Problemlösung und Entscheidungsfindung: Methoden, Planung und Strategien

Problemlösungsprozess und Entscheidungsfindung

Die Organisation hat bereits viele Probleme gelöst. Standardisierte Lösungen sind jedoch nicht immer ausreichend, insbesondere bei neuen Situationen, wie etwa einem Terroranschlag, für den noch keine Lösung verfügbar war. Daher sind Problemlösungsfähigkeiten entscheidend.

Entscheidungsfindung

Eine Entscheidung ist ein Prozess, der aus folgenden Schritten besteht:

• Identifikation des Problems: Die Phase, in der erkannt wird, dass ein Problem existiert und Entscheidungen notwendig sind.
• Diagnose: Ursachen und Konsequenzen des Problems werden untersucht.
• Generierung von Alternativen: Mögliche Lösungen werden mithilfe von Brainstorming oder Brainwriting entwickelt.
• Auswahl einer Alternative: Die Alternativen werden verglichen und bewertet, um die beste Option zu wählen.
• Umsetzung und Bewertung: Die Entscheidung wird umgesetzt und ihre Wirkungen werden anschließend bewertet.

Kreativitätsmethoden

Brainstorming ist eine Methode, bei der Gruppen mündlich Ideen sammeln, ohne Alternativen vorab zu begrenzen.

Brainwriting ist eine schriftliche Variante des Brainstormings, bei der Ideen niedergeschrieben werden.

Analysewerkzeuge

Ishikawa-Diagramm: Das Diagramm, das aufgrund seiner Form auch Fischgräten-Diagramm genannt wird, dient der Analyse möglicher Ursachen eines Problems. Typische Kategorien sind Mensch, Maschine, Methode und Material.

Pareto-Prinzip: Das 80-20-Prinzip besagt, dass etwa 80 % der Wirkungen auf 20 % der Ursachen zurückzuführen sind.

MDPO: Diese Methode organisiert Informationen in einer Struktur aus Ursachen und Wirkungen eines bestehenden Problems.

Nutzen-Kosten-Analyse: Vorteile und Nachteile der Möglichkeiten werden gegenübergestellt, um die Entscheidung zu erleichtern.

Gewichtete Kriterien: Alternativen werden anhand festgelegter, gewichteter Kriterien objektiv bewertet.

Rationalität und Intuition

Entscheidungen beruhen auf einer Kombination aus Rationalität und Intuition. Rationale Entscheidungen basieren auf Informationen und logischer Ordnung. Intuition ist eine durch Erfahrung und Lernen entstandene Wahrnehmungsweise, die auf Gefühlen und unbewussten Eindrücken beruht. Je mehr Informationen vorliegen, desto rationaler ist der Entscheidungsprozess; je größer der Anteil an Meinungen und Gefühlen, desto intuitiver wird er.

Wer trifft Entscheidungen?

• Autokratische Entscheidungen werden von Führungskräften getroffen, ohne Rücksprache mit der Gruppe.
• Gemeinsame Entscheidungen werden von Führungskräften gemeinsam mit ihrem Team getroffen und erfordern Diskussion, Beteiligung und Beratung.
• Delegierte Entscheidungen werden von einer Person oder Gruppe getroffen, der Befugnisse übertragen wurden, und müssen nicht von der Verwaltung genehmigt werden.

Planung und Strategie

Planung

Planung ist ein Werkzeug, um Ziele zu definieren, Mittel zur Zielerreichung festzulegen und Ergebnisse vorwegzunehmen.

Proaktive und defensive Haltung

Eine proaktive Haltung wird von Kräften vertreten, die Veränderungen in der Organisation anstoßen wollen. Eine defensive Haltung strebt dagegen Stabilität und die Bewahrung des Status quo an. Beide Kräfte sind wichtig: Proaktivität fördert Wachstum und Wandel, während Defensivität abrupte und unnötige Veränderungen verhindert.

Systemische Betrachtung

Eingaben in ein System umfassen Informationen aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft, sowohl aus dem externen als auch dem internen Umfeld der Organisation. Diese werden verarbeitet und führen zu neuen Informationen und Entscheidungen, beispielsweise durch Interpretation, Identifikation von Alternativen sowie Bewertung und Auswahl von Handlungsoptionen.

Bestandteile eines Plans

Ein Plan ist ein Leitfaden für die Zukunft. Er legt fest, welche Situation erreicht werden soll, welche Ressourcen dafür erforderlich sind und wie der Aufwand gesteuert wird.

• Ziel: Die gewünschten Ergebnisse, auf die Handlungen ausgerichtet sind.
• Mittel zur Realisierung: Eine oder mehrere Handlungsmöglichkeiten, Aktivitäten und der gezielte Einsatz von Ressourcen.
• Kontrollmittel: Informationen, die zeigen, ob Ziele erreicht werden und ob die gewählten Maßnahmen angemessen sind.

Arten von Plänen

• Ständige Pläne: Dauerhaft gültige Vorgaben wie Politiken, Verfahrensanweisungen und die Mission der Organisation.
• Einmalige, temporäre Pläne: Pläne für einen bestimmten Zweck, etwa Projektpläne oder Werbekampagnen.
• Politik: Allgemeine Richtlinien, die festlegen, wie bestimmte Problemarten behandelt werden, zum Beispiel die Vermeidung von Verschuldung oder der Einkauf nur bei zertifizierten Lieferanten.
• Verfahren (Standards): Detaillierte Beschreibungen von Handlungsabfolgen, die helfen, Fehler zu reduzieren, etwa Schritte bei der Dateneingabe in ein Formular.

Umgang mit der Zukunft

Planung stützt sich auf die Projektion der Gegenwart, auf Zeitreihenanalysen, Projektionen von Trends und die Untersuchung von Ursache-Wirkungs-Beziehungen.

Strategische Planung

Die strategische Planung legt die Mission und die Ziele der Organisation fest. Dabei werden Chancen und Bedrohungen der Umwelt sowie weitere Faktoren berücksichtigt. Sie bestimmt die Zukunft der Organisation und nicht nur die Mittel, mit denen sie auf die Umwelt reagiert.

• Funktionale Pläne: Spezialisierte Pläne für Bereiche wie Marketing, Produktion oder Personal.
• Operative Pläne: Konkrete Maßnahmen, Aktivitäten und Ressourcen zur Umsetzung der Ziele.

Phasen der strategischen Planung

Die Schritte sind komplex, können in beliebiger Reihenfolge oder gleichzeitig erfolgen und müssen kontinuierlich überprüft werden, da sich die Situation ständig verändert:

• Mission: Der Tätigkeitsbereich der Organisation.
• Leistung: Informationen über die erzielten Ergebnisse im Vergleich zu Zielen und zur Konkurrenz, etwa Kundenanteil oder Marktanteil.
• Analyse der Umwelt: Untersuchung von Chancen und Bedrohungen, besonders wichtig bei instabilem und komplexem Wettbewerb. Dazu gehören Branche, Mitbewerber, technologischer Wandel und die wirtschaftliche Lage (Arbeitsmarkt, Zinsen, Aktienkurse).
• Interne Analyse: Identifikation von Stärken und Schwächen innerhalb der Organisation, etwa in Produktion, Marketing, Personal und Finanzen (Cashflow, Liquidität, Solvenz).
• Strategische Ziele: Konkrete Ergebnisse, etwa eine Führungsposition im Markt oder die Anpassung an Kunden- und Marktanforderungen.

Generische Wettbewerbsstrategien

• Differenzierung: Das Unternehmen hebt sich durch einzigartige Produkte oder Dienstleistungen ab, wie etwa McDonald's mit gleichbleibender Qualität und schneller Bedienung.
• Kostenführerschaft: Das Unternehmen bietet ein Produkt oder eine Dienstleistung zu niedrigeren Kosten als die Konkurrenz an.
• Fokussierung: Das Unternehmen konzentriert sich auf einen bestimmten Nischenmarkt oder bestimmte Produkte bzw. Dienstleistungen.

Ansoff-Matrix

• Marktdurchdringung: Bestehende Produkte werden in bestehenden Märkten stärker verkauft.
• Marktentwicklung: Bestehende Produkte werden in neuen Märkten angeboten.
• Produktentwicklung: Neue Produkte werden in bestehenden Märkten eingeführt.
• Diversifikation: Neue Produkte werden in neuen Märkten angeboten.

Verhaltenstypen nach Miles und Snow

• Defensiver Typ: Konzentriert sich auf einen engen, hoch spezialisierten Bereich und widersetzt sich Veränderungen.
• Prospektiver Typ: Sucht ständig nach neuen Marktchancen und ist innovativ.
• Analytischer Typ: Agiert in zwei Märkten, einem stabilen und einem im Wandel.
• Reaktiver Typ: Reagiert in turbulenten Umgebungen nicht wirksam auf Veränderungen.

Wachstums-, Stabilitäts- und Reduzierungsstrategien

• Stabilitätsstrategie: Beibehaltung des bisherigen Kurses ohne wesentliche Veränderung.
• Wachstumsstrategie: Ausbau des Marktanteils und Erschließung neuer Chancen.
• Reduzierungsstrategie: Notwendig, wenn die Organisation stark bedroht ist, etwa durch Stilllegung von Produktionslinien oder Verkauf von Geschäftsbereichen.

Häufig werden verschiedene Strategien gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten kombiniert, je nach Umständen.

Planungsprozess der Operation

Der operative Planungsprozess legt objektiv und genau fest, welche Aktivitäten durchgeführt werden müssen und welche Ressourcen dafür notwendig sind. Er umfasst:

• Analyse der Ziele: Festlegung des gewünschten zukünftigen Zustands, etwa den Wettbewerb zu gewinnen oder einen Marktanteil zu erobern.
• Zeitplanung: Bestimmung der Zeit, die für die Ziele benötigt wird.
• Ressourcenplanung: Festlegung der operativen Ressourcen, die erforderlich sind.
• Risikobewertung: Identifikation von Ereignissen, die Bedingungen oder Ergebnisse gefährden können. Beispiel: Die Möglichkeit eines Unfalls ist ein Risiko bei jeder Reise.
• Planung der Kontrollmittel: Festlegung, wie Aktivitäten, Ressourcenverbrauch, Fristen, Ziele und andere Variablen überwacht werden.

Organisationsstruktur und Budgetierung

Die Organisationsstruktur legt mit einem Plan die ständigen Verantwortlichkeiten sowie das System von Autorität und Kommunikation innerhalb der Organisation fest.

Budgetvorbereitung: Jede Ressource hat einen Kostenwert. Löhne werden beispielsweise stündlich oder monatlich berechnet. Die Gesamtkosten ergeben sich aus der Multiplikation der Einheitskosten mit der Dauer der Aktivitäten. Direkte Kosten lassen sich einzelnen Aktivitäten zuordnen, indirekte Kosten dagegen nicht.