Steuerung und Kontrolle der Planung: Feedback, Audit und Prinzipien

Steuerung der Planung

Die Steuerung der Planung basiert auf der Existenz eines Plans: gäbe es keinen Plan, gäbe es nichts zu steuern. Kontrolle ist die Überprüfung dessen, was getan wurde. Kontrolle macht Sinn, wenn es etwas zu vergleichen oder gegenüberzustellen gibt; nämlich dass etwas geplant ist.

Funktion und Ablauf der Steuerung

Die Steuerung ist ein Prozess, der bestimmt, was getan werden soll und was tatsächlich getan wurde. Sie umfasst die Evaluierung und die Umsetzung von Sanierungsmaßnahmen, um Aktionen in Richtung der Ziele umzulenken und gegebenenfalls die Pläne neu zu formulieren. Die Kontrolle sollte für alle Ebenen und in allen Bereichen gelten, in denen Maßnahmen oder Richtungen festgelegt werden. Sie darf nicht auf bestimmte Bereiche beschränkt werden, sondern sollte alle Aktivitäten des Unternehmens abdecken.

Dynamik der Kontrolle

Die Steuerung ist dynamisch. Ihr Wesen besteht darin, Ergebnisse zu überprüfen, zu korrigieren, dann den Plan neu zu fassen und erneut Kontrolle auszuüben. Dieser zyklische Prozess gewährleistet Anpassung und kontinuierliche Verbesserung.

Feedback und Korrekturmaßnahmen

FEEDBACK beschreibt die Form der Rückmeldung, die Steuerung ermöglicht. Man unterscheidet dabei grundsätzlich zwei Formen:

• Negatives Feedback (Korrekturmaßnahmen): Dies ist das Wesen der Kontrolle: Abweichungen werden erkannt und es werden Entscheidungen getroffen, die Aktionen in die entgegengesetzte Richtung der Abweichung lenken. Der Begriff «negatives Feedback» bedeutet nicht, dass die Maßnahme ungünstig ist, sondern dass sie eine Gegenkraft zur Abweichung darstellt.
• Positives Feedback (Morphogenese): Diese Form des Feedbacks bewegt Ziele oder Prozesse in die gleiche Richtung wie die ursprüngliche Abweichung und kann dadurch Verstärkungs- oder Entwicklungsprozesse auslösen.

Control und Motivation: Reaktionen der Gruppe

Wenn eine Gruppe aktiv und effektiv Kontrolle über ihre Arbeit ausübt, beeinflusst dies Motivation und Leistung. Bedürfnisse von Individuen und Gruppen sind ebenfalls wesentliche Elemente, denen durch Überwachung und Steuerung Rechnung getragen werden kann. Grundsätzlich hängt die Wirkung der Kontrolle von der Sichtbarkeit und Wirksamkeit der Maßnahmen sowie von der motivationalen Rolle der Beteiligten ab.

Arten der Kontrollen

Kontrollen können nach verschiedenen Gesichtspunkten klassifiziert werden:

• Quantitative Kontrollen: Messung anhand mengenmäßiger Ziele.
• Qualitätskontrollen: Beurteilung qualitativer Zielerreichung.
• Zeitkontrollen: Überwachung von Fristen und Terminen.
• Geldkontrollen: Budgetüberwachung und Kostenkontrolle.

Audit: Ein Audit ist ein Instrument zur Steuerung der finanziellen Lage: es dient der Beurteilung der angewandten Bilanzierung und Finanzgeschäfte sowie der Bewertung von Verfahren und allgemeinen Verwaltungskosten und der Leistung des Unternehmens. Dies wird häufig als interne Kontrolle bezeichnet.

Haushaltskontrolle: Diese befasst sich mit dem Budget und der Einhaltung zeitlicher Vorgaben.

Stufen der Kontrolle: Bestimmen der Kontrollbasis

Bestimmung der Basis: Die Kontrollbasis sind die vorgeschlagenen Ziele oder Zielvorgaben, die erreicht werden sollen. Das Messen oder Beurteilen dessen, was getan wurde, ist notwendig, um die tatsächliche Leistung mit dem Plan zu vergleichen. Dabei gilt:

• Wenn das Ziel quantitativ ist, müssen quantitative Messgrößen definiert werden.
• Wenn das Ziel qualitativ ist, müssen geeignete qualitative Kriterien festgelegt werden.

Vergleich: Die Gegenüberstellung dessen, was getan wurde, mit dem Programm bzw. Plan ist der Kern der Kontrolle. Die Analyse und Korrektur von Abweichungen ist die zentrale Aufgabe der Kontrolle.

Grundprinzipien der Kontrolle

Wichtige Prinzipien, die bei der Ausgestaltung von Kontrollen zu beachten sind:

• Prinzip der Selbstbestimmung: Wann immer wir eine Handlung mit unterschiedlichem Grad an Bewusstsein ausführen, schaffen wir Kontrolle. Selbstkontrolle und bewusstes Handeln fördern die Wirksamkeit des Kontrollsystems.
• Prinzip der Ausnahme (Prinzip der Konzentration auf Wesentliches): Kontrolle wird effizienter, wenn Analyse und Korrekturen sich auf die wichtigsten oder signifikanten Abweichungen konzentrieren.
• Prinzip der Wirtschaftlichkeit (Kostenkontrolle): Die Steuerung sollte nicht teurer sein als das, was kontrolliert wird. Kontrolle muss in einem angemessenen Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen.

Diese Prinzipien helfen, Kontrollen so zu gestalten, dass sie wirksam, effizient und nachhaltig sind.