Meetings, Konferenzen und Seminare: Definitionen und Organisation

Definition und Zweck von Meetings (Besprechungen)

Ein Meeting (oder eine Besprechung) ist ein Prozess, bei dem Menschen zusammenkommen, um sich über bestimmte Umstände zu einigen und sich einem spezifischen Thema zu widmen, das von Interesse ist. Die Teilnehmer teilen sich den Ort, das Thema und die Zeit, um:

• Informationen auszutauschen (persönlicher Kontakt)
• Neue Ideen zu entwickeln
• Schulungen durchzuführen
• Beschlüsse zu fassen

Wesentliche Merkmale eines Meetings

1. Gruppe von Menschen mit einem gemeinsamen Thema für den Dialog.
2. Prozess des zeitlichen Austauschs.
3. Erfordert einen geeigneten Raum.

Elemente und Logistik von Meetings

Zentrale Elemente

• Teilnehmer: Alle Personen sind aktiv, unterscheiden sich jedoch in ihren Rollen und Aufgaben.
• Zweck (Ziel): Der Grund für die Organisation des Treffens. Das Ziel muss klar definiert sein.
• Zeit (Dauer): Die Redezeit und die Gesamtdauer sind entscheidend für den Erfolg.

Bewertung des physischen Raumes

Der physische Raum sollte anhand folgender Kriterien bewertet werden:

1. Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes für die Teilnehmer.
2. Bedingungen des Raumes (Größe, Licht, Akustik/Klima).

Ziel und Thema

Das Ziel beschreibt, was erreicht werden soll. Diese Ziele können sehr unterschiedlich und vielfältig sein, wie allgemeine Ziele, spezifische Personen-, Beschäftigungs-, Politik-, Informations-, Bildungs- oder Geschäftsziele. Das Ziel muss klar sein. Das Thema bezieht sich auf die konkrete Frage oder den Sachverhalt, der von den Teilnehmern behandelt werden muss.

Klassifizierung von Meeting-Typen

• Nach Teilnehmerzahl: Kleine Meetings, Große Versammlungen.
• Nach Häufigkeit: Sporadische Treffen, Dauerhafte/Regelmäßige Sitzungen, Kontinuierliche Treffen.
• Nach Inhalt und Zweck:
  • Informationsveranstaltungen (3 Typen: aufsteigend, absteigend, horizontal).
  • Entscheidungsfindungs-Meetings.
  • Meetings zur Ideengenerierung.
• Weitere Arten von Sitzungen: Übergabemeetings (Überlappung), Team-Meetings, Corporate Events.

Spezifische Veranstaltungsformate

Kongress (Congress)

Begegnungen von Menschen, um ein bestimmtes Thema zu diskutieren oder neue Erkenntnisse zu gewinnen. Normalerweise versammeln sich Teilnehmer aus demselben Berufsfeld. Kongresse sind für eine große Zahl von Fachleuten organisiert.

• Dauer: Wochenende, Woche, Monat oder manchmal zwei Wochen, abhängig vom Inhalt.
• Ort: Entwickelt sich in einer Halle mit ausreichender Kapazität.
• Territoriale Reichweite: Regional, national oder international.

Konferenz (Conference)

Ein Meeting zur Diskussion eines bestimmten Themas. Mehr als 70 Teilnehmer.

• Dauer: Ein Tag, um ein Problem zu berichten; manchmal länger, abhängig vom Bedarf.
• Ort: In der Regel in einer Halle oder einem Konferenzraum mit großer Kapazität.
• Reichweite: Lokal, regional oder national, variiert aber je nach Dauer.

Kurs (Course)

Treffen mit Lehr- oder Ausbildungscharakter, um das Wissen zu einem Thema zu erweitern.

• Teilnehmerzahl: Hängt von der Anzahl der Personen ab, die erreicht werden sollen.
• Dauer: Die Zeit, die für das vorgeschlagene thematische Studium als notwendig erachtet wird.
• Ort: Findet in einem komfortablen, für den Unterricht vorbereiteten Raum statt.
• Reichweite: Variiert.

Seminar (Seminar)

Treffen zur vertiefenden Studie eines bestimmten Themas, zum Informationsaustausch oder zur Wissensvertiefung. Zwischen 8 und 20 Personen arbeiten zusammen.

• Dauer: Eine oder zwei Wochen.
• Ort: In einem Konferenzraum, in dem die Teilnehmer Informationen austauschen können.
• Zweck: Für Fachleute, die in einem verwandten Feld arbeiten und sich häufig zusammenkommen können.

Arbeitsgruppe (Working Group)

Treffen einer Gruppe von Menschen, die an einem bestimmten Thema arbeiten. Sobald die Angelegenheit gelöst ist, löst sich die Gruppe auf, es sei denn, es handelt sich um eine ständige Arbeitsgruppe. Besteht aus 6 bis 15 Personen.

• Status: Kann ständig oder befristet sein.
• Ort: Vor Ort wird das notwendige Material für die Arbeit bereitgestellt.
• Reichweite: Lokales Geschäftsumfeld.

Workshop

Eine Gruppe von Personen kommt zusammen, um praktische Arbeit zu verrichten. Der Workshop entwickelt sich in der Regel um ein bestimmtes Thema. Besteht aus 6 bis 15 Personen.

• Dauer: Zwischen einem langen Wochenende und maximal einer Woche.
• Ort: Findet in einem Raum mit ausreichend Platz für die praktische Arbeit statt.
• Reichweite: Lokal. Gelegentlich regional oder national.

Diskussion

Eine Gruppe von Personen trifft sich mit einem Experten des Themas zur Anhörung. Oft sehr förmlich, ähnlich einer Konferenz. Besteht aus 15 bis 60 Personen.

• Dauer: Eine oder mehrere Sitzungen, zeitlich begrenzt.
• Ort: Kann in einem großen Raum oder einem normalen Flur stattfinden, abhängig von der Besucherzahl.
• Reichweite: Variiert.

Organisation und Durchführung eines Meetings

Phasen der Meeting-Organisation

1. Planung: Festlegung der Ziele und Bewertung der Notwendigkeit der Durchführung.
2. Vorbereitung: Erstellung eines konkreten Programms, Erstellung der Dokumentation, Festlegung von Ort, Datum und Dauer, Veröffentlichung der Einladungen.
3. Durchführung: Erfordert eine gute Organisation vor Ort.
4. Nachbereitung: Erstellung eines Berichts (Zusammenfassung und Protokoll).
5. Evaluation: Überprüfung, ob die Ziele erreicht wurden.

Ressourcen für die Vorbereitung

Vier Hauptressourcen sind für die Vorbereitung einer Sitzung erforderlich:

• Finanzielle Mittel: Ausgaben und Einnahmen.
• Personal (Human Resources): Koordinator, Moderator, Sekretär.
• Technische Ressourcen: Computer, Projektoren, Leinwand und Bildschirm, etc.
• Räumlichkeiten (Meeting-Ort): Auswahl des Veranstaltungsortes, Bereitstellung von Tischen und Stühlen.

Typen von Tischordnungen

Gängige Tischformen für Meetings:

• Elliptisch
• Kreisförmig
• V-förmig
• U-förmig
• Rechteckig

Wichtige Terminologie und Rollen

Einladung (Call)

Das Dokument, das zur Kommunikation einer Sitzung verwendet wird. Es enthält Informationen darüber, wer teilnimmt, wo die Sitzung stattfindet und welche Probleme angegangen werden.

Koordinator

Die Person, die die Sitzung verwaltet, die Teilnehmer begrüßt, die zu behandelnden Fragen vorstellt und gegebenenfalls die Verantwortung übergibt.

Moderator

Die verantwortliche Person, die sicherstellt, dass die Sitzung pünktlich beginnt, das Wort verteilt und darauf achtet, dass während der Sitzung nicht vom eigentlichen Thema abgewichen wird.

Protokoll (Rekord)

Ein Dokument, in dem die aufgezeichneten Tatsachen oder Umstände im Zusammenhang mit der Sitzung festgehalten werden.

Forum-Meeting

Treffen zu aktuellen Themen vor einem Publikum, das manchmal an der Diskussion teilnimmt.

Vorstandssitzung (Board Meeting)

Eine Sitzung, die in jedem Fall von Interesse ist (häufig auf Führungsebene).

Ausdrucksweise (Extraversion)

Die Demonstration, wie sich eine Person durch bestimmte Sinne äußert.

Übergabemeeting (Meeting überschneiden)

Tägliche Zusammenkünfte, die zwischen dem Ende des Arbeitstages einiger Mitarbeiter und dem Beginn des Arbeitstages anderer stattfinden (Schichtübergabe).