Optimierung von Unternehmensformularen und Kontrollsystemen

Anzeichen für ineffiziente Formulare

Es gibt deutliche Anzeichen dafür, dass die Kontrolle über die Formulare mangelhaft ist:

• Von Hand entworfene und fotokopierte Formulare.
• Unverständliche Autorisierungsfelder im Formular.
• Fehlende wichtige Details wie Datum, verantwortliche Person oder Transaktionsberechtigungen.
• Mangel an fortlaufender Nummerierung.
• Formulare mit begrenztem oder ungeeignetem Platzangebot.
• Fehler beim Ausfüllen aufgrund schlechter Erklärungen der Felder.
• Unverschlüsselte Formulare.
• Mangelhaftes ästhetisches Design.
• Fehlende Identität des Unternehmens auf dem Formular.

Wichtige Unternehmensbereiche für Formulare

Betrachten wir die wichtigsten Bereiche eines Unternehmens und die für jeden Bereich anwendbaren Formulare:

• Nutzfläche
• Einkauf und Inventar
• Personalwesen
• Vertrieb und Marketing

Kontrolle von Zahlungsmitteln

Einige der häufigsten Formulare zur Kontrolle von Zahlungsmittelzu- und -abflüssen sind:

• Kassenbuch
• Einnahmebelege für die Portokasse
• Ersatz von festen Beständen
• Auftragsformulare
• Inventarverzeichnisse des Anlagevermögens
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Meldungen über zurückgegebene Schecks
• Tägliche Kassenbewegungen

Eine effiziente Organisation erfordert Kontrollen zur Betrugsbekämpfung, um unbefugte Verfügungen zu vermeiden. Bareinzahlungen erfassen Beträge, die für unterschiedliche Konzepte eingegangen sind, während Auszahlungen alle Aufwendungen für Waren oder Dienstleistungen dokumentieren.

Einkauf und Inventarverwaltung

Die Ziele des Kontrollsystems für Einkauf und Inventar sind:

• Sicherstellung, dass Käufe in der exakten Menge, Qualität und Aktualität getätigt werden.
• Bedarfsgerechte Beschaffung ohne unnötige Käufe.
• Nutzung von Rabatten und Lieferantenvorteilen.

Die wichtigsten Formulare für den Einkauf und die Lagerverwaltung sind:

• Materialanforderungen
• Bestellungen
• Wareneingangsscheine
• Inventarkarten
• Warenlieferscheine zur Erfassung von erhaltenen Waren oder Dienstleistungen.

Personalmanagement

Die Ziele der Formulare im Personalbereich sind:

• Erfassung personenbezogener Daten.
• Prozessierung von Personalein- und -austritten.
• Kontrolle der Personalkosten.
• Management von Rekrutierung, Auswahl, Evaluierung und Karriereplanung.

Wichtige Formulare im Personalmanagement:

• Bewerbungsunterlagen
• Mitarbeiterregister
• Zahlungsbelege
• Urlaubsplanung
• Arbeit durch Dritte
• Mitarbeiterbewertung
• Personalakte
• Zahlung von Versorgungsbezügen
• Anwesenheitskontrolle
• Stempelkarten

Vertrieb und Marketing

Formulare für den Vertriebs- und Marketingbereich verfolgen folgende Ziele:

• Überprüfung des Inventars für den Vertrieb.
• Kontrolle der Abrechnung.
• Nachverfolgung von Kundenbestellungen.
• Einhaltung der Inventarrichtlinien.

Wichtige Formulare in diesem Bereich:

• Lieferscheine
• Rechnungen
• Bestellformulare
• Lagerumbuchungen
• Preislisten
• Anbieterberichte
• Frachtrechnungen