Registrierung und Buchhaltung von Handelsgeschäften

TOP 3: Registrierung und Werbung

I. Registrierung als Personenregister für öffentliche Arbeitgeber

Das Register ist eine administrative Einrichtung, deren Hauptzweck die Werbung ist. Es führt auch andere gesetzlich zugewiesene Funktionen aus. Einzelne Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, sich im Register anzumelden. Dies hat jedoch Konsequenzen: Wenn ein Arbeitgeber sich nicht registriert, kann er keine Handlungen oder Verträge für seine Tätigkeit vornehmen. Der primäre Zweck des Registers ist die Veröffentlichung bestimmter rechtlicher Verhältnisse der registrierten Personen, die nicht nur gesetzlich vorgeschrieben sind. Es dient auch der Legalisierung von Unternehmen, der Registrierung von Geschäftsprozessen sowie der Hinterlegung und Veröffentlichung von Jahresabschlüssen.

II. Organisation: Register, Zentralregister und Amtsblatt

Es gibt zwei Arten von Handelsregistern: Regionale Handelsregister, die sich in den Landeshauptstädten befinden und eine Reihe von Büchern führen, darunter das Journal, die Eintragungen, die Legalisierung, Sparkonten, die Ernennung von Sachverständigen und Prüfern sowie den Index und das Inventar. Vor jedem Grundbuchamt befindet sich eine Handelsmarke. Das Handels-Zentralregister sammelt Daten aus allen Einreichungen der regionalen Handelsregister. Es ist auch für die Ausstellung von Zertifikaten für Unternehmen und die Veröffentlichung des Amtsgerichts zuständig.

III. Formale Werbung

Das Register ist ein öffentliches Register, das Dritten die Kenntnis der registrierten Situationen ermöglichen soll. Der Zugriff auf den Inhalt des Registers erfolgt über verschiedene Verfahren, die durch Vorschriften festgelegt sind, wie z. B. Computerterminals in den Registrierungsbüros und Informationsnotizen. Generell hat die Eintragung im Register einen deklarativen Charakter, d. h. die Registrierung macht etwas öffentlich, das bereits eingetreten und nach außen hin perfektioniert wurde.

IV. Werbegegenstände

Die Aufnahme einer Tatsache, einer Handlung oder eines Vertrags in das Register kann nur im Rahmen eines öffentlichen Dokuments erfolgen. Nur Dokumente, die sich auf Handlungen oder Verträge beziehen, die nach den Gesetzen und Vorschriften nutzlos sind, können zur Eintragung verwendet werden. Für jede Person, die sich im Register anmeldet (gemäß Artikel 83), wird eine persönliche Seite im Register eröffnet. Auf dieser Seite werden alle Handlungen, Verträge, Ereignisse und Umstände im Zusammenhang mit dieser Person registriert. Nach der Einreichung des Dokuments im Register erhält der Antragsteller eine Quittung, die die Art des Dokuments sowie Datum und Uhrzeit der Einreichung angibt. Anschließend muss der Standesbeamte die sogenannte "Qualifikation des Mietvertrags" vornehmen. Wenn die Bewertung positiv ist, erfolgt die endgültige Zulassung, wobei das Datum der Eintragung dem Datum entspricht, an dem die Eintragung im Journal vorgenommen wurde.

TOP 2: Dokumentation und Buchhaltung von Handelsgeschäften

I. Allgemeine Ideen zur Buchhaltungspflicht

Das Handelsgesetzbuch (HGB) sieht in Artikel 25 die Pflicht des Arbeitgebers zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Führung korrekter Geschäftstätigkeiten vor. Die Buchführung ist sowohl für den Unternehmer selbst von Vorteil, da sie ihm ermöglicht, den finanziellen Status seines Unternehmens zu kennen.

II. Formale Buchhaltung: Bücher und Dokumentation für Arbeitgeber

Das HGB schreibt die Bücher vor, die jeder Unternehmer unbedingt führen muss:

• Buch der Vorräte und Jahresabschluss: Spiegelt das Inventar und den Jahresabschluss am Ende des Jahres wider.
• Journal: Tägliche Aufzeichnungen aller Transaktionen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit.

Sozialunternehmen müssen zusätzlich das Sitzungsprotokollbuch führen, das die Protokolle der Sitzungen der Gesellschaftsorgane aufzeichnet. Kapitalgesellschaften (GmbH) müssen zudem das Buch der Namensaktien und das Verzeichnis der Mitglieder führen.

III. Geheimhaltung der Buchhaltung und Ausstellung von Dokumenten

Das Handelsgesetzbuch schreibt das Prinzip der Geheimhaltung der Buchhaltung vor. Ausnahmen bilden die "Mitteilung der Bücher" und die "Namensausstellung", die beide von einem Richter angeordnet werden können. Die "Mitteilung" ist eine allgemeine Anerkennung der Bücher des Arbeitgebers und kann nur in gesetzlich vorgesehenen Fällen erfolgen, z. B. bei Erbschaftsfällen. Die "Ausstellung" kann nur angeordnet werden, wenn der Arbeitgeber einen Teil der Verantwortung in einem Gerichtsverfahren in Frage stellen kann und sich nur auf die für diese Angelegenheit relevanten Einträge bezieht.

IV. Beweiswert von Buchführungsunterlagen

Der Beweiswert von Büchern kann eingeschränkt sein, da traditionell die darin aufgeführten Operationen als vollständige Prüfung betrachtet wurden. Dies hat sich jedoch geändert, wenn die Bücher den Nachweis der Existenz einer zu berücksichtigenden Operation erbringen.

V. Buchhaltung und Jahresabschluss

Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass jeder Arbeitgeber jährlich seinen Jahresabschluss vorlegen muss. Dieser besteht aus:

• Bilanz: Spiegelt die Vermögenswerte, Verpflichtungen und Rechte sowie die Form der Vermögenswerte des Unternehmens wider.
• Gewinn- und Verlustrechnung: Enthält Einnahmen und Ausgaben für das Jahr.
• Anhang: Ein Dokument, das die Informationen der beiden vorangegangenen Dokumente erweitert oder kommentiert.

Durch diese drei Dokumente stellt das HGB sicher, dass der Jahresabschluss eines Unternehmens ein getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Arbeitgebers vermittelt.

VI. Prüfung von Konten: Funktion, Annahmen und System

Die Richtigkeit der Jahresabschlüsse wird durch Wirtschaftsprüfer überprüft, die nach Prüfung einen Bericht über die Zuverlässigkeit der Dokumente erstellen. Nicht alle Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, ihre Konten zur Prüfung des Jahresabschlusses vorzulegen. Dies gilt nur für:

• Gesellschaften im Versicherungsbereich
• Sparkassen
• Kapitalgesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die bestimmte Anforderungen erfüllen