Grundlagen der Planung, Koordination und Kontrolle

Definitionen der Planung

Nach Charlet: Ein Set von Maßnahmen zur Durchführung eines Projekts.

Nach Gergen: Die sorgfältige Auswahl von Art und Zweck, um Ziele auf geeignete Weise zu erreichen.

Nach Castro: Der administrative Prozess zur Auswahl der besten Methoden, um spezifische Ziele zu erfüllen.

Nach Terry: Die Festlegung von Fakten und die Formulierung von Vorschlägen, um notwendige Aktivitäten für gewünschte Ergebnisse zu definieren.

Grundsätze der Ablaufplanung

• Begründung: Ziele müssen spezifisch, realistisch und in die soziale Dynamik eingebettet sein.
• Prognose: Festlegung eines klaren Zeitplans für die Umsetzung der Maßnahmen.
• Einheit: Pläne müssen eine organische, harmonische und kohärente Einheit bilden.
• Flexibilität: Pläne müssen anpassungsfähig sein, um auf Veränderungen reagieren zu können.
• Vereinfachung und Standardisierung: Ziele sollten einfach sein und Prozesse standardisiert werden.
• Anpassungsfähigkeit: Öffentliche oder private Verwaltungen müssen auf soziale Veränderungen reagieren, um negative Ergebnisse zu vermeiden.
• Kontinuität: Planung ist ein kontinuierlicher Prozess; ein Mangel an Kontinuität widerspricht der Rationalität.

Prozesse der Planung

• Formulierung: Vorbereitung des Plans, beginnend mit Diagnose und Prognose unter Verwendung geeigneter technischer Methoden.
• Beratung und Genehmigung: Einbeziehung des Senior-Managements, beratender Einheiten und externer Sektoren.
• Ausführung: Umsetzung der Programme und Unterprogramme durch die Exekutive.
• Kontrolle und Förderung: Überprüfung der Zielerreichung innerhalb der Programme.

Koordination

Nach Jiménez Castro: Ein integrierter Prozess, bei dem die Parteien harmonisch zusammenarbeiten, um soziale Ziele zu erreichen und Doppelarbeit zu vermeiden.

Nach Charles Terry: Die ordnungsgemäße Synchronisation von Bemühungen als Werkzeug zur effizienten Umsetzung von Maßnahmen.

Kontrolle und Verbesserung

Nach Henry Fayol: Überprüfung, ob alles gemäß den erteilten Anweisungen und Verwaltungsprinzipien erfolgt, um Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.

Nach Terry und Goergen: Verfahren zur Feststellung, ob die Ausführung dem Plan entspricht, und Einleitung korrigierender Maßnahmen.

Nach Jiménez Castro: Effektive Kontrolle erfordert das Bewusstsein für soziale Ziele und eine korporative Einheit, um den Informationsaustausch zu erleichtern.

Bedingungen für die Kontrolle

Die Kontrolle muss sich auf folgende Aspekte stützen:

• Ziele: Orientierung und Korrekturmöglichkeit.
• Effizienz: Klärung von Planung und Verantwortung.
• Leitlinie: Aufrechterhaltung ordnungsgemäßer Verfahren.
• Projektion: Grundlage für künftige Aktivitäten basierend auf Vergangenheit und Gegenwart.

Verbesserung

Der Prozess zur Messung von Wirksamkeit und Effizienz in öffentlichen oder privaten Unternehmen.

• Formal: Anwendung technischer Instrumente.
• Informell: Verständnis der Zusammenhänge durch Mitarbeiter und Management.

Kommunikation

Nach Jiménez Castro: Prozess des verbalen, schriftlichen oder visuellen Informationsaustauschs, um das Verhalten von Gruppen zu beeinflussen.

Nach Melinkoff: Prozess, durch den ein Kommunikator Ideen, Ratschläge oder Informationen an einen Empfänger übermittelt.

Grundelemente der Kommunikation

1. Kommunikator: Der Sender der Nachricht.
2. Inhalt: Aufträge, Ideen, Strategien oder Daten.
3. Essenz: Die Ursache der Kommunikation.
4. Empfänger: Der Adressat der Nachricht.
5. Reaktion: Das durch die Kommunikation ausgelöste Ergebnis.