Leitfaden zur professionellen Projektplanung und -verwaltung

1. Name des Projekts

Beschreiben Sie kurz das Projekt, die Zielsetzung, die Träger sowie die Sponsoren.

2. Art des Projekts

• Begründung: Warum wird das Projekt durchgeführt? (Herkunft und Motivation)
• Institutioneller Rahmen: Organisation, die für die Ausführung verantwortlich ist.
• Zweck: Zu erreichende Auswirkungen.
• Beschreibung: Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
• Zielsetzung: Welche Dienstleistungen werden erbracht und welche Bedürfnisse abgedeckt?
• Vorteile: Zielgruppe des Projekts.
• Physischer Standort und räumliche Abdeckung: Wo findet das Projekt statt?

3. Operationelle Spezifikationen

Erklärung der Organisation und Koordination der verschiedenen Aufgaben.

4. Methoden und Techniken

Detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise sowie der verwendeten Instrumente, Methoden und Techniken.

5. Zeitplanung des Projekts

Wann findet das Projekt statt? Planung der zeitlichen Abläufe:

• GANTT-Diagramm: Einfache und verständliche Darstellung.
• PERT-Netzwerk: Komplexe Netzwerkanalyse zur Lösung von Abhängigkeiten.
• ABC-Analyse: Methode mittlerer Komplexität.

6. Bestimmung der benötigten Ressourcen

• Personal: Anzahl der Personen, Aufgabenverteilung und Qualifizierung.
• Materialien: Werkzeuge, Instrumente und Ausrüstung.
• Herstellungsart: Verwendete Verfahren.
• Finanzen: Haushaltspläne und Kredite.

7. Kostenberechnung und Budgeterstellung

Das Budget umfasst: Personalkosten, Reisekosten, Räumlichkeiten, Material, Ausrüstung, Betriebskosten und unvorhergesehene Ausgaben. Die Kosten werden pro Einheit und für das Gesamtprojekt kalkuliert.

8. Organisationsstruktur und Verwaltung

Festlegung der Verantwortlichkeiten und der administrativen Struktur:

• Funktionale Organisation: Verwaltung innerhalb einer bestehenden Organisation.
• Projektorganisation: Schaffung einer temporären Einheit für das Projekt.
• Matrixorganisation: Projektleitung durch einen Direktor, während das Personal verschiedenen Abteilungen angehört.

Zusätzlich: Manuelle Verfahren, Funktionsbeschreibungen, Interaktionsmechanismen, interne Überwachungssysteme und Informationskanäle.

9. Evaluationsindikatoren

Instrumente zur Messung des Projektfortschritts. Diese müssen unabhängig, überprüfbar, zugänglich und valide sein.

10. Externe Faktoren und Voraussetzungen

Bestimmung externer Bedingungen, die den Erfolg beeinflussen. Voraussetzungen sind Faktoren, auf die die Projektverwaltung keinen direkten Einfluss hat, die jedoch für den Erfolg entscheidend sind.