Lieferschein und Rechnung: Aufbau, Pflichten und Rabatte

Der Lieferschein

Der Lieferschein ist ein Dokument, das der Verkäufer dem Käufer zusammen mit der Ware zusendet. Seine Hauptfunktion ist es, als Beweis dafür zu dienen, dass die Ware an den Kunden geliefert wurde, und als Leitfaden für die Erstellung der Rechnung. Durch den Lieferschein werden folgende Tatsachen dokumentiert: die Waren verlassen das Lager des Verkäufers, der Empfang der Ware durch den Käufer und der Zeitpunkt des Transports.

Der Lieferschein dient also als wesentlicher Beweis für die erfolgte Lieferung oder Bereitstellung von Material, das an einen Kunden verkauft wurde. Das Fehlen dieses Dokuments bedeutet, dass die Chancen auf Erfolg in einem anschließenden Beschwerdefall gering sind.

Format und Inhalt

Es gibt eine Vielzahl von Formaten.

Der Inhalt eines Standard-Lieferscheins ist wie folgt:

Daten des Herstellers, Seriennummer des Eingangs, Datum der Ausstellung, Kundendaten, Artikel, Versandart, Beschreibung der Ware und Empfangsbestätigung.

Arten von Lieferscheinen

Lieferschein ohne Wert: Wie die Beschreibung, spiegelt er nur die Menge der versendeten Güter wider.

Bewerteter Lieferschein: Dieser wird ausgestellt oder erstellt, wenn Aufträge zusammengefasst werden und anstelle einer Rechnung für jede Bestellung Rechnungen geprüft und am Ende des Monats verschickt werden. Die Rechnung enthält eine Zusammenfassung oder Übersicht über alle Lieferscheine der Bestellung.

Kopien des Lieferscheins

Es werden mehrere Kopien erstellt:

Verkäuferkopie: Dient zur Rechtfertigung der Entnahme von Waren aus dem Lager.

Vom Käufer zu unterschreibende Kopie: Der Käufer sollte überprüfen, ob die Daten des Lieferscheins mit dem Erhalt der Ware und der Bestellung übereinstimmen und ob die Sendung alle Bedingungen erfüllt. Wenn alles in Ordnung ist, liefert er eine Kopie des Lieferscheins mit Unterschrift und Stempel an den Verkäufer.

Käuferkopie: Der Käufer behält eine Kopie, um zu beweisen, dass er die Waren erhalten hat, und um die Daten mit der Rechnung abzugleichen.

Die Rechnung

Die Rechnung ist das juristische Dokument, das ein Verkaufsgeschäft oder eine Dienstleistung bescheinigt. Sie wird aus den Daten der Bestellung und der Kopie des vom Käufer akzeptierten Lieferscheins erstellt.

Pflicht zur Rechnungsstellung

Eine Rechnung ist in folgenden Fällen zwingend erforderlich: wenn der Empfänger ein Unternehmer oder Freiberufler ist, wenn der Empfänger dies verlangt, bei Exporten von umsatzsteuerbefreiten Gütern und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von umsatzsteuerbefreiten Waren.

Ausnahmen von der Rechnungsstellungspflicht

Ausgenommen sind Einzelhandelsumsätze, für die die Differenzbesteuerung gilt, umsatzsteuerbefreite Transaktionen, Transaktionen von Steuerpflichtigen, die im Rahmen der vereinfachten Mehrwertsteuer besteuert werden, und von der Steuerbehörde genehmigte Vorgänge.

Inhalt der Rechnungen

Daten des Verkäufers oder Ausstellers, Rechnungsnummer, Datum und Ort der Ausstellung, Angaben des Käufers oder Empfängers, Bezeichnung der Verkaufstransaktion: Liste der gelieferten Werke, Anzahl der Einheiten und Einzelpreise. Nachlässe, Pakete oder Aufwendungen in der Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens. Mehrwertsteuer und Zuschlag für Gleichwertigkeit. Gesamtbetrag der Transaktion und Angabe der Referenznummer der Bestellung oder des Lieferscheins, der die Rechnung verursacht hat. Es sollten die Zahlungsbedingungen festgelegt werden, wie z. B. Fälligkeit der Beträge, Anzahlung usw.

Rabatte und Kosten in der Rechnung

Die Rabatte stellen eine Minderung des Bruttobetrags der Rechnung dar und werden in der Regel als Prozentsatz dieses Betrags angegeben. Folgende Rabatte werden üblicherweise angewendet:

• Handelsrabatt: Wird auf den Bruttobetrag angewendet.
• Mengenrabatt: Wird auf Anfrage oder bei Erreichen einer bestimmten Menge von Waren gewährt.
• Skonto: Wird bei vollständiger oder teilweiser Begleichung der Schuld vor Fälligkeit gewährt. Wird auf den Nettobetrag nach Abzug anderer Rabatte angewendet.

Kosten

Lieferung: Um die Waren zu erwerben, muss der Lieferant sie an den Kunden übermitteln, indem er sie in die Mitte und an den vereinbarten Ort bringt. Der Transport kann erfolgen:

• Mit dem eigenen Fuhrpark des Verkäufers.
• Durch die Beauftragung einer Spedition für Land-, Schienen-, Luft- oder Seeweg.
• Durch ein Paketdienstunternehmen.

Zahlungsverfahren:

• Frachtfrei: Der Käufer zahlt den Betrag für die erhaltenen Waren.
• Franko: Der Verkäufer zahlt die Transportkosten.
• Barzahlung, Kreditkarte und Nachnahme: Der Käufer bezahlt das Produkt und den Transport zum Zeitpunkt des Eingangs.

Die Häfen sind in einer Rechnung anzugeben, wenn sie vom Verkäufer und dem Käufer getragen werden.

Andere Kosten wie Versicherung, Verpackung, Container usw.

Wenn die Fracht- und sonstige Kosten in der Rechnung enthalten sind, ist der Mehrwertsteuersatz derselbe wie für die in Rechnung gestellten Waren. Sie werden gesondert berechnet, wenn sie die Mehrwertsteuer auf ihren Teil anwenden.