Rechnungen und Kontrolle der Kassenbestände.
• Abwicklung von Zahlungen.
• Zahlungen an Mitarbeiter und Lieferanten.
• Autorisierung der Gepäckfreigabe.

Struktur

• Front Office: Rezeption, Bar und Empfangsbereich.
• Back Office: Reservierung und Abrechnung.

Personal an der Rezeption

Reception Manager

• Qualifizierte Leitung, Kontrolle und Überwachung aller Aufgaben im Empfangsbereich.
• Organisation und Koordination der Mitarbeiter.
• Planung der Abteilungsaktivitäten.
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und der Geschäftsleitung.
• Unterstützung und Anleitung der Mitarbeiter.

Empfangschefs

• Verantwortung für den Empfang und die Betreuung der Gäste.
• Durchführung des Kundenservices.
• Verwaltung der Zimmerbelegung und Verkaufsaktivitäten.
• Sicherung von Wertsachen und hinterlegtem Geld.
• Aufgaben in der Abrechnung, im Inkasso und bei Devisengeschäften.
• Entgegennahme und Bearbeitung von Gästebeschwerden.

Klassifizierung der Hotels

Die Hoteleinrichtungen sind in folgende Gruppen unterteilt:

• Gruppe 1: Hotels
• Gruppe 2: Pensionen
• Gruppe 3: Hotel-Modi (Hotels, Apartment-Hotels, Motels)