Verwaltungsrat: Verfassung, Arbeitsweise und Haftung

1.4 Verfassung und Arbeitsweise des Verwaltungsrats

a) Quorum

Quorum bezeichnet die Voraussetzungen, unter denen ein Gremium konstituiert ist und seine Sitzungen beginnen kann. Der Verwaltungsrat kann die Sitzung unter der Leitung seines Präsidenten eröffnen; eine Sitzung ist nur dann beschlussfähig, wenn das für die jeweilige Art von Beschluss erforderliche Quorum anwesend oder vertreten ist. Die genauen Quoren können durch die Satzung festgelegt und erhöht werden.

Für ordentliche Beschlüsse gelten typischerweise folgende Anforderungen (die Satzung kann strengere Quoren vorsehen):

• Erster Aufruf: Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn die anwesenden oder vertretenen Aktionäre mindestens 25 % des stimmberechtigten Aktienkapitals vertreten.
• Gültige Einberufung: Eine ordnungsgemäß einberufene Versammlung kann grundsätzlich vom Vorstand abgehalten werden, unabhängig von der Anzahl der anwesenden Gesellschafter und des vertretenen Kapitals (sofern die Satzung nichts Anderes bestimmt).

Für wichtige Beschlüsse (z. B. Satzungsänderungen oder grundsätzliche strukturelle Änderungen) gelten in der Regel strengere Quoren:

• Erster Aufruf: Beschlussfähigkeit erfordert häufig, dass die anwesenden oder vertretenen Aktionäre mindestens 50 % des stimmberechtigten Aktienkapitals repräsentieren (die Satzung kann ein höheres Quorum festlegen).
• Zweiter Aufruf: In der zweiten Einberufung genügt in der Regel ein geringeres Quorum, häufig 25 % des stimmberechtigten Kapitals (auch hier kann die Satzung ein höheres Quorum vorsehen).

b) Annahme von Beschlüssen

Beschlüsse werden im Allgemeinen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Für bestimmte Angelegenheiten ist jedoch eine absolute Mehrheit erforderlich, das heißt mehr als die Hälfte des vertretenen Kapitals. Die Satzung kann eine verstärkte (qualifizierte) Mehrheit vorsehen, z. B. Zweidrittelmehrheit; eine Einstimmigkeit kann die Satzung zwar verlangen, ist aber in der Regel nicht üblich.

Für besonders wichtige Entscheidungen kann die Satzung spezielle Mehrheiten vorsehen; ist dies der Fall, sind die in der Satzung genannten Quoren und Mehrheiten maßgeblich.

Der Präsident der Generalversammlung moderiert die Sitzung, sorgt für die Einhaltung der Tagesordnung, veranlasst die Abstimmungen und verkündet das Ergebnis der Abstimmung. Beschlüsse gelten als gefasst, sobald eine solche Verkündung erfolgt ist. Bei Stimmengleichheit kann der Präsident in der Regel den Stichentscheid ausüben, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt.

Das Protokoll der Hauptversammlung (Versammlungsprotokoll) hält den Inhalt der Verhandlungen, die gefassten Beschlüsse, die Abstimmungsergebnisse und die eventuellen Gegenstimmen fest. Die Beschlüsse werden erst wirksam, wenn das Protokoll genehmigt ist. Üblicherweise erstellt der Sekretär das Protokoll mit Zustimmung des Präsidenten; das Protokoll wird vom Präsidenten und dem Sekretär genehmigt. In manchen Fällen können auch Wirtschaftsprüfer, vom Präsidenten delegierte Personen oder zwei weitere Personen an der Genehmigung beteiligt sein.

Das Protokoll dient nicht nur als Nachweis, sondern ist auch erforderlich für die Eintragung der Beschlüsse in das Handelsregister.

Haftung der Geschäftsführer

Die Administratoren (Geschäftsführer) müssen ihr Amt mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns ausüben und sind verpflichtet, vertrauliche Informationen geheim zu halten, auch nach Beendigung ihres Amtes. Sie haften gegenüber den Gläubigern des Unternehmens, den Aktionären und der Gesellschaft für Schäden, die sie bei der Ausübung ihres Amtes durch Gesetzes- oder Satzungsverstöße oder durch grobe oder leichte Fahrlässigkeit verursachen.

Für die Haftung der Geschäftsführer müssen grundsätzlich die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es liegt ein rechtswidriges Verhalten vor (Verstoß gegen Gesetz, Satzung oder sonstige Pflichten).
• Durch dieses Verhalten ist ein Schaden entstanden.
• Zwischen dem rechtswidrigen Verhalten und dem Schaden besteht ein ursächlicher Zusammenhang.
• Der Geschäftsführer hat nicht mit der erforderlichen Sorgfalt gehandelt.

Ausübung der Klage wegen Verletzung gesellschaftlicher Interessen

Wenn direkt die Interessen der Gesellschaft verletzt werden, kann die Ausübung der Aktion (der Klage) erfolgen. Wer die Klage erheben kann, richtet sich wie folgt:

• Das Unternehmen selbst, durch Beschluss der Hauptversammlung, auch ohne vorherige Aufnahme des Punkts in die Tagesordnung.
• Aktionäre, die mindestens 5 % des Grundkapitals halten, unter den folgenden Voraussetzungen:
  • Sie haben die Einberufung der Hauptversammlung verlangt, um über die Ausübung der Klage zu entscheiden, und die Administratoren wurden nicht einberufen.
  • Wenn die Gesellschaft keine Klage innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung erhebt.
  • Wenn der Vorstand die Verantwortung bereits durch einen Beschluss übernommen hat und die Ausübung der Klage verhindert wurde.
• Gläubiger der Gesellschaft: wenn die Klage auf Schadenersatz von der Gesellschaft oder den Aktionären nicht verfolgt wird und das Vermögen nicht ausreicht, um ihre Forderungen zu befriedigen.
• Darüber hinaus können Gesellschafter und Dritte eine individuelle Klage gegen die Geschäftsführer erheben, wenn diese dem Kläger unmittelbar Schäden zugefügt haben.

Gemeinsame Hinweise zwischen SL und SA

Hinweise:

• Keine persönliche Haftung der Gesellschafter für die Gesellschaftsschulden: Gesellschafter haften grundsätzlich nur mit ihrem eingebrachten Vermögen.
• Marktfähigkeit als Vorteil: die Rechtsform hat Auswirkungen auf die Handelbarkeit und Außendarstellung.
• Kapital ist identifiziert und durch zwingende Regeln geschützt, die die Rolle des Kapitals zum Schutz der Gläubiger regeln.
• Die Unternehmensorganisation besteht typischerweise aus zwei Organen: der Hauptversammlung und dem Verwaltungsrat.

Unterschiede zwischen SL und SA

Unterschiede:

• Gesellschaftskapital: Bei der SL (Sociedad Limitada) kann das notwendige Mindestkapital niedriger sein; bei der SA (Sociedad Anónima) gelten in vielen Rechtsordnungen höhere Schwellenwerte.
• Bei der SA ist das Kapital in Aktien zerlegt.
• Bei der SA ist das Stammkapital häufig vollständig einbezahlt bei Gründung (je nach nationaler Regelung).
• Die SL kann in ihrer Ausschüttungsdoktrin Einschränkungen haben; Dividendenausschüttungen unterliegen bestimmten Voraussetzungen.
• Die SL weist oft eine persönlicher geprägtere Struktur auf als die SA; die Übertragbarkeit von Anteilen kann eingeschränkt sein.
• Rechtliche Regelungen für die SL sind häufig flexibler als für die SA.
• Die SL ist in der Regel nicht für den öffentlichen Handel (Börsengang) vorgesehen; die SA eignet sich dafür.
• Kontrolle erfolgt in der Regel durch die Gesellschafter und nach den Regeln der jeweiligen Rechtsform; Beiträge der Gesellschafter sind maßgeblich.