Effektive Sitzungsführung und Managementstile
Art der Sitzungen
Es gibt verschiedene Arten von Treffen, um Informationen auszutauschen, Projekte zu koordinieren, Planungsziele zu definieren, Probleme zu lösen oder Entscheidungen zu treffen.
Bedeutung von Ausschüssen, Qualitätszirkeln und Arbeitsgruppen
- Ausschüsse: Eine Gruppe von Menschen, die von einem Unternehmen oder einer Behörde delegiert wurde, um alle sie betreffenden Fragen zu behandeln. Es gibt freiwillige Ausschüsse sowie solche, die auf gesetzlichen Bestimmungen basieren. Alle Mitglieder haben das gleiche Stimmrecht.
- Qualitätszirkel: Gruppen von 5–10 Mitarbeitern, die ihr Fachwissen zur Optimierung von Geschäftsprozessen einbringen.
Arbeitsgruppen und Konfliktlösung
Arbeitsgruppen arbeiten auf drei Ebenen:
- Basisgruppen: Maximal 10 Personen.
- Koordinierungsgruppe: Erarbeitet Lösungen und bereitet diese für die Geschäftsführung vor.
- Direktorengruppe: Verantwortlich für die Auswahl und Umsetzung der geeignetsten Lösung.
Phasen eines Meetings
1. Vorbereitung
- Teilnehmer: 6–20 Personen.
- Tagesordnung: Muss im Voraus bekannt gegeben werden.
- Materialien: Auswahl der notwendigen Dokumente.
- Dauer: Festlegung von Start- und Endzeitpunkt.
- Motivation: Jedes Thema erfordert eine spezifische Herangehensweise und Gruppendynamik.
2. Entwicklung
- Funktionen des Vorsitzenden: Einberufung der Sitzung, Koordination der Diskussion, Identifikation von Verbesserungspotenzialen für zukünftige Sitzungen sowie Förderung eines konstruktiven Dialogklimas.
- Normen: Fokus auf das Thema, Vermeidung von Ablenkungen und Konfrontationen, Akzeptanz unterschiedlicher Meinungen und Einsatz von Humor.
- Arbeitsweise des Schriftführers: Protokollierung des Sitzungsverlaufs.
Funktionen der Verwaltung
- Planung: Rationale Planung des weiteren Vorgehens.
- Organisation: Schaffung organisatorischer Strukturen, Spezialisierung sowie Zuweisung von Befugnissen und Verantwortung.
- Führung: Entscheidungsfindung durch Motivation der Mitarbeiter.
- Kontrolle: Bewertung der Ergebnisse anhand festgelegter Kriterien und Einleitung von Korrekturmaßnahmen.
Managementstile
- Autokratisch: Die Führungskraft gibt Anweisungen, die Untergebenen gehorchen.
- Laissez-faire: Befugnisse werden an Untergebene delegiert; jeder Mitarbeiter handelt nach seiner persönlichen Ethik.
- Demokratisch: Die Führungskraft integriert die Gruppe in den Entscheidungsprozess (Mehrheitsentscheid oder Konsens).
- Paternalistisch: Der Direktor nimmt eine schützende Haltung gegenüber seinen Untergebenen ein.
- Bürokratisch: Fokus auf Effizienz durch strikte Einhaltung formaler Ziele.
Faktoren der Gruppenanalyse
- Ziele: Unternehmens- und Individualziele.
- Gruppenstruktur: Eine Gruppe ist mehr als die Summe der individuellen Persönlichkeiten.
- Interaktion: Unterscheidung zwischen destruktivem Wettbewerb und kooperativem Verhalten.
- Rollenverteilung
- Betroffene Personen
- Gruppendenken