Grundlagen der Geschäftskorrespondenz

Punkt 4: Merkmale der Geschäftskorrespondenz

Das Unternehmen muss mit anderen privaten und öffentlichen Unternehmen aufgrund seiner kaufmännischen Tätigkeit kommunizieren. Die wichtigsten Merkmale der Geschäftskorrespondenz sind:

• Leicht verständlich.
• Angemessene Darstellung.
• Angabe des Firmennamens und der Stellung des Unterzeichners.
• Ein für die Unterschrift reservierter Bereich.

Grußformeln

Die Anrede erfolgt gegenüber einer bestimmten Person oder dem Unternehmen:

• Geehrte Damen und Herren
• Sehr geehrter Herr
• Sehr geehrte Frau

Siegel und Anhänge

Das Siegel wird unter oder neben die Unterschrift der verantwortlichen Person gesetzt. Anhänge werden im linken unteren Teil des Briefes als beigefügte Dokumente aufgeführt.

Punkt 5: Stile von Geschäftsbriefen

Es gibt verschiedene moderne und professionelle Stile für Geschäftsbriefe:

• Moderner Stil: Zeichnet sich durch Einfachheit in der Verteilung und Schnelligkeit bei der Erstellung aus.
• Moderner zertifizierter Stil: Ähnlich dem modernen Stil, jedoch befindet sich der Empfänger auf der rechten Seite.
• Professioneller Stil: Verwendet einen Einzug von 2 bis 3 cm am Beginn des Absatzes und bei der Grußformel; dieser Stil ist flexibler zu lesen.
• Entwickelter Stil: Eine Alternative für geschäftliche Beziehungen, die versucht, den Inhalt direkt zu vereinfachen.

Arten von Geschäftsbriefen

• Berichtskarten: Persönliche Berichte und Geschäftsberichte.
• Anfragebriefe: Informationsanfragen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Zahlungsaufforderungen.
• Beschwerdebriefe: Reklamationen und Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen.

Anforderungen an die Korrespondenz

Der entwickelte Stil verzichtet auf Begrüßung und Abschied. Die Teile des Briefes umfassen: Kopf, Inhalt und Abschluss.

Bei Informationsanfragen sollte präzise geschrieben werden, die Gründe für die Anfrage müssen genannt werden und auf die Vertraulichkeit der Daten sollte verwiesen werden. Bei Auftragsbestätigungen sollten die Bedingungen nicht unnötig wiederholt werden; bei Abweichungen oder Zwischenfällen muss der Kunde sofort informiert werden.

Struktur des Briefes

• Start: Angabe der Position der Person oder des Firmennamens.
• Inhalt: Nennung des Empfängers und des Grundes für das Schreiben.
• Ending: Name des Absenders, kurzer freundlicher Abschied, Ort und Datum.

Bei der internen Kommunikation (zwischen Abteilungen) wird in der 3. Person geschrieben, mit einfachem Zeilenabstand, kurzem Inhalt, ohne Siegel und ohne Angabe der Firmenadresse des Empfängers.