Startseite / Notizen / Lehramt /

Effektives Sitzungsmanagement und Teamdynamik

Lehramt10,83 KB

Grundlagen und Arten von Sitzungen

Eine Sitzung ist ein Treffen zwischen Teammitgliedern, um Informationen auszutauschen, einen Konsens über Entscheidungen zu finden und bestimmte Aktionen festzulegen. Es ist eine Technik zur Aktivierung, Entwicklung und Arbeit einer Gruppe, um ihre Ziele zu erreichen. Sitzungen erleichtern die Beziehungen zwischen Menschen, wodurch Ziele leichter erreicht werden können. Zu diesem Zweck sollte jede Sitzung einen Sinn haben und im Vorfeld sorgfältig geplant werden.

Die verschiedenen Sitzungsarten

  • Briefings: Das Ziel ist es, bestimmte Informationen an Untergebene (Abwärtsinformation), Vorgesetzte (Aufwärtsinformation) oder Kollegen auf gleicher Ebene (Horizontale Information) zu verbreiten.
  • Problemlösungssitzungen: Hierbei geht es darum, Ideen zu generieren, um Alternativen für eine bestehende Situation oder ein Problem zu finden.
  • Follow-up-Sitzungen: Ziel ist es, Fortschritte bei der durchgeführten Arbeit zu überwachen und Teilerfolge mit der Planung zu vergleichen. Jedes Mitglied kann verbleibende Schwierigkeiten ansprechen und um Zusammenarbeit bitten.
  • Review-Meetings: Das Team reflektiert nach Abschluss der Arbeit den Grad der Zielerreichung, das Endergebnis und den eingeschlagenen Weg.
  • Ideenfindungssitzungen (Brainstorming): Ziel ist es, die individuelle Kreativität der Gruppe bestmöglich zu nutzen.
  • Verhandlungssitzungen: Diese werden von zwei oder mehr Parteien mit gegensätzlichen Interessen abgehalten, um Argumente zu präsentieren und eine Einigung zu erzielen, die beiden Seiten nützt.
  • Spontane Meetings und geplante Tagungen: Erstere treten von Zeit zu Zeit ohne Planung bei aktuellem Bedarf auf. Letztere folgen einer geplanten Ordnung der Gruppenarbeit.

Phasen der Sitzungsvorbereitung

Wenn festgestellt wird, dass ein Treffen notwendig ist, müssen folgende Punkte geprüft werden:

  • Definition der Fragestellung: Das Ziel muss klar festgelegt werden. Warum und wofür findet das Treffen statt?
  • Wahl des richtigen Zeitpunkts: Die Sitzung sollte zu einer geeigneten Tageszeit einberufen werden (nicht zu früh oder zu spät).
  • Festlegung der Dauer: Start- und Endzeit müssen feststehen.
  • Vorbereitung der Medien: Fotokopien, Projektoren, Videotechnik und andere Instrumente müssen vorab bereitgestellt werden.
  • Wahl des Ortes: Größe, Umgebung und Möbel beeinflussen den Erfolg.
  • Teilnehmerkreis: Nur erforderliche Personen einladen. Zu große Gruppen sind ineffizient, zu kleine Gruppen bieten zu wenig Input.
  • Einberufung: Die Einladung sollte formal und sachlich erfolgen.
  • Dokumentation: Alle Informationen zum Thema müssen sorgfältig gesammelt werden.

Durchführungs- und Entwicklungsphase

In dieser Phase werden das Thema und die Teilnehmer vorgestellt. Besucher sollten begrüßt und eingewiesen werden. Wenn Teilnehmer gehemmt sind, müssen sie ermutigt werden, ihre Ideen auszudrücken. Ein selbstbewusstes Auftreten ist wichtig, ebenso wie die Motivation schüchterner Personen. Konfrontationen sollten vermieden werden. Bei starken Meinungsverschiedenheiten muss der Moderator deutlich machen, dass alle Meinungen nützlich sind. Der Moderator sortiert die Wortmeldungen, kontrolliert die Zeit und achtet darauf, dass das Ziel in einem Klima der Beteiligung erreicht wird.

Abschluss- und Evaluationsphase

Das Ende der Sitzung sollte vor der geplanten Zeit erreicht werden. Es erfolgt eine Zusammenfassung der diskutierten Punkte und getroffenen Entscheidungen, damit jedes Mitglied seine Mission kennt. Der Protokollführer registriert die Verpflichtungen und erstellt ein Protokoll über Verträge und Abkommen. In der Evaluationsphase, die oft fälschlicherweise vernachlässigt wird, zieht der Moderator Schlussfolgerungen. Ein Fragebogen zur Entwicklung der Sitzung kann helfen, die Ergebnisse mit der Planung zu vergleichen.

Rollen in der Gruppe

Positive Rollen

  • Formeller Leiter: Offiziell von der Organisation beauftragt.
  • Informeller Leiter: Beeinflusst andere durch Charisma und Persönlichkeit, unabhängig von der offiziellen Hierarchie.
  • Koordinator: Bringt Struktur in die Debatte und erinnert an die Ziele.
  • Forscher: Liefert nützliche Informationen für die Aufgabe.
  • Experte: Verfügt über besonderes Wissen oder Erfahrung.
  • Animator: Hat eine positive Einstellung und verbreitet Begeisterung.
  • Protokollführer (Referent): Sammelt und dokumentiert Argumente und Entscheidungen.
  • Beobachter: Achtet auf die Entwicklung der Gruppe, Stress und Motivation.

Negative Rollen

  • Dominator: Unterdrückt andere Meinungen.
  • Resistent: Widersetzt sich dem System und bildet Barrieren.
  • Manipulator: Lenkt das Team in Richtung seiner eigenen Interessen.
  • Konformist: Beugt sich dem Willen anderer, ohne eigene Ideen zu verteidigen.
  • Ankläger: Kritisiert alles, ohne selbst zu kooperieren.
  • Zurückgezogener: Verhält sich passiv und gleichgültig.
  • Zuneigungssuchender: Versucht ständig, Bestätigung der Gruppe zu erhalten.
  • Witzbold: Stört die Konzentration durch unpassende Witze.

Teamarbeit vs. Gruppenarbeit

Die Arbeitsgruppe

  • Menschen erledigen ähnliche Aufgaben autonom.
  • Physische Nähe ist oft gegeben, aber die Kommunikation ist schwach.
  • Starre hierarchische Struktur; Leistung ist nur die Summe der Einzelbeiträge.
  • Konflikte werden unterdrückt oder müssen vom Management gelöst werden.

Das Team

  • Speziell für das Management zusammengestellt.
  • Erfolg basiert auf Synergie und koordiniertem Einsatz.
  • Flachere Hierarchien; der Chef arbeitet mit Partnern zusammen.
  • Konflikte werden konstruktiv im Team gelöst.

Eigenschaften effektiver Teams

Reduzierte Mitgliederzahl, gemeinsame und bekannte Ziele, definierte und ergänzende Aufgaben, Koordination, sowie ein Klima von Respekt und Vertrauen.

Kommunikation und Emotionale Intelligenz

Wichtige Fähigkeiten sind ein gesundes Selbstbild, aktives Zuhören, Flexibilität, Proaktivität und eine positive Einstellung. Durchsetzungsfähiges Verhalten (Assertivität) sollte gefördert werden.

Verhaltensweisen der Partner

  • Passivität: Gefühle werden nicht offen ausgedrückt, eigene Bedürfnisse werden missachtet.
  • Durchsetzungsvermögen (Assertivität): Direkte Äußerung von Gefühlen und Überzeugungen unter Wahrung des Respekts gegenüber sich selbst und anderen.
  • Aggression: Verteidigung persönlicher Rechte durch Verletzung der Rechte anderer; führt zu Groll.

Komponenten der Emotionalen Intelligenz

  • Emotionale Selbsterkenntnis: Kenntnis der eigenen Emotionen.
  • Selbstregulierung: Kontrolle von Impulsen.
  • Selbstmotivation: Fokus auf Ziele.
  • Empathie: Anerkennung der Emotionen anderer.
  • Soziale Kompetenz: Gute Beziehungen zu anderen aufbauen.

Vor- und Nachteile von Teams

Vorteile

  • Erhöhte Produktivität durch flache Hierarchien.
  • Erfolgreiche Bewältigung komplizierter Aufgaben.
  • Verbessertes Arbeitsklima und Integration verschiedener Denkweisen.
  • Erhöhte Verantwortung und aktive Kommunikation.

Nachteile

  • Langsamerer Prozess, benötigt mehr Zeit für Sitzungen.
  • Koordination ist komplizierter.
  • Individuelle Differenzen und Kommunikationsprobleme (Gerüchte) können auftreten.
  • Abhängigkeit von anderen Mitgliedern und Gefahr der Überlastung.

Effektive vs. ineffektive Ausstattung

Effektive Teams verfügen über personelle und technische Ressourcen, klare Ziele, erfolgreiche Teilnahme der Mitglieder und nutzen Diskrepanzen für kreative Lösungen. Inwirksame Teams leiden unter unklaren Zielen, Führungsschwäche, Individualismus, mangelnder globaler Vision und fehlender Anerkennung.

Wissensüberprüfung und Testfragen

Übung 1: Zuordnung

  1. Informationen nach unten weitergeben: c. Down-Informationen
  2. Verhandlungen im Team: 2. Team / a. Verhandlungen
  3. Ideen generieren: 3. d. Ideen generieren
  4. Spontaner Besuch: 4. b. spontan

Übung 2: Wahr oder Falsch

  1. Eines der Ziele von Sitzungen: 1. V (Wahr)
  2. Spontane Meetings: 2. f (Falsch)
  3. Ergebnisorientierung: 3. V (Wahr)
  4. Kreativität: 4. F (Falsch)
  5. Evaluationssitzung: 5. V (Wahr)

Übung 3: Rollenverhalten

  1. Ernesto hat zusammengestellt: 1. Koordinator
  2. Marine ist Expertin: 2. c. Expert
  3. Luisa versucht zu überzeugen: 3. a. Devot / d. Manipulator
  4. Arturo ist Koordinator: 4. e. Koordinator
  5. John leistet Widerstand: 5. b. Resistent

Übung 4: Vorbereitung

Zur Vorbereitung gehören: Dokumentation erstellen, Ort wählen und konditionieren.

Abschlusstest

  1. Multiplikation der Werte: 1. a.
  2. Technik am runden Tisch: 2. a.
  3. Gruppentechnik: 3. b.
  4. Seminar-Teilnahme: 4. b.
  5. Voraussetzung in der Gruppe: 5. c.
  6. Manipulator in der Wiedervereinigung: 6. c.
  7. Brainstorming (Sperrfeuer): 7. a.
  8. Zeitkontrolle während der Entwicklung: 8. b.
  9. Synergie-Effekt: 9. c.
  10. Opferbereitschaft: 10. c.

Zusatzfragen

  1. Arbeitsgruppe Definition: 1. b.
  2. Gemeinsames Ziel: 2. B.
  3. Phase 2: 3. c.
  4. Wissen anwenden: 4. d.
  5. Ruth als Koordinatorin: 5. a.
  6. Ana nutzt Brainstorming: 6. c.

Herunterladen

PDF Word HTML