Management-Informationssysteme und Outsourcing im Überblick

Informationssysteme für Führungskräfte (EIS)

Ein EIS (Executive Information System) ist ein Management-Informationssystem, das die Beschaffung der wichtigsten Unternehmensdaten automatisiert, diese zusammenfasst und so verständlich wie möglich präsentiert. Es bietet Führungskräften einen einfachen Zugriff auf interne und externe Informationen, um kritische Erfolgsfaktoren zu überwachen.

Merkmale eines EIS

• Sie sind speziell auf die besonderen Bedürfnisse der Geschäftsleitung zugeschnitten.
• Sie filtern, komprimieren und verfolgen geschäftskritische Informationen. Das System muss in der Lage sein, Daten aus transaktionalen Systemen des Unternehmens und/oder externen Quellen zu verarbeiten.
• Führungskräfte können direkt mit dem System interagieren, ohne die Hilfe von Vermittlern zu benötigen.
• Die Benutzeroberfläche ist nach hohen Standards der Mensch-Maschine-Interaktion gestaltet und zeichnet sich durch hochwertige Grafiken, Tabellen und Texte aus. Die Bedienung ist intuitiv und erfordert keine vorherige Schulung.
• Sie ermöglichen den Online-Zugriff auf direkt aus den Datenbanken der Organisation extrahierte Informationen. Diese Funktion erlaubt es der Führungskraft, tief in unterschiedliche Datenbestände einzudringen.
• Das System wird durch spezialisierte Hardware wie hochauflösende Touchscreens, Maussteuerung und fortschrittliche Drucker unterstützt.

Decision Support Systems (DSS)

Ein Decision Support System (DSS) ist ein interaktives, flexibles und anpassungsfähiges computergestütztes Informationssystem. Es wurde speziell entwickelt, um die Lösung unstrukturierter Managementprobleme zu unterstützen und so die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Es besteht aus einer Reihe von Programmen und Werkzeugen, um in einem unsicheren Umfeld entscheidungsrelevante Informationen zu gewinnen.

Funktionen eines DSS

Ein DSS ermöglicht die Analyse verschiedener Variablen, um Manager im Entscheidungsprozess des Unternehmens zu unterstützen. Es bietet zudem folgende Möglichkeiten:

• Flexible Extraktion und Bearbeitung von Daten.
• Unterstützung bei unstrukturierten Entscheidungen.
• Kombination verschiedener Datenquellen.
• Integration von Simulations- und Modellierungswerkzeugen.

Allgemeine Merkmale von DSS

• Sie werden in der Regel nach der Implementierung der wichtigsten Transaktionssysteme des Unternehmens eingeführt.
• Sie zeichnen sich durch eine intensive Nutzung von Datenanalysen bei relativ geringem Daten-Input und -Output aus.
• Sie dienen primär der Entscheidungsunterstützung und nicht der bloßen Arbeitsersparnis.
• Die Informationssysteme sind meist interaktiv, benutzerfreundlich und bieten ein ansprechendes Grafik- und Visualisierungsdesign, da sie direkt auf den Endanwender ausgerichtet sind.

Transaktionsverarbeitungssysteme (TPS)

Ein TPS (Transaction Processing System) erfasst, speichert, verarbeitet und ruft alle transaktionsbezogenen Daten einer Organisation ab.

Die Transaktionsverarbeitung (oder Datenverarbeitung) umfasst die Manipulation von Symbolen wie Buchstaben und Zahlen, um deren Nutzen zu steigern.

Das TPS sammelt und speichert Daten über die vom Unternehmen getätigten Transaktionen. In der Regel werden dabei validierte Belege erstellt. Gegebenenfalls steuert das System auch notwendige Freigaben, um die Transaktion abzuschließen (z. B. eine Bonitätsprüfung).

Merkmale eines TPS

• Schnelle Reaktion
• Zuverlässigkeit
• Standardisierung (Inflexibilität)
• Kontrollierte Verarbeitung

Öffentliche Ausschreibungen

Öffentliche Ausschreibungen unterliegen gesetzlichen Regelungen für Bau- oder Dienstleistungsaufträge, Einkäufe und Beschaffungen der öffentlichen Hand. Ziel ist es, den besten Preis und die beste Qualität von Auftragnehmern oder Lieferanten zu erhalten.

Öffentliche Ausschreibungen können national oder international erfolgen.

Vor- und Nachteile von Ausschreibungen

Vorteile:

• Sie verhindern in den meisten Fällen Korruption bei Beamten und Vertragspartnern.
• Das transparente Verfahren und die Vergabe an den wirtschaftlichsten Bieter begrenzen betrügerische Absprachen.
• Bieter haben die Kontrolle über das Verfahren und können bei Unregelmäßigkeiten rechtliche Mittel einlegen.

Nachteile:

• Langsamer und bürokratischer Prozess.
• Das Verfahren garantiert nicht zwingend das absolut beste Angebot.
• Absprachen unter Bietern können dennoch vorkommen.

Zuschlagserteilung

Wird im Ausschreibungsdokument eine Frist festgelegt, sollte die Frist für die Zuschlagserteilung das Doppelte dieser Frist nicht überschreiten. Diese Frist kann nur einmalig um denselben Zeitraum verlängert werden. Nach Ablauf der Frist kann der Bieter sein Angebot zurückziehen.

Internationale Ausschreibungen

Hierbei ist die Teilnahme sowohl für nationale als auch für internationale Anbieter offen.

Ausschreibungsverfahren

• Es sollten mindestens 5 Bieter zur Teilnahme aufgefordert werden.
• Nehmen weniger als 5 Bieter teil, muss die Ausschreibung im offiziellen Amtsblatt (La Gaceta) veröffentlicht werden.
• Die Frist für den Eingang der Angebote darf, außer in begründeten Ausnahmefällen der Verwaltung, nicht weniger als 20 Tage betragen.
• Die Zuschlagserteilung erfolgt fristgerecht gemäß den Ausschreibungsbedingungen.
• Registrierung der Anbieter ist erforderlich.

Outsourcing im Unternehmen

Outsourcing bezeichnet die langfristige Auslagerung und Delegierung von nicht-kritischen Prozessen eines Unternehmens an spezialisierte Dienstleister. Dies dient der Effizienzsteigerung, damit sich die Unternehmensführung auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren kann.

Gründe für Outsourcing

• Einfachere Handhabung komplexer oder schwer kontrollierbarer Funktionen.
• Zugriff auf hochqualifiziertes Personal.
• Steigerung der Effizienz.
• Kostensenkung und bessere Kontrolle der Betriebsausgaben.

Vorteile von Outsourcing

• Ermöglicht eine schnelle Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen.
• Stärkt die Kernkompetenzen des Unternehmens.
• Trägt zum Aufbau gemeinsamer Wertschöpfung bei.
• Hilft dem Unternehmen, sich neu zu definieren.

Nachteile von Outsourcing

• Mögliche Verringerung von internen Leistungen.
• Die erwarteten Kosteneinsparungen treten eventuell nicht im erhofften Maße ein.
• Verlust der Kontrolle über bestimmte Produktions- oder Serviceprozesse.
• Gefahr der Stagnation bei Innovationen durch die Abhängigkeit von externen Lieferanten.

Auslagerbare Unternehmensbereiche

• Outsourcing von Finanzsystemen
• Outsourcing des Rechnungswesens
• Outsourcing von Marketingaktivitäten
• Outsourcing im Personalwesen (Human Resources)

Nicht auslagerbare Bereiche

• Finanz- und Schatzwesen (Treasury)
• Lieferantenkontrolle
• Qualitätsmanagement
• Kundenservice