Merkmale und Regeln der schriftlichen Kommunikation

Merkmale der schriftlichen Kommunikation

• Ersatz der Sprache: Die Schrift dient als Ersatz für die gesprochene Sprache.
• Schematische Darstellung: Kommunikation umfasst Botschaft, Code, Emittent (Sender), Frachtführer (Übermittler) und Empfänger.
• Zeitversetzte Kommunikation: Der Sender muss zum Zeitpunkt des Empfangs der Nachricht nicht anwesend sein.
• Erstellung der Meldung: Es ist notwendig, sich eine Meinung über den Inhalt und die Art und Weise zu bilden, wie die Nachricht übertragen werden soll.
• Multiple und simultane Kommunikation: Ermöglicht es, eine Nachricht gleichzeitig an viele Personen zu senden, auch wenn diese sich an verschiedenen Orten befinden.
• Unpersönlichkeit: Die Botschaft ist unpersönlicher; Handschriften dienen lediglich dazu, persönliche Merkmale des Absenders zu identifizieren.
• Beständigkeit: Schriftliche Nachrichten sind permanent und dauerhaft.

Häufige Fehler in Mitteilungen

• Wörter, die ihre Bedeutung verändern, wenn sie allein oder zusammen geschrieben werden (z. B. ebenfalls und auch).
• Allgemeine Begriffe, die je nach Schreibweise unterschiedliche Bedeutungen haben.
• Missbrauch von Hilfsverben und Pflichtformen.
• Wörter, die ohne Änderung der Schreibweise unterschiedliche Sinne ergeben (z. B. Bank).
• Unregelmäßigkeiten bei der Verwendung von Pronomen (z. B. Fehler im Satzbau wie: Ich schreibe einen Brief).
• Missbrauch von Groß- und Kleinschreibung.
• Fehlende Kongruenz zwischen den Elementen eines Satzes.
• Verwendung vager Begriffe (z. B. Ding).
• Wörter, die falsch verwendet werden oder keine klare Bedeutung haben.
• Missbrauch des Gerundiums.

Die Bedeutung der Satzzeichen

• Das Komma: Erzeugt kurze Pausen im Lesefluss.
• Das Semikolon: Erzeugt eine Pause, die größer als die des Kommas ist.
• Der Punkt: Markiert einen scharfen Bruch (Punkt, Absatz oder Ende des Textes).
• Auslassungspunkte: Geben an, dass ein Satz unvollständig ist.
• Der Doppelpunkt: Deutet auf eine längere Pause oder eine folgende Aufzählung hin.
• Klammern: Werden verwendet, um Untersektionen oder Einschübe innerhalb eines Wortes oder Satzes einzufügen.
• Frage- und Ausrufezeichen: Kennzeichnen Fragen oder besondere Betonungen.

Unterteilung der schriftlichen Kommunikation

Die schriftliche Kommunikation wird wie folgt unterteilt:

• Intern: Vertikal (aufsteigend und absteigend) sowie transversal (horizontal und diagonal).
• Extern: Eingangs- und Ausgangskommunikation.

Die kaufmännische Korrespondenz

Die kaufmännische Korrespondenz umfasst die Gesamtheit der schriftlichen Mitteilungen eines Unternehmens, sowohl im externen Bereich als auch in der internen Kommunikation.

Merkmale der Geschäftskorrespondenz

• Zielgerichtetheit: Sie reagiert auf einen bestimmten Grund und verfolgt immer ein klares Ziel (z. B. um etwas zu erledigen).
• Wirtschaftliche Ziele: Das Ziel ist es, einen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen.
• Fremdkontakt: Sie tritt häufig zwischen einander fremden Parteien auf.
• Hohes Volumen: In Unternehmen findet täglich ein reger schriftlicher Austausch statt, sowohl intern als auch extern.

Gründe für Geschäftsbriefe

Warum man im Business Briefe schreibt:

• Um sich auf die Außenwelt zu beziehen.
• Als Instrument für aktive kommerzielle Kommunikation.
• Zur Förderung und Pflege des Firmenimages.
• Um schriftliche Aufzeichnungen über Fakten und Vorgänge zu hinterlassen.