Leitfaden für Geschäftsdokumente und Besprechungen

Dieses Dokument bietet eine Übersicht über verschiedene Arten von Geschäftsdokumenten und deren wesentliche Bestandteile, um eine effektive Kommunikation und Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Bericht: Definition und Struktur

Ein Bericht ist ein Dokument, das eine Reihe von Daten oder eine Abfolge von Veranstaltungen objektiv darstellt, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Er zeichnet sich durch Vertraulichkeit und Objektivität aus.

Inhaltliche Aspekte eines Berichts:

• Bereich: Privat, Gewerbe
• Umfang: Intern, Extern
• Zweck: Erklärend, Evaluation, Auslegungsfragen

Form eines Berichts:

• Der Bericht selbst
• Bericht in Briefform

Struktur eines Berichts:

1. Briefkopf
2. Verfasser des Berichts, Auftraggeber
3. Einleitung (Hintergrund, Zielsetzung)
4. Hauptteil (Darstellung der Ergebnisse, Analysen)
5. Ort und Datum der Erstellung
6. Schlussfolgerung/Zusammenfassung
7. Anhänge, Quellen (z. B. Internet)
8. Unterschrift und Abteilung

Jahresbericht (Sonderbericht)

Ein Jahresbericht oder Sonderbericht bezieht sich auf die Zusammenfassung der Aktivitäten einer Person, einer Abteilung oder eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum (z. B. eine jährliche Synthese vergangener Ereignisse).

Einladung (Call)

Eine Einladung ist ein Aufruf an bestimmte Personen, an einer Besprechung oder Versammlung teilzunehmen.

Struktur einer Einladung:

1. Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung
2. Tagesordnungspunkte (z. B. Verlesung und Genehmigung des letzten Protokolls, Anträge und Anfragen)
3. Ort und Datum der Einladung
4. Unterschrift und Name des Einladenden

Protokoll: Definition und Struktur

Ein Protokoll ist die schriftliche Aufzeichnung dessen, was in einer Sitzung besprochen, verarbeitet und vereinbart wurde.

Wesentliche Punkte eines Protokolls:

1. Ort, Datum und Uhrzeit der Sitzung
2. Anwesende und ihre Funktion
3. Diskutierte Punkte gemäß Tagesordnung
4. Ergebnisse der Diskussionen (inkl. Abstimmungsergebnisse, falls vorhanden)
5. Vereinbarungen und Beschlüsse
6. Beiträge der Teilnehmer (Fragen und Antworten)
7. Sitzungsende (Uhrzeit, wenn keine weiteren Themen zu besprechen waren)
8. Unterschriften (z. B. des Vorsitzenden und des Protokollführers)

Interne Kommunikation

Interne Kommunikation umfasst Kurzmitteilungen, die zwischen verschiedenen Abteilungen ausgetauscht werden. Dazu gehören:

• Bekanntmachungen (z. B. für Personal)
• Mitteilungen von Verfahren
• Memoranden (firmenintern)
• Hinweise von allgemeinem Interesse
• Memos an andere Dienststellen
• Berichtsanfragen mit beigefügten Anweisungen
• MEBRETES Stempel-Funktion (unbekannte Funktion/Typ)