Ablagemethoden: alphabetisch, geografisch, sachbezogen und chronologisch
Zusammenfassung
Der Text stellt vier gängige Methoden zur Dokumentenablage und Klassifizierung vor: alphabetische, geografische, sachbezogene und chronologische Einordnung. Zu jeder Methode werden Vor- und Nachteile genannt. So lernen Studierende, welche Methode für welche Menge und Art von Dokumenten geeignet ist.
Kernpunkte
- Alphabetische Sortierung ist einfach, flexibel und vertraut, kann aber bei umfangreicher Dokumentation zu Namenswiederholungen und Fehlern führen.
- Geografische Einordnung teilt Daten in identifizierbare Gruppen und lässt sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen, eignet sich aber nur für wenige Dokumente.
- Sachbezogene Einordnung (Subject Index) ist einfach zu bedienen und erweiterbar, doch die richtige Wahl der Themen fällt oft schwer.
- Chronologische Einordnung ist schnell und einfach und eignet sich etwa für Rechnungen und Wechsel, setzt aber wenig Material und ein bekanntes Einstufungsdatum voraus.
Alphanumerische Sortierung
Vorteile:
- Einfachheit
- Flexibilität
- Sie können jedes Dokument leicht ohne Indizes oder Listen finden.
- Es ist eines der häufigsten Klassifizierungssysteme, weshalb uns das System vertraut ist.
Nachteile:
- Sortierkriterien sind nicht eindeutig.
- Bei umfangreicher Dokumentation kommt es häufig zu Wiederholungen von Namen.
- Wenn viel Dokumentation vorhanden ist, müssen spezialisierte und sehr genaue Regeln festgelegt werden, um Fehler und Zeitverluste während des Klassifizierungsprozesses zu vermeiden.
Geographische Einordnung
Vorteile:
- Die Daten können leicht in identifizierbare Gruppen unterteilt werden, was die Archivierung und spätere Suche erleichtert und Fehlerquellen minimiert.
- Die endgültige Einstufung ist einfacher als in alphabetischer Reihenfolge, da sie nicht auf alle Dokumente, sondern nur auf lokaler Ebene angewendet wird.
- Es bietet die gleichen Vorteile wie die alphabetische Sortierung.
- Da es viele Arten der geographischen Einteilung gibt, kann das System an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Nachteile:
- Sollte nur verwendet werden, wenn nur wenige Dokumente zu archivieren sind.
- Wenn erwartet wird, dass viele Dokumente abgelegt werden, muss sehr viel freier Raum zwischen den Dateien vorhanden sein.
Sachbezogene Einordnung (Subject Index)
Vorteile:
- Es ist sehr einfach zu bedienen, da wir die Themen, nach denen wir unsere Dokumente klassifizieren möchten, leicht wählen können.
- Es ist erweiterbar und ermöglicht das Anlegen neuer Ordner für neue Themen.
Nachteile:
- Es ist schwierig, die Themen korrekt zu wählen, die bei der Klassifizierung der Dokumente helfen sollen.
Chronologische Einordnung
Vorteile:
- Es ist schnell und einfach.
- Das Dokument wird immer nach dem vorhandenen Material eingefügt.
- Es ist nützlich, um Rechnungen, Wechsel etc. zu klassifizieren.
Nachteile:
- Nur anwendbar, wenn:
- Wenig Material zu klassifizieren ist.
- Das Datum der Einstufung bekannt ist.
- Ein bestimmter Zweck verfolgt wird, wie zum Beispiel die Auswertung von Umsätzen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Monat.
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PDF Word HTMLHäufige Fragen
Welche Nachteile hat die alphabetische Sortierung?
Die Sortierkriterien sind nicht eindeutig und bei umfangreicher Dokumentation kommt es häufig zu Wiederholungen von Namen. Außerdem sind bei viel Dokumentation sehr genaue Regeln nötig, um Fehler und Zeitverlust zu vermeiden.
Wann ist die chronologische Einordnung sinnvoll?
Sie ist sinnvoll bei wenig Material, wenn das Einstufungsdatum bekannt ist und ein bestimmter Zweck verfolgt wird. Der Text nennt als Beispiel Rechnungen, Wechsel und die Auswertung von Umsätzen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Warum ist die geografische Einordnung anpassbar?
Da es viele Arten der geografischen Einteilung gibt, kann das System an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Die Daten lassen sich außerdem leicht in identifizierbare Gruppen unterteilen.
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