Nutzen und Analyse von Organigrammen in Unternehmen

Mit Hilfe von Organigrammen (Tabellen)

Diese sind als Kommunikations-Tool für folgende Zwecke zu verwenden:

• a) Zur Information der Mitglieder der Organisation über ihre Position relativ zum Rest der Organisation.
• b) Um ein Gesamtbild der Struktur zu vermitteln.
• c) Um Menschen in der Organisation den Kontakt mit der Struktur zu ermöglichen.
• d) Zur Erleichterung des Verständnisses der Bewegungsmöglichkeiten für jede Person innerhalb der Organisation.
• e) Um interessierte Parteien über die allgemeine Marktorganisation und deren Struktur zu informieren.

Einsatz als analytisches Werkzeug

Als analytisches Werkzeug dienen sie dazu, Fehler in der Struktur aufzuzeigen. Die wichtigsten Situationen, in denen dies nachgewiesen werden kann, sind:

• a) Ausfall der internen Kontrolle. Beispiel: Funktionen und Cash-Konten sind demselben Büro zugeordnet.
• b) Unzureichende Abteilungsbildung (Departementalisierung). Beispiel: Buchhaltungs- und Vertriebsaufgaben sind dem gleichen Büro zugeordnet.
• c) Mangelnde Einheit der Leitung. Zwei oder mehr Personen überwachen dasselbe Büro.
• d) Überlappung der Kontrolle. Zwei oder mehr Positionen sind die Zuständigkeiten für die gleiche oder eine ähnliche Funktion zugeordnet.
• e) Verwirrendes Abhängigkeitsverhältnis. Wenn das Verhältnis der Autorität zu einem Amt oder einer Person gegenüber anderen Positionen nicht eindeutig bestimmt ist.
• f) Abnormale Unterordnung. Eine Position hängt von einem einzigen Subjekt ab ("eins zu eins").
• g) Mangelnde Definition der Ebenen, zu denen die Position gehört. Es ist unklar, welchen Rang die Position in der Hierarchie, bei der Bezahlung usw. einnimmt.
• h) Verwirrung über die Art der Autorität, die der Stelle zugewiesen wurde: linear, beratend oder funktional.
• i) Unsymmetrische Struktur.
• j) Zu weiter Kontrollumfang, wenn eine zu große Anzahl von Untergebenen überwacht werden muss.
• k) Mangelhafte Zuordnung der Ebenen: Wenn eine Position einer widersprüchlichen Ebene im Hinblick auf die restlichen Plätze zugeordnet ist.
• l) Verwirrende Bezeichnung von Funktionen, Kategorien oder Namen der Positionen.

Einschränkungen der grafischen Darstellung

Die wichtigste Einschränkung liegt in der Definition: Eine grafische Darstellung ist naturgemäß begrenzt. Einfachheit ist eine grundlegende Voraussetzung, damit die Ziele der Diagramme erreicht werden können. Diese Einfachheit ist die erste Einschränkung, die akzeptiert werden muss – auch mit dem Risiko, dass die Informationen über die Struktur unvollständig sind.

Das Diagramm stellt nur einen Teil der formalen Organisationsstruktur dar; aus Gründen der Zweckmäßigkeit enthält die Grafik bestimmte Informationen nicht.

Eine weitere Einschränkung ergibt sich daraus, dass die Organisation ständig aktualisiert werden muss. Andernfalls laufen wir Gefahr, dass das Werkzeug negative Auswirkungen hat. Jede Änderung in der Struktur lässt das aktuelle Diagramm veralten. Wenn es für kommunikative Zwecke weiterverwendet wird, ohne aktuell zu sein, wird das Bild verzerrt. Der einzige Weg, diesen negativen Einfluss zu bekämpfen, ist die ständige Aktualisierung.

Übliche Formen der Repräsentation

Es gibt verschiedene Formen der Gestaltung. Die häufigsten Formen der Darstellung sind:

1. Vertikale Darstellung.
2. Horizontale Darstellung.