Grundlagen des Rechnungswesens: Begriffe und Definitionen

Grundlagen der Buchhaltungsinformationen

Das Rechnungswesen ist ein offenes System zur Verarbeitung von Informationen, die durch ein Unternehmen und seine Aktivitäten generiert werden. Diese Daten müssen sortiert, verarbeitet und synthetisiert werden, um den verschiedenen Sektoren zur Verfügung gestellt zu werden.

Ziele des Rechnungswesens

Die Hauptziele sind:

• Analyse der Effizienz der Geschäftsführung.
• Grundlage für Entscheidungen zur Unternehmenspolitik (Vertrieb, Einkauf, Personal etc.).
• Basis für die Ermittlung der steuerlichen Belastung.
• Legitimierung und Verbreitung der Ergebnisse.
• Orientierung für Investitionen und Leistungsnachweise.
• Grundlage für die Preisgestaltung.

Qualitätsmerkmale der Informationen

Informationen müssen relevant, objektiv, systematisch organisiert, zeitnah, genau, integriert, vollständig, ausreichend, klar, produktiv und rentabel sein.

Finanzberichte (Financial Statements)

Es gibt vier wesentliche Berichte:

1. Bilanz (Vermögenslage): Informiert über die Komponenten der Aktiva, Passiva und das Eigenkapital (PN).
2. Gewinn- und Verlustrechnung: Berichterstattung über die Ergebnisse des Geschäftsjahres, einschließlich Gesamtumsatz, Wareneinsatz (CMV) und der erzielten Ergebnisse.
3. Eigenkapitalspiegel: Vergleich der Entwicklung des Eigenkapitals vom Vorjahr zum aktuellen Jahr.
4. Kapitalflussrechnung (Mittelherkunft und -verwendung): Rechtfertigt den Kassenbestand und die Guthaben im Vergleich zum vorherigen Geschäftsjahr und dem aktuellen Stand.

Aktiva, Passiva und Eigenkapital

Aktiva (Active): Eine Gruppe von Vermögenswerten und Rechten, die eigene Ressourcen darstellen.

Verbindlichkeiten (Passiva): Eine Reihe von Forderungen und Fremdkapital.

Eigenkapital (PN): Die Investitionen der Eigentümer.

Das Geschäftsjahr

Ein Zeitraum von 12 Monaten, in den die Tätigkeit des Unternehmens für die Analyse unterteilt wird. In diesem Zeitraum entstehen Ergebnisse wie Gewinne oder Verluste.

Umlaufvermögen (Current Assets)

Vermögenswerte, die innerhalb von 12 Monaten in liquide Mittel umgewandelt werden (z. B. Warenvorräte für 5 Monate).

Anlagevermögen (Non-Current Assets)

Vermögenswerte, deren Umwandlung in liquide Mittel länger als 12 Monate dauern würde (z. B. Anlagen bis zum 15. Monat).

Klassifizierung der Ergebnisse

• Gewöhnliche Ergebnisse: Spiegeln Kosten, Erträge und gewöhnliche Aufwendungen des Unternehmens wider.
• Außergewöhnliche Ergebnisse: Vorfälle, die während des Geschäftsjahres auftreten und als atypisch gelten. Sie traten in der Vergangenheit selten auf und werden auch für die Zukunft nicht regelmäßig erwartet.

Kontenplan und Codierung

Kontenplan: Eine sortierte und konsolidierte Liste aller Konten, die das Unternehmen zur Registrierung der Vorgänge einsetzt.

Codierung der Konten:

• Dezimalsystem: Ermöglicht die Erweiterung des Kontenplans durch neue Konten (z. B. bei neuen Waren oder Aktivitäten).
• Alphanumerisches System.

Kontenhandbuch und Anweisungen

Gibt an, welche Begriffe enthalten sind, wenn Belastungen und Gutschriften für jedes Konto im Plan erfolgen. Die Nutzung eines Systems zur computergestützten Registrierung vermeidet persönliche Kriterien und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Buchführung und Archivierung

Vorgeschriebene Bücher

Spiegeln die buchhalterischen Aspekte der Geschäftstätigkeit wider (Inventare, Bilanzen, Tagebücher und Protokolle bei Personengesellschaften).

Nebenbücher

Erleichtern die Speicherung von Informationen und werden parallel geführt (Kunden, Gehälter, Einkauf und Verkauf).

Archivierung (File)

Geordnete Dokumentation, die zu einem bestimmten Zweck (historisch, rechtlich) aufbewahrt wird. In der Wirtschaft ist es eine Sammlung von Dokumenten, die nach festgelegten Standards gespeichert werden. Die Arten der Ablage richten sich nach Thema und Zeitpunkt (z. B. Lieferanten- und Kundenseite).