Effektive Organisation des Außendienstes: Strategien & Tipps

Organisation des Außendienstes

Faktoren in der Organisation der Verkaufsteams

Der Prozess der Organisation des Außendienstes umfasst drei einfache Schritte:

• Zielsetzung: Pflege und Erreichung der Ziele des Außendienstes.
• Aufgabenverteilung: Zuweisung spezifischer Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Integration: Koordinierung der Aktivitäten mit anderen Unternehmensbereichen.

Die Organisation ist eine Fortsetzung der strategischen Planung. Eine effektive Struktur ermöglicht es, Verkaufsziele durch eine klare Vertriebsstrategie zu erreichen. Sie schafft Ordnung und weist Aufgaben zu, für deren Durchführung die Mitarbeiter die Verantwortung tragen.

Zweck der Vertriebsorganisation

Laut Peter Drucker sollte ein Unternehmen als „Organisation von Informationen“ betrachtet werden, mit flacheren Hierarchien und Spezialisten in operativen Bereichen. Der Zweck der Vertriebsorganisation ist die Erleichterung der Zielerreichung durch:

• Marktorientierung: Schnelle Reaktion auf Marktbedürfnisse und Verkürzung der Entscheidungswege.
• Effizienz: Spezialisierung und Routine bei gleichzeitiger Flexibilität.
• Kommunikation: Offene Kanäle zu Kunden und Mitarbeitern für ein kontinuierliches Feedback.

Kriterien für eine solide Vertriebsorganisation

1. Marktorientierter Ansatz: Der Kunde steht im Mittelpunkt.
2. Fokus auf Sales-Aktivitäten: Strukturierung um den Verkaufsprozess.
3. Klare Verantwortlichkeiten: Schriftliche Fixierung der Aufgaben und Zuweisung der nötigen Befugnisse.
4. Angemessene Kontrollspanne: Führungskräfte müssen den Außendienst effektiv steuern können.
5. Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen.
6. Koordination: Ausgewogene Einflussnahme auf den Betrieb.

Der organisatorische Prozess

Der Sales Manager durchläuft vier Schritte:

1. Verständnis der Rahmenbedingungen (Ziele, Produkte, Kundentypen, Personalbedarf).
2. Aufteilung der Aktivitäten in funktionale Bereiche.
3. Besetzung der Stellen mit qualifiziertem Personal.
4. Zuweisung der Leistungsverantwortung.

Entwicklung einer Vertriebsorganisation

Die Entwicklung einer Struktur ist komplex. Manager müssen folgende Aspekte berücksichtigen:

• Formale vs. informelle Organisation: Anerkennung sozialer Beziehungen neben der offiziellen Struktur.
• Horizontale vs. vertikale Organisation: Entscheidung zwischen Hierarchieebenen und Spezialisierung.
• Zentrale vs. dezentrale Organisation: Delegation von Verantwortung an untere Ebenen.
• Linien- und Stabsfunktionen: Unterscheidung zwischen primären Verkaufsfunktionen und unterstützenden Bereichen (z. B. Marketing, Marktforschung).
• Unternehmensgröße: Anpassung der Komplexität an das Wachstum.

2. Grundtypen von Vertriebsorganisationen

Klassische Schemata

1. Geografische Gebietsaufteilung: Jeder Verkäufer ist für ein Gebiet zuständig. Vorteile: Klare Verantwortung, hohe Motivation, geringe Reisekosten. Nachteil: Schwierig bei heterogenen Produktpaletten.
2. Produktorientierte Struktur: Spezialisierung auf einzelne Produkte oder Linien. Vorteil: Hohe technische Kompetenz. Nachteil: Höhere Reisekosten durch größere Gebiete.
3. Kundenorientierte Struktur: Segmentierung nach Kundentypen. Vorteil: Tiefes Kundenwissen. Nachteil: Überschneidungen bei der Kundenbetreuung möglich.

Neue Formen der Organisation

• Matrixstrukturen: Kombinationen aus Gebieten, Produkten und Kunden für komplexe Märkte.
• Zweistufige Vertriebsstruktur: Trennung in Innendienst (Telefon, Demonstration) und Außendienst (Besuche). Dies steigert die Effizienz und reduziert Reisekosten.