Leitfaden zum Einkaufsprozess und zur Rechnungsstellung

Rolle des Einkaufs

• Erhaltung eines unterbrechungsfreien Materialflusses.
• Pflege der Lagerbestände auf dem niedrigstmöglichen Niveau.
• Erzielung der niedrigstmöglichen Einkaufspreise.
• Einhaltung der erforderlichen Qualitätsstandards für eingekaufte Produkte.
• Ständige Suche nach neuen Lieferanten und alternativen Bezugsquellen.

Ablauf des Einkaufsprozesses

Der Einkaufsprozess beginnt mit der Anforderung, gefolgt von der Angebotsanfrage, der Lieferantenauswahl, der Registrierung des Kaufs und schließlich der Bestellung.

Bestellanforderung

Dies ist eine interne Anfrage einer Abteilung für ein Produkt oder eine Dienstleistung. Sie muss enthalten: Abteilung, Datum, Warenbeschreibung, Spezifikationen, Menge, Garantie, After-Sales-Service, Lieferort und Unterschrift.

Angebotsanfrage

Der Einkauf prüft den Markt, um die besten Konditionen zu finden. Bei Produkten mit hoher Fluktuation werden oft bestehende Lieferanten genutzt, andernfalls werden neue Anbieter gesucht. Zu berücksichtigen sind: Produktbeschreibung, Stückpreis, Gültigkeitsdauer, Garantien, After-Sales-Service, Rabatte und Zahlungsmodalitäten.

Lieferantenauswahl und -kontrolle

Der Prozess umfasst drei Schritte: Erstellung einer Liste potenzieller Lieferanten, Einholung von Angeboten sowie Empfang und Bewertung der Angebote.

Bestellung

Ein verbindlicher Auftrag über Menge, Preis und Lieferdatum. Die Übermittlung erfolgt per Brief, Fax, E-Mail, Telefon oder Handelsvertreter.

Lieferung

Das Begleitdokument der Ware. Es dient dem Käufer zur Kontrolle der gelieferten Ware im Vergleich zur Bestellung.

Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung

Der Lieferschein enthält keine Mehrwertsteuer und dient der Warenkontrolle. Die Rechnung weist die Mehrwertsteuer aus und enthält alle steuerrelevanten Informationen sowie Preisnachlässe.

Duplikate

Rechnungen können bei Verlust oder für mehrere Empfänger als Duplikat ausgestellt werden, sofern das Wort „Duplikat“ auf dem Dokument vermerkt ist.

Gleichwertige Dokumente

Bei Beträgen bis 3.005,06 € können Rechnungen durch nummerierte Tickets ersetzt werden (z. B. Gastronomie, Transport, Parkgebühren).

Aufbewahrungspflichten

Unternehmer müssen Rechnungen und deren Kopien für 4 Jahre aufbewahren. Dies gilt sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Rechnungen, die chronologisch zu archivieren sind.

Rechnungskorrekturen

Rechnungen können bei Fehlern, Steueränderungen oder Rücksendungen angepasst werden:

• Gutschrift: Bei Rücksendungen oder Rabatten.
• Rechnungskorrektur: Bei inhaltlichen Fehlern oder Preisänderungen.

Proforma-Rechnung

Wird meist im internationalen Handel verwendet, um den genauen Wert einer Operation für Importgenehmigungen oder Kundenanfragen zu deklarieren.

Registrierung von Rechnungen

Unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. fortlaufende Nummerierung, gleiche Steuersätze) können Rechnungen in Sammelbuchungen erfasst werden, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.