Modernes Personalmanagement: Stellenbeschreibung und Analyse

Grundlagen des People Managements

• Design von Stellen: Die Gestaltung von Stellen innerhalb organisatorischer Aufgaben ist eine der wichtigsten Quellen für Erwartungen und Motivation. Diese Tätigkeit basiert auf der Job-Funktion, der Zuteilung (anspruchsvolle, intellektuelle Aufgaben) und der Funktion (ein Satz von Aufgaben, die systematisch durchgeführt werden).

Definition von Stellen und Positionen

Eine Stelle ist ein Satz von Funktionen (Aufgaben oder Verantwortlichkeiten) mit einer bestimmten Position in der Organisationsstruktur. Diese Position definiert das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen sowie die hierarchische Unterordnung und den Bereich, in dem sie angesiedelt ist.

Bedingungen für das Stellendesign

Das Design basiert auf vier Bedingungen:

• Satz von Aufgaben oder Zuständigkeiten (Inhalt)
• Wie diese Funktionen erfüllt werden (Methoden und Arbeitsprozesse)
• An wen berichtet wird (Verantwortung/Berichtsweg)
• Wer überwacht oder direkt geführt werden soll (Autorität)

Modelle des Stellendesigns

Das klassische Modell

Wissenschaftliches Management (Taylor/Gantt):

• Straffung der Arbeitsprozesse.
• Trennung zwischen Management-Funktionen (Denken) und Arbeit (Aktivität).
• Spezialisierung der Arbeit (repetitive Aufgaben für höhere Effizienz).

Kommentare zum klassischen Modell

• Charakteristika eines geschlossenen Systems.
• Bekannt als "Maschinentheorie" (Arbeiter wird wie eine Maschine behandelt).
• Technologie steht im Vordergrund.
• Zeitmessung ist entscheidend für die Bewertung der Belastung.
• Beispiel: Das Fließband von Ford.

Vorteile: Einsatz von gering qualifizierten Mitarbeitern, niedrige Lohnkosten, einfache Überwachung und Standardisierung.

Nachteile: Eintönige Aufgaben, geringe Motivation, hohe Fluktuation und mangelnde persönliche Entwicklung.

Das humanistische Modell

Entstanden um 1930, ersetzt es rein mechanische Konzepte durch Sozialwissenschaften. Es betont die informelle Organisation, Führung, Überzeugungskraft und soziale Belohnungen. Erste Studien zu Führung, Motivation und Kommunikation rücken den Menschen in den Mittelpunkt, nicht nur die Stelle selbst.

Vergleich der Modelle

Klassisches Modell

• Fokus auf Aufgabe und Technologie.
• Konzept des Homo Oeconomicus (Lohn und Material).
• Effizienz durch Arbeitsmethoden.
• Manager befiehlt, strenger Gehorsam.

Humanistisches Modell

• Schwerpunkt auf Individuum und sozialer Gruppe.
• Konzept des sozialen Menschen.
• Soziale und symbolische Belohnung.
• Effizienz durch zwischenmenschliche Beziehungen.
• Manager als Führungspersönlichkeit; Partizipation an Entscheidungen.

Das situative Modell

Dieses Modell umfasst drei Variablen: individuelle Unterschiede, Aufgaben und die Organisationsstruktur. Es ist dynamisch und passt sich der persönlichen Entwicklung des Mitarbeiters sowie dem technologischen Fortschritt an. Es setzt auf Selbststeuerung und Selbstkontrolle.

Psychologische Zustände für Erfolg

• Die Person glaubt, dass ihre Arbeit sinnvoll und wertvoll ist.
• Die Person fühlt sich verantwortlich für die Ergebnisse.
• Die Person kennt die Resultate ihrer Arbeit (Feedback).

Dimensionen des Stellendesigns

• Vielfalt: Anzahl der erforderlichen Fähigkeiten.
• Autonomie: Unabhängigkeit bei Planung und Ausführung.
• Bedeutung der Aufgabe: Beitrag zum Gesamterfolg.
• Identifikation: Verbundenheit mit der Aufgabe.
• Feedback: Bewertung der eigenen Effizienz.

Beschreibung und Analyse von Stellen

Die Stellenbeschreibung umfasst Aufgaben und Verantwortlichkeiten (Inhalt), während die Stellenanalyse die Anforderungen an den Inhaber (Spezifikationen) definiert.

Beispiel: Sales Manager

• Abteilung: Business Management und Services.
• Mission: Überwachung des Außendienstes und Erreichung der Umsatzziele.
• Ziele: Rekrutierung, Training neuer Agenten, Motivationsförderung, Kontrolle der Verkaufsprozesse und administrative Aufgaben.

Erstellung einer Stellenbeschreibung

• Lageerkennung (Name, Bereich, Region).
• Zusammenfassung der Haupttätigkeiten.
• Beziehungen (Berichte, Zusammenarbeit).
• Verantwortung, Pflichten und Autoritätsgrenzen.
• Performance-Kriterien und Arbeitsbedingungen.

Methoden der Stellenanalyse

Die Analyse befasst sich mit geistigen und physischen Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsbedingungen.

1. Direkte Beobachtung

• Geeignet für einfache, routinemäßige Arbeiten.
• Vorteil: Hohe Datengenauigkeit.
• Nachteil: Hoher Zeitaufwand und Kosten.

2. Fragebogen-Methode

• Aktive Beteiligung der Mitarbeiter durch strukturierte Fragen.
• Vorteil: Kostengünstig und erreicht viele Personen.
• Nachteil: Planung erforderlich, teils oberflächliche Antworten.

3. Interview-Methode

• Flexibler Austausch zwischen Analyst und Mitarbeiter/Vorgesetztem.
• Typen: Einzelinterviews, Gruppeninterviews oder Gespräche mit Aufsichtsbehörden.
• Vorteil: Klärung von Zweifeln, hohe Datenqualität.
• Nachteil: Hohe Betriebskosten und potenziell subjektive Fakten.

Phasen der Stellenanalyse

1. Planungsphase: Erstellung der Struktur, Wahl der Methoden und Festlegung der Faktoren.
2. Vorbereitungsphase: Rekrutierung und Ausbildung des Personals, Materialvorbereitung.
3. Umsetzungsphase: Datenerhebung, Analyse und finale Präsentation zur Genehmigung.

Fazit

Die Stellenbeschreibung und -analyse bildet die Grundlage für das gesamte Human Resource Management (HRM). Sie unterstützt die Rekrutierung, Gehaltsgestaltung, Leistungsbewertung sowie die Sicherheit am Arbeitsplatz und informiert Vorgesetzte über die spezifischen Anforderungen in ihrem Bereich.