Beschaffungswesen: Bestellanforderung, Angebotsvergleich und interne Kontrolle

Bestellanforderungen (Requisition)

1. Was ist eine Bestellanforderung?

Eine Bestellanforderung ist eine schriftliche Anfrage, die in der Regel an die Einkaufsabteilung gerichtet wird, um einen Bedarf an Roh- oder Hilfsstoffen zu melden. Bestellanforderungen werden üblicherweise von jedem Unternehmen gedruckt oder elektronisch erstellt.

2. Welche Daten muss eine Bestellanforderung enthalten?

• Requisitionsnummer
• Name der antragstellenden Person oder Abteilung
• Anzahl der gewünschten Artikel
• Katalog-ID-Nummer
• Artikelbeschreibung
• Einzelpreis und Gesamtpreis
• Kosten für Versand, Handhabung, Versicherung und damit verbundene Kosten
• Gesamtkosten der Beschaffung
• Datum der Bestellung und erforderlicher Liefertermin
• Autorisierte Unterschrift

3. Was ist eine Angebotsanfrage (Request for Proposal)?

Dies ist ein schriftliches oder elektronisches Dokument, mit dem bei einem bestimmten Unternehmen ein Angebot angefordert wird. Es dient dazu, eine Lieferzeit zu vereinbaren und die erforderlichen Daten zu übermitteln. Das anfragende Unternehmen fordert den Lieferanten auf, eine Auflistung seiner Produkte oder Dienstleistungen mit den gewünschten Spezifikationen zu liefern.

Angebote und Angebotsvergleiche

4. Was ist ein Angebot (Quotation)?

Im Einkauf ist ein Angebot das Dokument, das den Preis für den Kauf oder Verkauf einer Ware oder Dienstleistung festlegt. Es handelt sich um die offizielle Bewertung des Wertes, basierend auf vorher festgelegten Kriterien. Es ist das Dokument, das die Einkaufsabteilung bei Verhandlungen verwendet.

5. Welche Merkmale sollte ein Angebot aufweisen?

1. Es muss ein formelles Angebot mit dem Briefkopf und den allgemeinen Unternehmensdaten (Telefon, Fax, E-Mail, Website, Kontaktperson usw.) sein.
2. Es muss an die potenziell beauftragende Stelle gerichtet sein.
3. Es muss die Ware oder Dienstleistung, für die das Angebot erstellt wird, detailliert beschreiben.
4. Im Falle von Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Prozesszertifizierung usw.) muss der Gesamtbetrag des Angebots begründet werden, indem die Merkmale und der Zeitplan der Dienstleistung sowie der Lebenslauf des Unternehmens und/oder der Personen, die die Dienstleistung erbringen, beschrieben werden.
5. Zusammenfassung (Synthese).

1. Was ist ein Angebotsvergleich?

Dies ist ein wichtiges Dokument der Einkaufsabteilung, das eine Zusammenfassung der erhaltenen Angebote darstellt.

2. Welche Besonderheiten sollte der Vergleich enthalten?

Eigenschaften der Materialien und Produkte, die von den Lieferanten angeboten werden.

3. Welche Informationen sollte der Vergleich umfassen?

• Ausführliche Beschreibung der angebotenen Artikel.
• Preis pro Einheit und der Gesamtpreis.
• Anzahl der Angebote, das Datum und die Gültigkeitsdauer.
• Name des Lieferanten.
• Garantie.

Verhandlung im Beschaffungsprozess

4. Was ist eine Verhandlung?

Die Verhandlung ist der wichtigste Teil des Beschaffungsprozesses. Hier setzt der Einkäufer (oder Verkäufer) seine Fähigkeiten, sein Geschick und seine Erfahrung ein.

5. Wann ist eine Verhandlung erfolgreich abgeschlossen?

Wenn ein für beide Seiten vorteilhaftes und dauerhaftes Ergebnis erzielt wurde.

Interne Kontrolle und Verbindlichkeiten

1. Warum entstehen Verbindlichkeiten (Schulden)?

Sie entstehen durch den Erwerb von Sachanlagen, den Empfang von Dienstleistungen, Ausgaben usw.

2. Warum ist die interne Kontrolle der Einkäufe wichtig?

Sie bildet die administrative Struktur eines betrieblichen Rechnungswesens.

3. Worin besteht das interne Kontrollsystem im Einkauf?

Es umfasst die organisatorische Planung und koordiniert alle Methoden und Maßnahmen, die innerhalb eines Unternehmens angewendet werden.

4. Warum sollten Rücksendungen und Beschwerden an Lieferanten überwacht werden?

Um sicherzustellen, dass die entsprechenden Gutschriften oder Zahlungen tatsächlich eingegangen sind.

5. Sollten langfristige Verbindlichkeiten am Ende eines jeden Geschäftsjahres umgegliedert werden?

Ja, in kurzfristige Verbindlichkeiten (wenn sie innerhalb des nächsten Jahres fällig werden).

Informationssysteme und Lieferantenmanagement

1. Was ist ein Informationssystem?

Ein Informationssystem ist eine Reihe von Elementen, die Daten auswählen, speichern, verarbeiten und in geordneter und logischer Weise für die Entscheidungsfindung abrufen.

2. Vorteile von digitalisierten Einkaufsinformationen

• Der manuelle Aufwand für die Datenerfassung wird reduziert.
• Die Datensätze sind fast augenblicklich verfügbar.
• Die Kontrolle der Operationen wird verbessert.

3. Welche Registrierungsformen für Lieferanten gibt es?

• Alphabetisch
• Chronologisch
• Geografisch
• Nach Themen
• Numerisch

4. Wie pflegt man einen Datensatz von Vorgängen?

• Datum der Serienbestellung
• Versandbedingungen
• Art und Qualität des benötigten Materials
• Vereinbarte Preise
• Lieferdatum
• Zahlungsbedingungen
• Kundendienst (Aftermarket Service)

5. Nennen Sie zwei Kontrollregister, die der Einkauf führen muss

• Register zur Überwachung der Lieferanten
• Bestellregister

6. Was sollten Aufzeichnungen über Verträge enthalten?

• Kopie der Verträge
• Vereinbarungen und Rundschreiben, die mit den Lieferanten getroffen wurden
• Kopien von Bestellungen oder Anfragen

Wichtige Dokumente: Rechnungen und Belege

Was ist eine Rechnung (Faktura)?

Eine Rechnung ist eine vom Finanzamt anerkannte Bescheinigung, die Käufe und Verkäufe von Handelsgeschäften aufzeichnet und gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie dient als Nachweis für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen und belegt, dass der Vorgang abgeschlossen ist.

Was sind die Mindestabmessungen einer Rechnung?

21 cm breit und 14 cm hoch.

Was ist eine reguläre Rechnung?

Dies ist ein Dokument, das die Geschäftspolitik des Unternehmens widerspiegelt.

Was ist eine Änderungsrechnung (Gutschrift/Lastschrift)?

Dies ist die Dokumentation von Korrekturen zu einer oder mehreren früheren Rechnungen oder die Dokumentation der Rückgabe von Produkten.

Was ist eine Empfangsbestätigung (Eingangsbestätigung)?

Dies ist eine kurze Nachricht an einen Absender, die darüber informiert, dass die Daten oder Waren am Bestimmungsort angekommen sind.