Erfolgreiches Projektmanagement: Faktoren und Methoden
Faktoren, die Projekte beeinflussen
Markteinflüsse auf die Projektentwicklung
Der Markt wirkt sich maßgeblich auf die Entwicklung eines Projekts aus. Es gibt eine Reihe von Faktoren, die die Umsetzung von Ideen in Projekte bestimmen und den erfolgreichen Abschluss beeinflussen. Einige Projekte finden in dynamischen Marktumgebungen statt, in denen die Ergebnisse eng mit den Angeboten für Kunden verknüpft sind. Veränderungen der Kundenbedürfnisse führen dabei direkt zu Anpassungen innerhalb des Projekts.
Die Rolle der Unternehmenskultur
Projekte werden innerhalb von Organisationen entwickelt. Die Beteiligten zeigen Verhaltensweisen, die vom Stil und den Gewohnheiten dieser Organisationen geprägt sind. Daher werden die Dynamik und die Ergebnisse eines Projekts ständig durch die Unternehmenskultur beeinflusst. Entscheidungen werden unterschiedlich wahrgenommen, was zu verschiedenen Positionen – von unterstützend bis ablehnend – gegenüber dem Projekt führen kann.
Widerstand gegen Veränderungen
Die Nutzung neuer Produkte oder Dienstleistungen erfordert oft eine Umstellung. Der Widerstand, der aus dem Verlassen der gewohnten Sicherheitszonen entsteht, ist ein Aspekt, den man im Projektmanagement nicht vernachlässigen darf.
Phasenabhängige Einflussfaktoren
Probleme treten meist in bestimmten Projektphasen auf. Beispielsweise kann die Erosion der Beziehungen zwischen den Beteiligten durch Konflikte oder unterschiedliche Auffassungen entstehen. Oft wird dabei zu viel Energie auf die beteiligten Personen statt auf das eigentliche Problem verwendet.
Drastische Kurswechsel
Veränderungen der Richtung aufgrund von Marktreaktionen können dem Projekt schaden, wenn dadurch vereinbarte Aufgaben oder Leistungen nicht erfüllt werden. Dies führt zu Frustration bei den Beteiligten, da sie ihre Anstrengungen nicht in greifbaren Ergebnissen münden sehen.
Der Einfluss menschlicher Emotionen
Projekte werden von Menschen entwickelt. Subjektive Aspekte wie das Engagement der Mitglieder, die Affinität zu den Aufgaben sowie Empathie sind entscheidende Faktoren, um trotz Nachteilen die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.
Betroffene Parteien und externe Partner
Oft sind mehrere Organisationen beteiligt, etwa als Kunde oder Dienstleister. Die finanzielle Lage oder die strategische Ausrichtung eines Lieferanten kann sich positiv oder negativ auf das Projekt auswirken, was einen Domino-Effekt auf alle Beteiligten haben kann.
Lernkurven und neue Technologien
Projekte, die neue Technologien einsetzen, sind mit Unsicherheiten verbunden. Die notwendige Lernkurve verbraucht oft mehr Ressourcen, Zeit und Kosten. Erst wenn die Unsicherheit verringert wurde, können Erwartungen realistisch eingeschätzt und gegebenenfalls zusätzliche Mittel bereitgestellt werden.
Auswirkungen auf betroffene Personen
Manchmal verändern Projektergebnisse die Arbeitsweise von Personen oder machen ihre Anwesenheit durch Automatisierung überflüssig. Dieser Widerstand gegen Veränderungen kann ein Hindernis darstellen, wie man häufig bei Outsourcing-Prozessen sieht.
Wissensbereiche im Projektmanagement
Kernressourcen: Humankapital, Zeit und Kosten
Aus systemischer Sicht verarbeitet ein Projekt Ressourcen, um Ergebnisse zu erzielen. Die Optimierung von Humankapital, Zeit, Budget und Wissen ist entscheidend für den Erfolg.
Qualitätsmanagement
Die Kombination dieser Mittel muss zu einem Ergebnis führen, das die Qualitätsanforderungen der Kunden oder Endnutzer erfüllt.
Kommunikationsmanagement
Ein Projekt generiert Informationen, die für alle Beteiligten relevant sind. Eine unsachgemäße Handhabung der Kommunikation führt oft zum Scheitern, da Desinteresse entsteht, wenn Beteiligte nicht über Fortschritte oder Leistungen informiert werden.
Beschaffung und Integration
Die rechtzeitige Bereitstellung von Ressourcen und die Integration der Projektphasen sind essenziell, um Zeit- und Kostenverluste zu vermeiden.
Risikomanagement
Es besteht immer die Möglichkeit, dass Ereignisse den Abschluss gefährden. Ein proaktives Risikomanagement ist notwendig, um negative Auswirkungen zu minimieren.
Phasen und Lebenszyklus
Projekte werden in Phasen unterteilt, die durch wichtige Ergebnisse (Meilensteine) definiert sind. Am Ende einer Phase erfolgt meist eine Qualitätsbewertung.
- Traditioneller Lebenszyklus: Schrittweiser Fortschritt bis zum Abschluss.
- Spiral-Lebenszyklus: Iterative Entwicklung (Anforderungen, Design, Implementierung, Test), die mehrmals durchlaufen wird.
12 Kompetenzen für die Projektleitung
- Definition des Projekts
- Planung der Arbeit
- Verwaltung des Auftrags
- Verwaltung von Lieferanten
- Verwaltung des Arbeitsplans
- Verwaltung von Situationen
- Verwaltung des Umfangs (Reach)
- Verwaltung des Risikos
- Verwaltung der Kommunikation
- Verwaltung der Dokumentation
- Qualitätsmanagement
- Verwaltung der Metriken
Arbeitsplan-Management
Der Arbeitsplan ist ein wichtiges Lieferobjekt, das beschreibt, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge und mit welchem Aufwand. Er stellt jedoch nur eine Schätzung dar.
Management von Situationen
Eine "Situation" tritt auf, wenn ein Problem den Fortschritt behindert und nicht ohne externe Hilfe gelöst werden kann. Es empfiehlt sich, ein standardisiertes Verfahren zur Identifikation und Lösung solcher Probleme zu etablieren.
Definition von Management
Management ist der Prozess der Planung, Organisation, Leitung und Kontrolle, um Ziele durch den effizienten Einsatz von personellen, materiellen und technischen Mitteln zu erreichen.