Rechnungsstellung: Fristen, Duplikate und Aufbewahrung von Rechnungen

Zusammenfassung

Der Text erläutert die Regeln zur Rechnungsstellung durch Dritte, die Fristen für Ausstellung und Lieferung je nach Empfänger sowie den Umgang mit Duplikaten und Kopien. Außerdem wird beschrieben, welche Dokumente Unternehmer und Freiberufler aufbewahren müssen, auch bei elektronischer Übermittlung. Ein Schüler lernt damit die wichtigsten Pflichten rund um Rechnungen kennen.

Kernpunkte

Rechnungen durch Dritte erfordern eine vorherige schriftliche Zustimmung und müssen vom Unternehmer innerhalb von 15 Tagen angenommen werden.
Gegenüber Privatpersonen (keine Unternehmer oder Freiberufler) entspricht der Lieferzeitpunkt dem Zeitpunkt der Ausstellung.
Gegenüber Unternehmern oder Freiberuflern erfolgt die Ausstellung innerhalb eines Monats nach der Operation bzw. vor dem 16. Tag des Folgemonats.
Unternehmer dürfen grundsätzlich nur ein Original ausstellen; Duplikate müssen mit "DUPLIKAT" und dem Grund gekennzeichnet sein, Kopien mit "KOPIE".
Erhaltene und ausgestellte Rechnungen sowie bestimmte Belege müssen aufbewahrt werden, elektronische Rechnungen im ursprünglichen Format.

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F) Rechnungsstellung durch Dritte

Dies kann folgende Anforderungen erfüllen: Es muss eine vorherige schriftliche Zustimmung vorliegen. Jede Rechnung muss durch den Unternehmer innerhalb von 15 Tagen ab Erhalt der Rechnung angenommen werden. Diese Rechnungen, die durch Dritte oder für die Empfänger ausgestellt werden, müssen jeweils ein eigenes, standardisiertes Nummernschema aufweisen.

G) Fristen für Ausstellung und Lieferung

a) Der Empfänger ist kein Unternehmer oder Freiberufler: Die Lieferung und der Versandtermin entsprechen dem Zeitpunkt der Ausstellung.
b) Der Empfänger ist Unternehmer oder Freiberufler: Die Ausstellung erfolgt innerhalb eines Monats nach Durchführung der Operation bzw. vor dem 16. Tag des Folgemonats (Frist für die vollständige Liquidation der Operationen). Der Versand erfolgt innerhalb eines Monats ab dem Tag der Ausstellung.
c) Sammelrechnung: Der Liefertag ist der letzte Tag des Kalendermonats, in dem die Tätigkeiten ausgeführt wurden. Der Versandtermin entspricht dem Zeitpunkt der Ausstellung.
d) Sammelrechnung für Unternehmer und Freiberufler: Die Lieferung erfolgt einen Monat nach dem letzten Tag des Kalendermonats. Falls Vorgänge vorliegen, erfolgt die Ausstellung am Tag vor dem 16. des Monats, der auf das Datum des Ablaufs der Liquidationsfrist der Operationen folgt. Der Versand erfolgt innerhalb eines Monats ab dem Tag der Ausstellung.

H) Duplikate und Kopien von Rechnungen

Unternehmer und Freiberufler dürfen grundsätzlich nur ein Original jeder Rechnung ausstellen. Die Ausstellung einer Kopie oder eines Duplikats ist in folgenden Fällen zulässig: Wenn es für denselben Vorgang mehrere Empfänger gibt oder bei Verlust des Originals. In jedem Duplikat müssen der Begriff "DUPLIKAT" und der Grund für seine Ausstellung vermerkt sein. In allen Kopien der Rechnung muss der Vermerk "KOPIE" enthalten sein.

J) Aufbewahrung von Rechnungen und Dokumenten

Arbeitgeber und Freiberufler müssen folgende Dokumente aufbewahren:

A) Erhaltene Rechnungen und Ersatzdokumente.
B) Die Originale oder Kopien der ausgestellten Rechnungen sowie Kopien der ausgestellten Ersatzdokumente.
C) Belege über den Erhalt der Erstattung im Rahmen der Sonderregelung für Landwirtschaft, Viehzucht und Fischerei.
D) Dokumente über die Zahlung von befreiten Einfuhrabgaben.

Bei elektronischer Übermittlung:

Der Aussteller ist verpflichtet, die Originale oder Kopien der ausgestellten Rechnungen in dem Format aufzubewahren, in dem sie erstellt wurden.
Der Empfänger muss die Originalrechnung in dem Format aufbewahren, in dem er sie erhalten hat.
Die Rechnungen müssen zur Sicherstellung der Zahlung der Mehrwertsteuer (MwSt.) aufbewahrt werden.

Häufige Fragen

Wann muss eine Rechnung an einen Unternehmer ausgestellt werden?

Die Ausstellung erfolgt innerhalb eines Monats nach Durchführung der Operation bzw. vor dem 16. Tag des Folgemonats. Der Versand erfolgt innerhalb eines Monats ab dem Tag der Ausstellung.

Wie muss ein Duplikat einer Rechnung gekennzeichnet sein?

In jedem Duplikat müssen der Begriff "DUPLIKAT" und der Grund für seine Ausstellung vermerkt sein. Kopien tragen den Vermerk "KOPIE".

Wann ist die Ausstellung eines Duplikats zulässig?

Ein Duplikat oder eine Kopie ist zulässig, wenn es für denselben Vorgang mehrere Empfänger gibt oder das Original verloren gegangen ist.