Grundlagen des Arbeitsentgelts und der Gehaltsabrechnung

1. Merkmale des Gehalts

Merkmale und Bedeutung:

• In Geld umwandelbar (Patrimonialer Charakter): Das Gehalt muss in Geld konvertierbar sein, auch wenn es als Sachleistung erbracht wird.
• Vermögenszuwachs: Es muss eine Vermehrung des Vermögens der Person bewirken, die es erhält. Leistungen, die der Arbeitgeber einer Gruppe oder Gesamtheit von Arbeitnehmern zukommen lässt, gelten nicht als individuelles Gehalt.
• Gegenseitigkeit (Reziprozität): Es wird als direkte Gegenleistung für die geleistete Arbeit gezahlt.
• Fremdheit (Ajenidad): Der Arbeitgeber schuldet das Gehalt unabhängig von der wirtschaftlichen Lage, die das Unternehmen gerade durchläuft.

2. Lohnbestandteile (Mindestlohn und Zuschläge)

Bedeutung der Lohnbestandteile:

• Grundgehalt (Salario base): Vergütung, die nach Zeiteinheit oder Arbeitseinheit festgelegt wird. Es wird bestimmt durch:
  • den gesetzlichen branchenübergreifenden Mindestlohn (SMI),
  • die Regelungen im jeweils geltenden Tarifvertrag,
  • die Vereinbarungen im individuellen Arbeitsvertrag.
• Lohnzuschläge (Complementos salariales): Beträge zur Ergänzung des Grundgehalts, welche festgelegt werden können anhand von:
  • persönlichen Merkmalen bzw. Bedingungen des Arbeitnehmers,
  • der Art oder den spezifischen Bedingungen der Arbeit selbst,
  • der wirtschaftlichen Lage oder den Geschäftsergebnissen des Unternehmens.

3. Weitere Lohnbestandteile

Weitere Entgeltformen, die Teil des Gehalts sind, aber nicht zum Basismindestlohn gehören:

Überstunden (Horas extraordinarias)

• Freiwillige Überstunden: Werden von den Arbeitnehmern erbracht und sind freiwillig, sofern sie nicht im Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag vereinbart wurden.
• Strukturelle Überstunden: Entstehen aufgrund betrieblicher Produktionsanforderungen (z. B. Nachfragespitzen, Schichtwechsel etc.).
• Überstunden wegen höherer Gewalt: Werden geleistet, um Schäden, Havarien oder andere außergewöhnliche und dringende Ereignisse zu verhüten oder zu beheben, die nicht dem Arbeitgeber anzulasten sind (z. B. Brände, Überschwemmungen).

Sonderzahlungen und Sachbezüge

• Außerordentliche Gratifikationen: Anspruch des Arbeitnehmers auf mindestens zwei Sonderzahlungen pro Jahr (davon in der Regel eine zu Weihnachten).
• Sachbezüge (Salario en especie): Jeder Gegenstand oder jede Dienstleistung, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für dessen persönliche wirtschaftliche Nutzung als Gegenleistung für die Arbeitsleistung überlässt.

4. Nicht-Lohnbestandteile

Definition: Beträge, die der Arbeitnehmer gelegentlich oder regelmäßig vom Arbeitgeber erhält, welche jedoch nicht den Charakter eines Arbeitsentgelts besitzen (keine direkte Gegenleistung für die Arbeitsleistung darstellen).

Bezeichnung: Sie werden auch als außersalarielle Bezüge (conceptos extrasalariales) bezeichnet.

5. Übersicht der Nicht-Lohnbestandteile

• Auslagenersatz und Aufwandsentschädigungen (Suplidos): Wirtschaftliche Entschädigungen für Aufwendungen, die vorab vom Arbeitnehmer getragen wurden:
  • Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten und Tagegelder bei Versetzungen/Dienstreisen,
  • Fahrtkostenzuschüsse (Wegegelder),
  • Fehlgeldentschädigung (Mankogeld),
  • Zahlungen für die Anschaffung von Arbeitswerkzeugen und Geräten.
• Entschädigungen und Abfindungen:
  • bei Versetzung eines Arbeitnehmers an einen anderen Ort außerhalb seines gewöhnlichen Wohnsitzes,
  • bei Aussetzung des Arbeitsvertrags,
  • bei Kündigung bzw. Entlassung.
• Leistungen der sozialen Sicherheit: Insbesondere Entgeltersatzleistungen, deren Auszahlung im Wege der delegierten Zahlung durch das Unternehmen erfolgt.

6. Maßnahmen zur Sicherung des Lohnanspruchs

Gesetzliche Schutzmaßnahmen zur Sicherung des Gehaltsanspruchs:

• Unpfändbarkeit des Gehalts (im gesetzlich geschützten Mindestrahmen).
• Vorrang / Privileg der Lohnforderung im Insolvenzfall.
• Lohngarantiefonds (FOGASA): Staatlicher Garantiefonds zur Absicherung offener Lohn- und Abfindungsansprüche.

7. Definition der Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnung (Nómina): Das Dokument und der Zahlungsbeleg, der dem Arbeitnehmer bei der Lohnauszahlung übergeben wird. Es dient beiden Parteien als Nachweis über die erfolgte Entgeltzahlung.

Ist die Gehaltsabrechnung dasselbe wie das Gehalt? Nein, sie ist nicht dasselbe, da die Gehaltsabrechnung neben dem eigentlichen Gehalt auch Nicht-Lohnbestandteile (Auslagenersatz, Entschädigungen usw.) enthalten kann.

8. Modalitäten der Gehaltszahlung

Die Gehaltszahlung muss wie folgt abgewickelt werden:

• Pünktlich: Am vereinbarten Ort und zum festgelegten Fälligkeitsdatum.
• Periodisch: In der Regel mit monatlicher Fälligkeit, wenngleich auch wöchentliche, zweiwöchentliche oder tägliche Intervalle möglich sind. Kürzere Zahlungszeiträume als ein Monat müssen dennoch monatlich dokumentiert werden (z. B. Abrechnung von Abschlagszahlungen).
• Dokumentiert: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis über die Gehaltszahlung aushändigen (die individuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung als Quittung).

9. Aufbewahrungsfrist für Gehaltsabrechnungen

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Gehaltsabrechnungen über einen Zeitraum von 4 Jahren aufzubewahren, um die erforderlichen Nachweise erbringen zu können.