Geschäftsprozesse und Subsysteme in Organisationen

Subsysteme in Organisationen

In Organisationen sind wichtige Subsysteme sekundäre Teilsysteme. Die wichtigsten und existierenden Prozesse sind:

• Einkauf
• Verkauf
• Produktion
• Zahlungen
• Inkassoverfahren (Forderungseinzug)

Basis-Systeme

1. Einkaufsprozess

   Der Prozess beginnt, wenn ein Bedarf (Input) entsteht und eine Bestellung ausgelöst wird. Diese Bestellungen werden oft in zwei Sektoren unterteilt: produktives Material (sehr große Mengen und sehr hohe Werte) und andere Güter. Zuerst erfolgt die Ermächtigung bzw. die Genehmigung zum Kauf. Anschließend wird der Lagerbestand (Aktie) überprüft.

   Der Einkauf wählt einen Lieferanten, steuert den Ablauf und verhandelt Konditionen. Die erteilte Bestellung ist ein juristisches Dokument, das den Lieferanten zum Verkauf und den Käufer zum Kauf verpflichtet. Sie dient als Nachweis dafür, wer den Kauf getätigt hat. Für den Lieferanten ist sie der gesetzliche Beweis für die zu produzierende Menge, den Preis und die Form der Lieferung. Wenn der Anbieter nicht erfüllen kann, kann das Unternehmen rechtliche Schritte einleiten.

   Die Finanzabteilung (Kasse) erhält ein Belegbündel (Genehmigung und Bestellung). Der Prozess wird abgeschlossen, wenn die Ware eingeht oder an den Kunden geliefert wird. Es erfolgt eine Gegenprüfung zwischen Bestellung und Lieferung. Die Bestellungen können vollständig erfüllt (zur Archivierung) oder teilweise erfüllt (offene Posten) sein. Der Prozess endet mit der Ablage des Belegbündels bei der Kasse und im Einkauf (Kopie).

2. Zahlungsprozess

   Die Kasse prüft, ob das Belegbündel vollständig ist. Es wird eine Zahlungsanweisung erstellt, die durch den Leiter der Finanzabteilung (Treasury) und gegebenenfalls durch den General Manager (wenn der Betrag groß ist) genehmigt werden muss. Die Ermächtigung prüft, ob der Vorgang in Ordnung ist. Der Prozess endet, wenn die Zahlung konkret erfolgt ist, d. h., wenn die Kontrolle über die Zahlung abgeschlossen ist und geprüft wurde, ob tatsächlich gezahlt wurde.

3. Verkaufsprozess

   Der Prozess beginnt mit einer Anfrage (elektronisch oder physisch). Diese enthält Details zu den Produkteigenschaften, der Menge, den Zahlungsmodalitäten und den vereinbarten Lieferterminen. Die Bestellung wird erfasst, um den Lagerbestand zu prüfen und die Genehmigung des Kundenauftrags zu veranlassen. Nach Überprüfung der Kreditwürdigkeit wird die Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet.

   Eine Kopie geht an das Lager. Das Vertriebsmanagement, das dem kommerziellen Bereich untersteht, hat die volle Kontrolle über Kreditprüfungen und die Abwicklung von Gebühren. Die Waren werden aus dem Lager entnommen, wobei die Lieferung erst nach Erstellung der Rechnung erfolgt und durch entsprechende Buchungsbelege dokumentiert wird. Der Kunde prüft die Ware, und damit endet der Verkaufsprozess.

4. Inkassoprozess (Forderungseinzug)

   Wenn nicht sofort bar bezahlt wird, beginnt der Inkassoprozess. Der Forderungseinzug basiert auf der erstellten Rechnung und wird an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet, welche die Zahlungen verarbeitet.

5. Produktionsverfahren

   Die Produktionsverfahren sind mit dem jeweiligen System verbunden. Es werden folgende Typen unterschieden:

   • Serienproduktion: Gilt für Massenfertigung.
   • Kontinuierliche Fertigung (Continuous Making): Z. B. in der Öl- oder Petrochemie, läuft 365 Tage im Jahr.
   • Chargen- oder Auftragsfertigung (Batch/Order): Materialien werden nach Eingang der Bestellung bereitgestellt.
   • Montage (Assembly): Keine Fertigung einzelner Teile, sondern Zusammenbau.
   • Dienstleistungsproduktion (Production-Service): Der Kunde interagiert mit drei Elementen:
     • Menschen (Mitarbeiter)
     • Hardware (Lager, Standort, Landnutzung)

     Kunden können dabei passiv sein (akzeptieren, was geboten wird) oder aktiv (benötigen einen größeren Dienst).