Leitfaden für die geschäftliche Korrespondenz

Formelle Begrüßungen und Mitteilungen

Begrüßungen: Diese werden von Direktoren in Unternehmen, öffentlichen Organisationen und Behörden verwendet für: Danksagungen, Einladungen zu Ereignissen, Inbesitznahmen sowie Veränderungen festgelegter Regeln.

• Schreibstil: In der 3. Person verfasst, zweizeilig, kurzer Inhalt.
• Besonderheiten: Nicht unterzeichnet, kein Firmensiegel, keine Empfängeradresse.

Aufbau der Mitteilung

Das Dokument besteht aus drei Teilen: Einleitung, Inhalt und Abschluss. Da die Person im Namen der Firma grüßt (sozialer Grund), folgt auf den Text ein "An" (A), gefolgt von Vorname und Nachname (in GROSSBUCHSTABEN) des Empfängers. Die Daten beziehen sich auf das Büro der Person, die das Unternehmen vertritt.

Die Position der Begrüßung und Verabschiedung befindet sich am unteren Ende des Dokuments. Die letzte Grußformel enthält den Namen der Person, die den Gruß sendet, sowie einen kurzen und freundlichen Verabschiedungssatz (z. B. "Er hat die Ehre, Ihnen seine vorzügliche Hochachtung zu versichern"), ergänzt um Ort und Datum.

Interne Kommunikation im Unternehmen

Interne Mitteilungen (Comunicados Internos): Diese dienen der Kommunikation zwischen den Abteilungen eines Unternehmens. Sie bestehen ebenfalls aus drei Teilen: Einleitung, Inhalt und Abschluss.

• Briefkopf: Name oder Firmenname (Razón Social), jedoch ohne Adresse, Telefonnummer oder E-Mail.
• Kopfzeilen: Datum, "Von" (De) mit Name der Abteilung oder der sendenden Person sowie "An" (A) mit Angabe der Empfängerabteilung oder -person.

Inhalt und Formatierung

Im Inhalt wird der Grund der Kommunikation direkt dargelegt. Die Formatierung sieht Seitenränder von 4–6 cm links und 2–4 cm rechts vor. Es folgt eine kurze redaktionelle Darlegung der Gründe sowie die endgültige Unterzeichnung oder das Handzeichen der sendenden Person.

Das Rundschreiben: Merkmale und Aufbau

Ein Rundschreiben (Brief Rundschreiben) richtet sich an viele Empfänger mit dem gleichen Inhalt.

Eigenschaften des Rundschreibens

• Es muss einen Briefkopf des ausstellenden Unternehmens besitzen.
• Es enthält eine breite und allgemeine Begrüßung.
• Es vermittelt ein persönliches Gefühl, sodass der Empfänger den Eindruck hat, der Brief sei individuell für ihn geschrieben.
• Die Präsentation muss attraktiv wirken, um das Interesse des Empfängers zu wecken.
• Das Thema ist klar, prägnant und in korrekter Sprache mit guter Grammatik verfasst.
• Die Position der unterzeichnenden Person ist in der Unterschriftenzeile aufgedruckt.
• Der Versand erfolgt geschlossen und frankiert; eine Reaktion ist in der Regel nicht erforderlich.

Klassifizierung von Geschäftsbriefen

Es gibt verschiedene Arten von Handelsbriefen:

• Berichte (C. Report): Kommerzielle Informationen.
• Persönliche Anfragen: Informationsanfragen an Firmen.
• Auftragsbestätigungen: Annahme von Bestellungen.
• Mahnwesen: Inkassobriefe und Zahlungsaufforderungen.
• Reklamationen: Briefe des Kunden an den Lieferanten wegen Schäden an der Ware oder Reklamationen wegen unbezahlter Rechnungen.